Gestion du canal de signalement : qui le gère et quelles sont ses responsabilités

Disposer d’un canal de signalement ne se limite pas à installer une boîte aux lettres et à l’oublier. La Ley 2/2023 (loi espagnole de protection des lanceurs d’alerte) exige que quelqu’un le gère réellement : qu’il reçoive les communications, les traite avec diligence, respecte les délais et protège le lanceur d’alerte. Et une mauvaise gestion est sanctionnée au même titre que l’absence de canal. Dans ce guide, nous vous expliquons qui doit gérer le canal de signalement, quelles exigences cette personne doit remplir et quelles responsabilités elle assume au quotidien.

Qui doit gérer le canal de signalement ?

Lorsqu’on parle de gérer les signalements dans une entreprise, la première chose à clarifier est de savoir qui sera le responsable du processus. Conformément à la Ley 2/2023, le chargé du canal doit être désigné par l’organe d’administration ou de gouvernance de l’entité et, une fois nommé, être communiqué à l’Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI, l’autorité indépendante espagnole de protection des lanceurs d’alerte).

Cette fonction est techniquement appelée Responsable du Système d’Information (ou responsable du canal de signalement). Il peut s’agir d’une personne physique ou d’un organe collégial, et sa nomination doit être formalisée par écrit. Une désignation informelle ne suffit pas : en cas d’inspection, vous devrez pouvoir justifier de qui il s’agit et depuis quand cette personne exerce ses fonctions.

Exigences pour la personne chargée de gérer le canal de signalement

Le responsable de la gestion des signalements doit remplir une série d’exigences afin de garantir la transparence et l’intégrité de l’ensemble du processus. Voici les exigences essentielles :

Indépendance

Le chargé doit agir de manière indépendante et autonome vis-à-vis des autres organes de l’entité. C’est essentiel pour garantir que les signalements soient traités avec impartialité et sans influences extérieures.

Capacité et compétence

Il doit disposer de la capacité et de la compétence nécessaires pour gérer le système interne d’information et les canaux de signalement, tant sur le plan technique qu’organisationnel.

Connaissance juridique

Le responsable doit être familiarisé avec la réglementation relative à la protection des lanceurs d’alerte et à la gestion des signalements. Cela garantit que toutes les actions soient conformes à la Ley 2/2023 et au RGPD.

Intégrité

Une conduite intègre et éthique est un pilier fondamental. Il doit garantir la confidentialité et le traitement adéquat des informations reçues afin de maintenir la confiance du personnel dans le canal.

Indépendance de la fonction

Si le chargé occupe un poste de direction, il doit exercer ses fonctions en toute indépendance de l’organe d’administration. Cela évite les conflits d’intérêts et garantit l’objectivité dans la gestion de chaque dossier.

Responsabilités liées à la gestion du canal de signalement

La gestion du canal implique une série de responsabilités qui garantissent son efficacité et sa conformité à la loi. Voici les principales :

Approbation de la procédure

Le responsable doit s’assurer que la procédure de gestion des informations soit approuvée par l’organe d’administration ou de gouvernance de l’entité et qu’elle soit maintenue à jour.

Traitement diligent

Le chargé doit répondre avec diligence au traitement des signalements et veiller à ce que le système interne d’information respecte à tout moment les exigences légales.

Identification des canaux

Il incombe au chargé d’identifier les canaux internes associés aux signalements et de garantir que l’information sur la manière de signaler soit claire et accessible aux employés, anciens employés, fournisseurs et sous-traitants.

Accusé de réception

Le chargé doit envoyer un accusé de réception au lanceur d’alerte dans un délai de sept jours calendaires à compter de la réception du signalement. C’est l’un des délais les plus souvent non respectés et l’un des plus faciles à justifier lors d’une inspection.

Délai de réponse

Il faut fixer un délai maximal de réponse aux actions d’investigation, qui ne doit en règle générale pas dépasser trois mois (prorogeable à six mois dans les cas particulièrement complexes).

Communication avec le lanceur d’alerte

Le chargé doit maintenir une communication avec le lanceur d’alerte et lui demander des informations complémentaires lorsque cela s’avère nécessaire. Cela facilite l’enquête et garantit que toutes les informations pertinentes soient recueillies, tout en préservant l’identité du plaignant.

Confidentialité et protection des données

Toutes les informations doivent être traitées de manière confidentielle et conforme au RGPD. L’accès aux données du dossier doit être limité aux personnes strictement nécessaires à l’instruction du cas.

Comment un signalement est traité, étape par étape

Une fois la communication reçue, le parcours comporte deux phases et des délais que la loi fixe expressément.

Phase d’enquête

Le lanceur d’alerte dépose le signalement en détaillant les faits et, le cas échéant, les responsables, en joignant toute preuve étayant son récit. Le signalement doit pouvoir être déposé individuellement et, si la personne le préfère, de manière anonyme : la loi 2/2023 impose de garantir cette voie.

Le signalement est admis si les faits peuvent être instruits dans le champ matériel de la loi. Si un premier examen ne relève aucun fait signalable, il est déclaré irrecevable puis classé ou orienté vers le service compétent.

Les délais ne sont pas indicatifs : accusé de réception sous 7 jours calendaires maximum, et réponse au lanceur d’alerte sur les suites données sous 3 mois maximum à compter de cet accusé, ou de l’expiration du délai de 7 jours s’il n’a pas été envoyé.

Une fois admis, l’instruction repose sur l’analyse objective de la documentation, la collecte des preuves et leur appréciation. L’équipe d’instruction ouvre un dossier réunissant toutes les données pertinentes. L’instruction est confidentielle et respecte le RGPD et la LOPDGDD, et les membres de l’équipe concernés par le signalement en sont exclus afin d’éviter les conflits d’intérêts.

Phase de résolution

L’instruction close, les preuves sont analysées et le signalement est tranché dans un sens ou dans l’autre, avec un rapport de conclusions consignant les actions menées. Cette traçabilité est ce qui permet de démontrer à l’AAI que le système a fonctionné comme il le devait.

Gestion interne ou externalisée

La loi vous oblige à disposer du canal, mais pas à le gérer vous-même. Cela, en revanche, relève de votre décision :

• Gestion interne. Vous désignez un responsable dans l’entreprise. Cela donne un contrôle total, mais impose de former cette personne, de garantir son indépendance et d’assumer le risque si un signalement est mal traité.
• Gestion externalisée. Un prestataire spécialisé fournit le portail chiffré, la politique interne révisée et la traçabilité du dossier. C’est ce que choisissent la plupart des entreprises de 50 à 250 salariés, car se tromper dans l’instruction coûte cher.

À ne pas confondre avec le canal externe de l’Autorité indépendante de protection du lanceur d’alerte, qui est autre chose : une voie publique à laquelle toute personne peut s’adresser directement, que l’entreprise dispose ou non d’un canal. Bien gérer le vôtre est précisément ce qui réduit la probabilité que quelqu’un saisisse l’AAI en premier.

Gestion du canal de signalement avec LapsoWork

C’est ici qu’intervient LapsoWork, le logiciel de ressources humaines qui intègre le canal de signalement de façon fluide et efficace. Grâce à son module whistleblower, les employés peuvent signaler des incidents et des alertes de manière simple et sécurisée, que ce soit de façon anonyme ou identifiée, et le responsable dispose d’une interface intuitive pour les gérer dans le respect des dispositions de la loi.

Depuis l’onglet des signalements, le responsable peut gérer chaque communication reçue : modifier son statut, consulter l’ensemble des informations du dossier et échanger avec le plaignant via une messagerie privée qui reste enregistrée dans l’application, en respectant l’anonymat lorsqu’il est demandé.

Le gestionnaire dispose également, au sein de chaque signalement, d’un espace où il peut téléverser des documents privés auxquels le plaignant n’a pas accès, et filtrer les signalements pour localiser rapidement celui dont il a besoin. L’ensemble du dossier est tracé et disponible au cas où l’AAI le demanderait.

Faisant partie d’une suite RH complète, vous disposez du canal de signalement intégré aux côtés du logiciel de gestion documentaire, du suivi du temps et des congés, sans dupliquer ni les outils ni les données. Et si un doute survient, vous bénéficiez d’un support technique pour qu’un professionnel vous aide en cas de besoin.

Conclusion

Bien gérer le canal de signalement est aussi important que d’en disposer : désigner formellement un responsable indépendant, respecter les délais de 7 jours pour l’accusé de réception et de 3 mois pour la résolution, et garantir la confidentialité à chaque étape. Respecter ces points vous protège contre les sanctions et, surtout, montre à votre personnel que les signalements sont pris au sérieux.

Si vous souhaitez voir comment un dossier est géré de bout en bout, découvrez notre canal de signalement ou souscrivez au canal de signalement et constatez-le avec vos propres cas.