Conformité sociale pour les PME : guide 2026 des obligations selon la taille de l’effectif en Espagne

La conformité sociale d’une PME n’est ni un service ni un programme coûteux : c’est la liste des obligations que l’entreprise a envers ses salariés, la Sécurité sociale et l’Inspection du travail, et la preuve qu’elle les respecte. Le problème, c’est que cette liste s’est beaucoup allongée en peu d’années et qu’elle change selon la taille de l’effectif : ce que la loi exige d’une entreprise de 12 personnes n’est pas ce qu’elle exige d’une entreprise de 55. Ce guide classe les obligations en vigueur en Espagne en septembre 2026 par seuil d’effectif, avec la norme qui les fonde, et sépare ce qui s’impose déjà de ce qui reste en préparation.

Obligations dès le premier salarié

Elles s’appliquent à toute entreprise ayant au moins une personne sous contrat, quel que soit le secteur.

Embauche et affiliation

Affiliation à la Sécurité sociale avant le début de la prestation et communication du contrat au service public de l’emploi dans les dix jours ouvrables suivants (article 16 du Statut des travailleurs).
Forme écrite lorsque la loi l’exige (temps partiel, fixe-discontinu, formation, télétravail, CDD de plus de quatre semaines) et chaque fois qu’une des parties le demande. Copie de base aux représentants du personnel, s’ils existent, sous dix jours.

Temps de travail

Enregistrement quotidien du temps de travail (article 34.9), conservé quatre ans. C’est l’obligation la plus contrôlée. Le décret royal qui le rendra exclusivement numérique n’est toujours pas publié au 15 septembre 2026 ; nous expliquons son état dans la nouvelle loi sur le pointage numérique.
Calendrier de travail annuel établi et affiché dans un endroit visible de chaque site (article 34.6), comme détaillé dans notre guide du calendrier de travail 2026.
Limites de durée, repos et heures supplémentaires du Statut et de la convention. La durée légale maximale reste de 40 heures hebdomadaires en moyenne annuelle ; la réduction à 37,5 heures n’est pas en vigueur, comme nous l’expliquons dans ce qui est arrivé à la semaine de 37,5 heures.

Salaire et documentation

Bulletin de paie individuel remis à chaque salarié (article 29) et conservation des bulletins et de la documentation de cotisation pendant quatre ans.
Registre des rémunérations de tout l’effectif, avec les valeurs moyennes et médianes des salaires et compléments ventilées par sexe et par groupe ou catégorie, obligatoire pour toutes les entreprises depuis le 14 avril 2021 (décret royal 902/2020).

Égalité et protection contre le harcèlement

Protocole contre le harcèlement sexuel et fondé sur le sexe et mesures de prévention (article 48 de la loi organique 3/2007), obligatoire pour toutes les entreprises.
Aménagement des horaires pour raisons familiales (article 34.8) : obligation de négocier de bonne foi les demandes.

Prévention des risques professionnels

Plan de prévention, évaluation des risques et planification (loi 31/1995), avec une modalité préventive : l’employeur lui-même dans les très petites entreprises lorsque la loi le permet, un salarié désigné, ou un service de prévention interne ou externe. Formation et information des salariés, surveillance de la santé et coordination des activités lorsque plusieurs entreprises partagent un site.

Protection des données et déconnexion

RGPD et LOPDGDD : information des salariés sur le traitement de leurs données, registre des activités de traitement, mesures de sécurité et règles spécifiques sur les dispositifs numériques, la vidéosurveillance et la géolocalisation (articles 87 à 90 de la LOPDGDD).
Politique interne de déconnexion numérique (article 88.3 de la LOPDGDD), obligatoire pour toutes les entreprises.

Télétravail et absences

Accord écrit de télétravail lorsque celui-ci est régulier (loi 10/2021), avec prise en charge des frais ; détaillé dans télétravail en Espagne : obligations.
Gestion des arrêts maladie conformément au décret royal 1060/2022 : l’entreprise communique les données économiques via le Système RED sous trois jours ouvrables et ne reçoit plus l’arrêt du salarié, comme nous l’expliquons dans absences médicales dans la PME.

Obligations qui arrivent à 50 salariés

Le seuil de 50 change la carte. C’est l’effectif total de l’entreprise qui compte, selon les règles de calcul de chaque norme.

Obligation	Norme	À partir de	Ce que cela implique
Plan d’égalité négocié et enregistré	Loi organique 3/2007 et décret royal 901/2020	50 travailleurs ou plus, obligatoire depuis le 7 mars 2022	Diagnostic, mesures, calendrier de quatre ans maximum, commission de négociation et inscription au registre public
Audit des rémunérations	Décret royal 902/2020	Entreprises tenues d’avoir un plan d’égalité	Évaluation des postes de valeur égale et plan de correction des inégalités, au sein du plan
Canal d’alerte (système interne d’information)	Loi 2/2023	50 travailleurs ou plus	Responsable du système, canal anonyme et confidentiel, délais de 7 jours et 3 mois, information sur le canal externe ; détail dans canal de signalement interne ou externe
Mesures et protocole LGTBI	Loi 4/2023 et décret royal 1026/2024	Plus de 50 travailleurs, en vigueur depuis le 10 octobre 2024	Ensemble planifié de mesures négociées et protocole contre le harcèlement et la violence envers les personnes LGTBI
Quota réservé aux personnes handicapées	Décret royal législatif 1/2013	50 travailleurs ou plus	Au moins 2 % de l’effectif, ou mesures alternatives autorisées
Comité d’entreprise	Statut des travailleurs	50 travailleurs ou plus	Organe de représentation avec droits d’information et de consultation ; en dessous, délégués du personnel à partir de 6 travailleurs si des élections sont organisées

En dessous de 50, certaines de ces obligations peuvent venir de la convention collective ou d’un accord, et le plan d’égalité est volontaire mais peut être enregistré.

Ce qui reste en préparation (et qu’il ne faut pas considérer comme en vigueur)

Décret royal sur l’enregistrement numérique du temps de travail : il interdira le papier et Excel et donnera à l’Inspection un accès à distance. Avis défavorable du Conseil d’État le 23 mars 2026 et annonce d’une approbation « immédiate » le 9 septembre ; non publié au BOE.
Semaine de 37,5 heures : rejetée au Congrès le 10 septembre 2025 ; elle ne s’applique que là où la convention la fixe.

Se préparer aux deux coûte peu si l’enregistrement du temps de travail est déjà numérique et fiable ; les sanctions en vigueur figurent dans le barème des sanctions du contrôle horaire.

Checklist de conformité sociale pour une PME

Imprimez-la ou copiez-la et cochez ce que vous avez documenté, pas ce que vous pensez respecter.

Affiliations à la Sécurité sociale avant le début et contrats communiqués sous dix jours ouvrables.
Contrats écrits lorsque requis, signés et archivés ; copie de base remise s’il y a une représentation.
Enregistrement quotidien du temps de travail de tout l’effectif, conservé quatre ans, avec traçabilité des corrections.
Calendrier de travail de l’année affiché sur chaque site.
Bulletins de paie remis avec preuve de réception et conservés quatre ans.
Registre des rémunérations à jour et à la disposition des représentants du personnel.
Protocole contre le harcèlement sexuel et fondé sur le sexe approuvé et communiqué.
Plan de prévention, évaluation des risques, modalité préventive, formation et surveillance de la santé à jour.
Information de protection des données au personnel, registre des activités et politique de déconnexion numérique.
Accords de télétravail écrits avec prise en charge des frais.
Procédure d’absences et d’arrêts conforme au décret royal 1060/2022.
Si vous avez 50 salariés ou plus : plan d’égalité enregistré, audit des rémunérations, canal d’alerte avec Responsable du système, mesures et protocole LGTBI, quota handicap et comité d’entreprise.

Comment LapsoWork vous aide

LapsoWork ne remplace pas votre conseil en droit social, mais il transforme une bonne partie de cette liste en enregistrements qui existent sans effort : le pointage avec horodatage et export audité, la gestion documentaire avec contrats et bulletins signés biométriquement et conservés, le module de congés et absences avec calendriers par site et typologie d’absences et, dans l’offre Avancée, le canal d’alerte de la loi 2/2023. Le tout à partir de 2 € par salarié et par mois, comme vous pouvez le voir sur notre page de tarifs.

Questions fréquentes

Quelles obligations sociales a une entreprise de moins de 50 salariés en Espagne ?

Celles qui s’appliquent dès le premier salarié : affiliation préalable et communication des contrats, enregistrement quotidien du temps de travail, calendrier de travail affiché, bulletins de paie et conservation quatre ans, registre des rémunérations, protocole contre le harcèlement sexuel, prévention des risques professionnels, protection des données et politique de déconnexion numérique, accords de télétravail et gestion des arrêts conformément au décret royal 1060/2022.

Qu’est-ce qui change à 50 salariés ?

S’ajoutent le plan d’égalité négocié et enregistré avec son audit des rémunérations, le canal d’alerte de la loi 2/2023, les mesures et le protocole LGTBI du décret royal 1026/2024 (à partir de plus de 50), le quota réservé de 2 % pour les personnes handicapées et le comité d’entreprise comme organe de représentation.

Le registre des rémunérations est-il obligatoire dans les petites entreprises ?

Oui. Le décret royal 902/2020 oblige toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, à tenir un registre des rémunérations de tout l’effectif depuis le 14 avril 2021, avec les valeurs moyennes et médianes des salaires, compléments et versements non salariaux ventilées par sexe et par groupe, catégorie ou poste de valeur égale.

L’obligation de pointage numérique est-elle en vigueur ?

L’enregistrement quotidien du temps de travail, oui, depuis 2019, avec tout système fiable. L’obligation qu’il soit exclusivement numérique, infalsifiable et accessible à distance par l’Inspection figure dans le décret royal en préparation, non publié au BOE au 15 septembre 2026.

Ai-je besoin d’un programme de conformité sociale dans une PME ?

Pas en tant que structure formelle, mais oui une liste d’obligations avec un responsable, une preuve et une date de révision, et des systèmes qui produisent les preuves (enregistrement du temps de travail, documents signés, absences) sans travail manuel. C’est ce que demande l’Inspection : non pas que vous disiez que vous êtes conforme, mais que vous le prouviez.

Conclusion

La conformité sociale d’une PME en Espagne en 2026 se résume à deux listes : celle qui s’applique dès le premier salarié et celle qui s’active à 50. Aucune n’exige de grandes structures, mais toutes exigent des preuves : enregistrements, documents signés, protocoles approuvés et communiqués. Organiser ces preuves dans un système plutôt que dans des dossiers et des courriels fait la différence entre être conforme et pouvoir le prouver. Pour commencer par le plus contrôlé, l’enregistrement du temps de travail et les documents, essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours.