Nueva ley de fichaje digital 2026: en qué punto está, qué exigirá y cómo prepararte

La nueva ley de fichaje digital 2026 es, a día de hoy, un real decreto en tramitación: a 15 de septiembre de 2026 sigue sin publicarse en el BOE. El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable el 23 de marzo de 2026 y el Ministerio de Trabajo anunció el 9 de septiembre que lo aprobará «con carácter inmediato», sin fecha. Mientras tanto, lo que obliga a tu pyme es la norma que ya está en vigor desde 2019: el registro diario de jornada del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. En este artículo separamos lo que ya es obligatorio de lo que exigirá el nuevo texto, y explicamos cómo prepararte para que la publicación en el BOE no te pille cambiando de sistema a la carrera.

Lo que ya está en vigor: el registro de jornada del artículo 34.9

Desde el 12 de mayo de 2019, por el Real Decreto-ley 8/2019, toda empresa debe:

• Registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada trabajador.
• Conservar los registros cuatro años a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
• Organizar y documentar el sistema mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa, o por decisión del empresario previa consulta a la representación legal.

La norma no impone un formato: hoy el papel o una hoja de cálculo son legales si el registro es fiable, diario y está disponible. Lo que la Inspección cuestiona en la práctica son los registros sin trazabilidad (hojas rellenadas a final de mes, horarios teóricos copiados) porque no acreditan la jornada real. Incumplir es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, sancionada con entre 751 y 7.500 euros según el grado, y con frecuencia viene acompañada de la reclamación de las horas extraordinarias no registradas. Tenemos la tabla de sanciones del control horario con el detalle.

Qué exigirá el real decreto de registro horario digital

El texto que tramita el Gobierno, al amparo del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, cambia el «cómo» del registro. Según el proyecto conocido:

1. Registro exclusivamente digital. Desaparecen el papel y las hojas de cálculo sin control de cambios.
2. Inalterabilidad y trazabilidad. Cada anotación queda con sellado de tiempo y cualquier corrección deja rastro de quién, cuándo y por qué.
3. Acceso remoto de la Inspección de Trabajo y de la representación de los trabajadores a los registros, en tiempo real y sin desplazarse.
4. Identificación del trabajador en cada fichaje, con registro de inicio, pausas y fin.
5. Sanciones por trabajador afectado, con importes de hasta 10.000 euros, en lugar de una multa única por empresa.

Son las novedades del borrador, no obligaciones vigentes. El dictamen del Consejo de Estado cuestionó, entre otras cosas, el plazo de entrada en vigor de solo veinte días y el impacto en las pequeñas empresas, así que el texto final puede cambiar en detalles. Lo que no cambiará es la dirección: registro digital, inalterable y consultable en remoto.

Papel, Excel y biometría: qué pasa con cada método

• Papel. Legal hoy si es fiable y diario; prohibido cuando el real decreto entre en vigor. En la práctica es el método con más actas de infracción, porque rara vez refleja la jornada real.
• Excel u hojas de cálculo. Mismo caso: legales hoy, sin futuro con el real decreto, y con el problema añadido de que cualquiera puede modificarlas sin dejar rastro.
• Aplicaciones genéricas (mensajería, calendarios, formularios). No garantizan identificación ni inalterabilidad; sirven de poco ante una inspección.
• Biometría (huella, rostro). La Agencia Española de Protección de Datos publicó en noviembre de 2023 una guía sobre control de presencia con sistemas biométricos que exige una evaluación de impacto y considera difícil justificar su proporcionalidad para fichar. Antes de implantarla hay que tener una alternativa no biométrica.

Cómo prepararte sin esperar al BOE

La forma más sencilla es tener ya un software de control horario que cumpla la norma actual y los requisitos que apunta el borrador. Fíjate en que:

• Identifique al trabajador en cada fichaje (usuario, PIN, tarjeta o app) y registre inicio, pausas y fin.
• Selle cada registro con marca de tiempo que el usuario no pueda alterar, y audite las correcciones con fecha, autor y motivo.
• Exporte informes verificables en PDF y CSV, listos para la Inspección o para la representación de los trabajadores.
• Funcione sin conexión y sincronice al recuperar la red, para que un corte no deje huecos en el registro.
• Cueste por empleado y mes, sin permanencia, para que adaptarte al texto definitivo no te obligue a renegociar un contrato anual.

LapsoWork cubre estos puntos desde el plan Básico, a 2 € por empleado y mes, con app iOS y Android, tablet kiosk opcional, exportación en PDF y CSV auditados y migración gratuita desde Excel. Y si además tu convenio o la futura ley reducen la jornada, en qué cambia con la jornada de 37,5 horas explicamos cómo prepararte.

Resumen: checklist para estar listo

1. Comprueba que hoy registras la jornada cada día y conservas los registros cuatro años: es lo que ya exige el artículo 34.9.
2. Si fichas en papel o Excel, cambia a un sistema digital con trazabilidad antes de que el real decreto fije el plazo.
3. Documenta el sistema con la representación de los trabajadores y comunícalo a la plantilla.
4. Forma al equipo en el nuevo método; normalmente basta una hora.
5. Sigue la publicación en el BOE: cuando salga, revisa el plazo de adaptación y los requisitos definitivos frente a tu sistema.

Preguntas frecuentes

¿Está en vigor la nueva ley de fichaje digital?

No. A 15 de septiembre de 2026 el real decreto de registro horario digital sigue sin publicarse en el BOE. El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable el 23 de marzo de 2026 y el Ministerio de Trabajo anunció el 9 de septiembre que lo aprobará de forma inmediata, sin fecha concreta. Lo que sí está en vigor es el registro diario de jornada del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, desde mayo de 2019.

¿Es legal fichar en papel o en Excel hoy?

Sí, mientras el registro sea diario, fiable y esté a disposición de los trabajadores y de la Inspección durante cuatro años. El real decreto en tramitación prohibirá estos métodos cuando entre en vigor, y la Inspección ya cuestiona los registros sin trazabilidad porque no acreditan la jornada real.

¿Cuál es la multa por no llevar el registro de jornada?

Hoy es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, sancionada con entre 751 y 7.500 euros según el grado, a lo que se suma la reclamación de las horas extraordinarias no registradas. El proyecto de real decreto propone que la sanción se calcule por trabajador afectado, con importes de hasta 10.000 euros, pero esa regla no está en vigor.

¿Qué pasa con la jornada de 37,5 horas?

Es una reforma distinta. El Congreso rechazó su tramitación el 10 de septiembre de 2025 y la jornada máxima legal sigue en 40 horas semanales de promedio anual, salvo lo que fije cada convenio. El registro horario digital se tramita por separado como real decreto.

Conclusión

La nueva ley de fichaje digital aún no está en el BOE, pero su dirección es clara y la norma actual ya obliga a registrar la jornada cada día. Prepararse consiste en tener hoy un sistema digital, inalterable y exportable que cumpla el artículo 34.9 y no haya que cambiar cuando se publique el real decreto. Con LapsoWork lo tienes listo en 48 horas, incluida la migración de tus datos de Excel, y si en 30 días no te convence, te vas sin pagar nada: prueba LapsoWork gratis.