Compliance laboral para pymes: guía 2026 de obligaciones según el tamaño de la plantilla

El compliance laboral de una pyme no es un departamento ni un programa caro: es la lista de obligaciones que la empresa tiene con sus trabajadores, con la Seguridad Social y con la Inspección, y la prueba de que las cumple. El problema es que esa lista ha crecido mucho en pocos años y cambia según el tamaño de la plantilla: lo que exige la ley a una empresa de 12 personas no es lo mismo que a una de 55. Esta guía ordena las obligaciones vigentes en septiembre de 2026 por umbral de plantilla, con la norma que las sostiene, y separa lo que ya obliga de lo que sigue en tramitación.

Obligaciones desde el primer trabajador

Aplican a toda empresa con al menos una persona contratada, sea cual sea el sector.

Contratación y alta

• Alta en la Seguridad Social antes del inicio de la prestación y comunicación del contrato al servicio público de empleo en los diez días hábiles siguientes (artículo 16 del Estatuto de los Trabajadores).
• Forma escrita cuando la ley lo exige (tiempo parcial, fijo-discontinuo, formativos, a distancia, temporales de más de cuatro semanas) y siempre que una de las partes lo pida. Copia básica a la representación de los trabajadores, si existe, en diez días.

Jornada y tiempo de trabajo

• Registro diario de jornada (artículo 34.9), con conservación durante cuatro años. Es la obligación más inspeccionada. El real decreto que lo hará exclusivamente digital sigue sin publicarse a 15 de septiembre de 2026; explicamos su estado en la nueva ley de fichaje digital.
• Calendario laboral anual elaborado y expuesto en un lugar visible de cada centro (artículo 34.6), como detallamos en la guía del calendario laboral 2026.
• Límites de jornada, descansos y horas extraordinarias del Estatuto y del convenio. La jornada máxima legal sigue siendo de 40 horas semanales de promedio anual; la reducción a 37,5 horas no está en vigor, como contamos en qué pasó con la jornada de 37,5 horas.

Salario y documentación

• Recibo de salarios individual entregado a cada trabajador (artículo 29) y conservación de recibos y documentación de cotización durante cuatro años.
• Registro retributivo de toda la plantilla, con los valores medios y medianas de salarios y complementos desagregados por sexo y grupo o categoría, obligatorio para todas las empresas desde el 14 de abril de 2021 (Real Decreto 902/2020).

Igualdad y protección frente al acoso

• Protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo y medidas para prevenirlo (artículo 48 de la Ley Orgánica 3/2007), obligatorio para todas las empresas.
• Adaptación de jornada por conciliación (artículo 34.8): obligación de negociar de buena fe las solicitudes.

Prevención de riesgos laborales

• Plan de prevención, evaluación de riesgos y planificación (Ley 31/1995), con una modalidad preventiva: el propio empresario en empresas muy pequeñas cuando la ley lo permite, trabajador designado, servicio de prevención propio o ajeno. Formación e información a los trabajadores, vigilancia de la salud y coordinación de actividades cuando hay varias empresas en un centro.

Protección de datos y desconexión

• RGPD y LOPDGDD: información a los trabajadores sobre el tratamiento de sus datos, registro de actividades de tratamiento, medidas de seguridad, y reglas específicas sobre dispositivos digitales, videovigilancia y geolocalización (artículos 87 a 90 de la LOPDGDD).
• Política interna de desconexión digital (artículo 88.3 de la LOPDGDD), obligatoria para todas las empresas.

Teletrabajo y ausencias

• Acuerdo escrito de trabajo a distancia cuando el teletrabajo es regular (Ley 10/2021), con compensación de gastos; lo detallamos en teletrabajo en España: obligaciones.
• Gestión de las bajas médicas conforme al Real Decreto 1060/2022: la empresa comunica los datos económicos por el Sistema RED en tres días hábiles y ya no recibe el parte del trabajador, como explicamos en ausencias médicas en la pyme.

Obligaciones que llegan a los 50 trabajadores

El umbral de 50 cambia el mapa. Cuenta la plantilla total de la empresa, con las reglas de cómputo de cada norma.

Obligación	Norma	Desde	Qué implica
Plan de igualdad negociado y registrado	Ley Orgánica 3/2007 y Real Decreto 901/2020	50 o más trabajadores, obligatorio desde el 7 de marzo de 2022	Diagnóstico, medidas, calendario de hasta cuatro años, comisión negociadora e inscripción en el registro público
Auditoría retributiva	Real Decreto 902/2020	Empresas obligadas a plan de igualdad	Evaluación de puestos de igual valor y plan de corrección de desigualdades, dentro del plan
Canal de denuncias (sistema interno de información)	Ley 2/2023	50 o más trabajadores	Responsable del Sistema, canal anónimo y confidencial, plazos de 7 días y 3 meses, información del canal externo; detalle en canal de denuncias interno o externo
Medidas y protocolo LGTBI	Ley 4/2023 y Real Decreto 1026/2024	Más de 50 trabajadores, en vigor desde el 10 de octubre de 2024	Conjunto planificado de medidas negociadas y protocolo frente al acoso y la violencia contra personas LGTBI
Cuota de reserva para personas con discapacidad	Real Decreto Legislativo 1/2013	50 o más trabajadores	Al menos el 2 % de la plantilla, o medidas alternativas autorizadas
Comité de empresa	Estatuto de los Trabajadores	50 o más trabajadores	Órgano de representación con derechos de información y consulta; por debajo, delegados de personal desde 6 trabajadores si se promueven elecciones

Por debajo de 50, algunas de estas obligaciones pueden venir por convenio o por acuerdo, y el plan de igualdad es voluntario pero registrable.

Lo que sigue en tramitación (y conviene no dar por vigente)

• Real decreto de registro horario digital: prohibirá el papel y el Excel y dará acceso remoto a la Inspección. Dictamen desfavorable del Consejo de Estado el 23 de marzo de 2026 y anuncio de aprobación «inmediata» el 9 de septiembre; sin publicar en el BOE.
• Jornada de 37,5 horas: rechazada en el Congreso el 10 de septiembre de 2025; solo se aplica donde la fija el convenio.

Prepararse para ambas cosa cuesta poco si el registro de jornada ya es digital y fiable; las sanciones vigentes están en la tabla de sanciones del control horario.

Checklist de compliance laboral para una pyme

Imprímela o cópiala y marca lo que tienes documentado, no lo que crees que cumples.

1. Altas en Seguridad Social previas al inicio y contratos comunicados en diez días hábiles.
2. Contratos por escrito cuando procede, firmados y archivados; copia básica entregada si hay representación.
3. Registro diario de jornada de toda la plantilla, conservado cuatro años, con trazabilidad de correcciones.
4. Calendario laboral del año expuesto en cada centro.
5. Recibos de salario entregados con prueba de recepción y conservados cuatro años.
6. Registro retributivo actualizado y a disposición de la representación de los trabajadores.
7. Protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo aprobado y comunicado.
8. Plan de prevención, evaluación de riesgos, modalidad preventiva, formación y vigilancia de la salud al día.
9. Información de protección de datos a la plantilla, registro de actividades y política de desconexión digital.
10. Acuerdos de teletrabajo por escrito con compensación de gastos.
11. Procedimiento de ausencias y bajas conforme al Real Decreto 1060/2022.
12. Si tienes 50 o más: plan de igualdad registrado, auditoría retributiva, canal de denuncias con Responsable del Sistema, medidas y protocolo LGTBI, cuota de discapacidad y comité de empresa.

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Preguntas frecuentes

¿Qué obligaciones laborales tiene una empresa de menos de 50 trabajadores?

Las que aplican desde el primer empleado: alta previa y comunicación de contratos, registro diario de jornada, calendario laboral expuesto, recibos de salario y conservación cuatro años, registro retributivo, protocolo frente al acoso sexual, prevención de riesgos laborales, protección de datos y política de desconexión digital, acuerdos de teletrabajo y gestión de bajas conforme al Real Decreto 1060/2022.

¿Qué cambia al llegar a 50 trabajadores?

Se añaden el plan de igualdad negociado y registrado con su auditoría retributiva, el canal de denuncias de la Ley 2/2023, las medidas y el protocolo LGTBI del Real Decreto 1026/2024 (a partir de más de 50), la cuota de reserva del 2 % para personas con discapacidad y el comité de empresa como órgano de representación.

¿El registro retributivo es obligatorio en empresas pequeñas?

Sí. El Real Decreto 902/2020 obliga a todas las empresas, con independencia de su tamaño, a llevar un registro retributivo de toda la plantilla desde el 14 de abril de 2021, con los valores medios y medianas de salarios, complementos y percepciones extrasalariales desagregados por sexo y por grupo, categoría o puesto de igual valor.

¿Está en vigor la obligación de fichaje digital?

El registro diario de jornada sí, desde 2019, con cualquier sistema fiable. La obligación de que sea exclusivamente digital, inalterable y accesible en remoto para la Inspección está en el real decreto en tramitación, sin publicar en el BOE a 15 de septiembre de 2026.

¿Necesito un programa de compliance laboral en una pyme?

No como estructura formal, pero sí una lista de obligaciones con responsable, evidencia y fecha de revisión, y sistemas que generen las pruebas (registro de jornada, documentos firmados, ausencias) sin trabajo manual. Es lo que la Inspección pide: no que digas que cumples, sino que lo demuestres.

Conclusión

El compliance laboral de una pyme en 2026 se resume en dos listas: la que aplica desde el primer trabajador y la que se activa a los 50. Ninguna exige grandes estructuras, pero todas exigen prueba: registros, documentos firmados, protocolos aprobados y comunicados. Ordenar esa prueba en un sistema en lugar de en carpetas y correos es la diferencia entre cumplir y poder demostrarlo. Si quieres empezar por lo más inspeccionado, el registro de jornada y los documentos, prueba LapsoWork 30 días gratis.