Externalizar las nóminas o hacerlas con software propio: qué le conviene a una pyme
Tarde o temprano toda pyme se hace la pregunta: ¿seguimos con la gestoría o hacemos las nóminas nosotros? La respuesta fácil es «depende del tamaño», pero el tamaño es solo uno de los factores. Externalizar las nóminas o calcularlas con software propio son dos formas de repartir el mismo trabajo, y hay una tercera, la mixta, que es la que acaban usando muchas empresas de entre 20 y 100 empleados. En esta guía explicamos qué implica cada opción, qué obligaciones no se pueden externalizar nunca, cómo decidir y por qué la parte del trabajo que casi nadie cuenta, distribuir y archivar las nóminas, es la que más tiempo se lleva.
Qué hay detrás de una nómina
Antes de decidir quién la hace, conviene ver todo lo que incluye «hacer las nóminas» cada mes:
- Calcular el salario según convenio, categoría y antigüedad; aplicar las variables del mes (horas extraordinarias, pluses, incentivos, ausencias, bajas, vacaciones); calcular la retención del IRPF y las cotizaciones.
- Comunicar a la Seguridad Social las bases de cotización y las incidencias por el Sistema RED y presentar las liquidaciones; enviar el fichero de conceptos retributivos abonados; gestionar altas, bajas y variaciones.
- Presentar los modelos de retenciones a Hacienda (111 trimestral o mensual y 190 anual) y emitir los certificados de retenciones.
- Entregar a cada trabajador su recibo de salario y conservar la prueba de que lo recibió.
- Archivar los recibos y la documentación durante el plazo legal y tenerla lista si la pide la Inspección de Trabajo o el propio trabajador.
Los tres primeros puntos son el cálculo y la administración; los dos últimos son la distribución y el archivo. Cuando se habla de externalizar, se habla casi siempre de los tres primeros. Los otros dos se quedan siempre en la empresa.
Lo que la ley no deja externalizar
Sea quien sea quien calcule, la empresa es la responsable ante el trabajador, la Seguridad Social y Hacienda. Y hay obligaciones que recaen en ella con nombre propio:
- El recibo de salarios (artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores): la empresa debe documentar el pago con un recibo individual y justificativo, en el modelo oficial o en el que fije el convenio, y entregarlo al trabajador.
- La prueba de la entrega. Tradicionalmente la firma del trabajador en el recibo; hoy el Tribunal Supremo admite la entrega en soporte electrónico siempre que el trabajador pueda acceder al recibo y guardarlo. La firma sigue siendo la prueba más sólida, y por eso conviene que sea digital y trazable.
- La conservación de los recibos y de la documentación de cotización durante un mínimo de cuatro años, que es el plazo de prescripción de las infracciones y de las deudas con la Seguridad Social.
- La responsabilidad. Si la gestoría se equivoca, la sanción o el recargo llegan a la empresa; después podrá reclamar a la gestoría según su contrato.
Las tres opciones
Externalizar en una gestoría o asesoría laboral
La gestoría calcula, comunica y presenta. La empresa le envía las variables del mes, recibe las nóminas en PDF y las paga.
A favor: no necesitas conocer el convenio ni la normativa de cotización, que cambia cada año; la responsabilidad técnica del cálculo está en manos de un profesional; el coste es previsible y proporcional al número de nóminas. En contra: dependes de plazos ajenos, cada incidencia es un correo, el conocimiento de tu plantilla está fuera de la empresa y la gestoría rara vez se ocupa de distribuir las nóminas ni de recoger firmas.
Software de nóminas propio
La empresa calcula con un programa de nóminas (los más usados en España los comparamos en software de nóminas más utilizados) y una persona interna con formación laboral se encarga de todo.
A favor: control total, inmediatez para simular y corregir, y el conocimiento se queda en casa. En contra: necesitas a alguien que sepa de nóminas y esté al día de cada cambio normativo y de convenio; si esa persona falta, las nóminas no salen; y la responsabilidad técnica es íntegramente tuya.
Modelo mixto
La gestoría calcula y presenta, y la empresa gestiona con su software de RRHH todo lo que ocurre antes y después: fichajes, ausencias, vacaciones y variables que se envían a la gestoría ya ordenados, y distribución, firma y archivo de los recibos que la gestoría devuelve. Es el modelo más habitual en pymes que han digitalizado el resto de RRHH: la gestoría hace lo que sabe hacer y la empresa deja de teclear variables y de repartir PDF a mano.
Tabla comparativa
| Criterio | Gestoría | Software propio | Mixto |
|---|---|---|---|
| Quién calcula | La gestoría | La empresa | La gestoría |
| Conocimiento de convenio y cotización | De la gestoría | Interno, hay que mantenerlo | De la gestoría |
| Variables del mes (horas, ausencias) | Se envían a mano | Se introducen en el programa | Salen del software de RRHH |
| Distribución y firma de recibos | Normalmente no incluida | Depende del programa | En el software de RRHH |
| Archivo cuatro años | En la empresa | En la empresa | En el software de RRHH |
| Dependencia de una persona | Baja | Alta | Baja |
| Coste | Tarifa por nómina o por trabajador | Licencia más el tiempo de la persona | Gestoría más 2 € por empleado y mes |
Cómo decidir
- Menos de 10 empleados. Gestoría, casi siempre. El volumen no justifica formar a alguien ni pagar un programa de nóminas, y el riesgo de error interno es alto. Lo que sí conviene resolver es la entrega y la firma de los recibos.
- De 10 a 50 empleados. El modelo mixto suele ganar: la gestoría calcula y la empresa ordena las variables y reparte las nóminas desde su software de RRHH. Es donde más horas se ahorran, porque las variables dejan de ir por correo y los recibos dejan de repartirse uno a uno.
- Más de 50 empleados, o convenio con muchas variables. Empieza a compensar una persona interna con software de nóminas, sobre todo si hay turnos, pluses variables o varios convenios. Aun así, muchas empresas mantienen la gestoría para los modelos fiscales y la Seguridad Social.
- En cualquier tamaño, si la gestoría tarda, se equivoca con las variables o no tienes claro qué ha entregado a quién, el problema no es la gestoría sino el circuito: ordena las variables y la distribución antes de cambiar de proveedor.
Y una regla para no engañarse con el coste: no compares solo la tarifa de la gestoría con la licencia del programa; suma en los dos casos las horas internas de recoger variables, repartir recibos, perseguir firmas y buscar documentos. Explicamos cómo hacer ese cálculo en cómo calcular el ROI de un software de RRHH.
El trabajo que nadie cuenta: distribuir y archivar
Sea cual sea el modelo, cada mes hay que hacer llegar a cada persona su recibo, tener prueba de que lo recibió y guardarlo cuatro años. Hecho a mano son correos individuales, impresiones, firmas en papel y carpetas. Es el trabajo que LapsoWork resuelve sin sustituir a tu gestoría:
- Subida en lote: subes un único PDF con las nóminas de toda la plantilla y LapsoWork las separa por empleado.
- Asignación automática y aviso: cada nómina se entrega en el portal del empleado correspondiente y este recibe una notificación en la app.
- Firma del recibí: el trabajador firma biométricamente la recepción desde el móvil, con evidencia de validez legal.
- Histórico por empleado: cada persona consulta sus nóminas anteriores, firmadas, cuando quiera, y la empresa tiene el archivo completo.
- Compatible con tu gestoría: ella sigue calculando; LapsoWork se encarga del reparto, la firma y el archivo.
Está incluido en el plan Básico, a 2 € por empleado y mes, junto con el control horario, las vacaciones y el gestor documental. Los detalles están en la página de distribución de nóminas y en nuestra página de precios. Y si quieres saber cómo funciona la firma desde el móvil, lo contamos en app para firmar documentos.
Preguntas frecuentes
¿Es mejor externalizar las nóminas o hacerlas en la empresa?
Depende del tamaño y de la complejidad del convenio. Por debajo de diez empleados casi siempre compensa la gestoría; entre diez y cincuenta suele ganar el modelo mixto, en el que la gestoría calcula y la empresa ordena las variables y distribuye los recibos con su software de RRHH; por encima de cincuenta o con muchas variables empieza a compensar una persona interna con software de nóminas.
¿Qué obligaciones no puedo externalizar aunque tenga gestoría?
La empresa sigue siendo responsable de entregar a cada trabajador el recibo de salarios del artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores, de conservar la prueba de esa entrega, de guardar los recibos y la documentación de cotización durante al menos cuatro años y de responder ante la Seguridad Social, Hacienda y la Inspección por los errores, aunque después reclame a la gestoría.
¿Puedo entregar las nóminas por medios electrónicos?
Sí. El Tribunal Supremo admite la entrega del recibo de salarios en soporte electrónico siempre que el trabajador pueda acceder a él y conservarlo. La firma digital del recibí, como la biométrica desde el móvil, aporta además la prueba de recepción.
¿LapsoWork calcula las nóminas?
No. El cálculo lo hace tu gestoría o tu programa de nóminas. LapsoWork distribuye las nóminas ya calculadas: separa el PDF por empleado, las entrega en la app, recoge la firma biométrica del recibí y guarda el histórico. Está incluido en el plan Básico de 2 € por empleado y mes.
¿Cuánto cuesta externalizar las nóminas en una gestoría?
Cada gestoría fija su tarifa, normalmente por nómina o por trabajador y mes, y suele variar según el convenio y el número de incidencias. Al compararla con un software propio, suma en los dos casos las horas internas de recoger variables, repartir recibos y perseguir firmas: es donde está la diferencia real.
Conclusión
Externalizar las nóminas o hacerlas con software propio es una decisión de tamaño, de convenio y de quién quieres que tenga el conocimiento, pero ninguna de las dos opciones te libera de entregar, firmar y conservar los recibos, ni de ordenar las variables que alimentan el cálculo. Por eso el modelo mixto funciona tan bien en la pyme: la gestoría calcula y el software de RRHH hace el resto. Si quieres ver cómo queda el reparto de nóminas en tu empresa, prueba LapsoWork 30 días gratis.