Externalitzar les nòmines o fer-les amb programari propi: què li convé a una pime
Tard o d’hora tota pime es fa la pregunta: continuem amb la gestoria o fem les nòmines nosaltres? La resposta fàcil és «depèn de la mida», però la mida és només un dels factors. Externalitzar les nòmines o calcular-les amb programari propi són dues maneres de repartir la mateixa feina, i n’hi ha una tercera, la mixta, que és la que acaben fent servir moltes empreses d’entre 20 i 100 empleats. En aquesta guia expliquem què implica cada opció, quines obligacions no es poden externalitzar mai, com decidir i per què la part de la feina que gairebé ningú no compta, distribuir i arxivar les nòmines, és la que s’emporta més temps.
Què hi ha darrere d’una nòmina
Abans de decidir qui la fa, convé veure tot el que inclou «fer les nòmines» cada mes:
- Calcular el salari segons conveni, categoria i antiguitat; aplicar les variables del mes (hores extraordinàries, plusos, incentius, absències, baixes, vacances); calcular la retenció de l’IRPF i les cotitzacions.
- Comunicar a la Seguretat Social les bases de cotització i les incidències pel Sistema RED i presentar les liquidacions; enviar el fitxer de conceptes retributius abonats; gestionar altes, baixes i variacions.
- Presentar els models de retencions a Hisenda (111 trimestral o mensual i 190 anual) i emetre els certificats de retencions.
- Lliurar a cada treballador el seu rebut de salaris i conservar la prova que el va rebre.
- Arxivar els rebuts i la documentació durant el termini legal i tenir-la a punt si la demana la Inspecció de Treball o el treballador mateix.
Els tres primers punts són el càlcul i l’administració; els dos últims són la distribució i l’arxiu. Quan es parla d’externalitzar, es parla gairebé sempre dels tres primers. Els altres dos es queden sempre a l’empresa.
El que la llei no deixa externalitzar
Calculi qui calculi, l’empresa és la responsable davant el treballador, la Seguretat Social i Hisenda. I hi ha obligacions que recauen en ella amb nom propi:
- El rebut de salaris (article 29 de l’Estatut dels treballadors): l’empresa ha de documentar el pagament amb un rebut individual i justificatiu, en el model oficial o en el que fixi el conveni, i lliurar-lo al treballador.
- La prova del lliurament. Tradicionalment, la signatura del treballador en el rebut; avui el Tribunal Suprem admet el lliurament en suport electrònic sempre que el treballador pugui accedir al rebut i desar-lo. La signatura continua sent la prova més sòlida, i per això convé que sigui digital i traçable.
- La conservació dels rebuts i de la documentació de cotització durant un mínim de quatre anys, que és el termini de prescripció de les infraccions i dels deutes amb la Seguretat Social.
- La responsabilitat. Si la gestoria s’equivoca, la sanció o el recàrrec arriben a l’empresa; després podrà reclamar a la gestoria segons el seu contracte.
Les tres opcions
Externalitzar en una gestoria o assessoria laboral
La gestoria calcula, comunica i presenta. L’empresa li envia les variables del mes, rep les nòmines en PDF i les paga.
A favor: no necessites conèixer el conveni ni la normativa de cotització, que canvia cada any; la responsabilitat tècnica del càlcul és en mans d’un professional; el cost és previsible i proporcional al nombre de nòmines. En contra: depens de terminis aliens, cada incidència és un correu, el coneixement de la teva plantilla és fora de l’empresa i la gestoria poques vegades s’ocupa de distribuir les nòmines ni de recollir signatures.
Programari de nòmines propi
L’empresa calcula amb un programa de nòmines (els més utilitzats a Espanya els comparem a programes de nòmines més utilitzats) i una persona interna amb formació laboral s’encarrega de tot.
A favor: control total, immediatesa per simular i corregir, i el coneixement es queda a casa. En contra: necessites algú que sàpiga de nòmines i estigui al dia de cada canvi normatiu i de conveni; si aquesta persona falta, les nòmines no surten; i la responsabilitat tècnica és íntegrament teva.
Model mixt
La gestoria calcula i presenta, i l’empresa gestiona amb el seu programari de recursos humans tot el que passa abans i després: fitxatges, absències, vacances i variables que s’envien a la gestoria ja ordenats, i distribució, signatura i arxiu dels rebuts que la gestoria retorna. És el model més habitual en pimes que han digitalitzat la resta de recursos humans: la gestoria fa el que sap fer i l’empresa deixa de teclejar variables i de repartir PDF a mà.
Taula comparativa
| Criteri | Gestoria | Programari propi | Mixt |
|---|---|---|---|
| Qui calcula | La gestoria | L’empresa | La gestoria |
| Coneixement de conveni i cotització | De la gestoria | Intern, cal mantenir-lo | De la gestoria |
| Variables del mes (hores, absències) | S’envien a mà | S’introdueixen al programa | Surten del programari de recursos humans |
| Distribució i signatura de rebuts | Normalment no inclosa | Depèn del programa | Al programari de recursos humans |
| Arxiu quatre anys | A l’empresa | A l’empresa | Al programari de recursos humans |
| Dependència d’una persona | Baixa | Alta | Baixa |
| Cost | Tarifa per nòmina o per treballador | Llicència més el temps de la persona | Gestoria més 2 € per empleat i mes |
Com decidir
- Menys de 10 empleats. Gestoria, gairebé sempre. El volum no justifica formar algú ni pagar un programa de nòmines, i el risc d’error intern és alt. El que sí que convé resoldre és el lliurament i la signatura dels rebuts.
- De 10 a 50 empleats. El model mixt sol guanyar: la gestoria calcula i l’empresa ordena les variables i reparteix les nòmines des del seu programari de recursos humans. És on s’estalvien més hores, perquè les variables deixen d’anar per correu i els rebuts deixen de repartir-se un per un.
- Més de 50 empleats, o conveni amb moltes variables. Comença a sortir a compte una persona interna amb programari de nòmines, sobretot si hi ha torns, plusos variables o diversos convenis. Tot i així, moltes empreses mantenen la gestoria per als models fiscals i la Seguretat Social.
- Sigui quina sigui la mida, si la gestoria triga, s’equivoca amb les variables o no tens clar què ha lliurat a qui, el problema no és la gestoria sinó el circuit: ordena les variables i la distribució abans de canviar de proveïdor.
I una regla per no enganyar-se amb el cost: no comparis només la tarifa de la gestoria amb la llicència del programa; suma en tots dos casos les hores internes de recollir variables, repartir rebuts, perseguir signatures i buscar documents. Expliquem com fer aquest càlcul a com calcular el ROI d’un programari de recursos humans.
La feina que ningú no compta: distribuir i arxivar
Sigui quin sigui el model, cada mes cal fer arribar a cada persona el seu rebut, tenir prova que el va rebre i conservar-lo quatre anys. Fet a mà, són correus individuals, impressions, signatures en paper i carpetes. És la feina que LapsoWork resol sense substituir la teva gestoria:
- Càrrega en lot: penges un únic PDF amb les nòmines de tota la plantilla i LapsoWork les separa per empleat.
- Assignació automàtica i avís: cada nòmina es lliura al portal de l’empleat corresponent i aquest rep una notificació a l’app.
- Signatura de recepció: el treballador signa biomètricament la recepció des del mòbil, amb evidència de validesa legal.
- Historial per empleat: cada persona consulta les seves nòmines anteriors, signades, quan vulgui, i l’empresa té l’arxiu complet.
- Compatible amb la teva gestoria: ella continua calculant; LapsoWork s’encarrega del repartiment, la signatura i l’arxiu.
Està inclòs en el pla Bàsic, a 2 € per empleat i mes, juntament amb el control horari, les vacances i el gestor documental. Els detalls són a la pàgina de distribució de nòmines i a la nostra pàgina de preus. I si vols saber com funciona la signatura des del mòbil, ho expliquem a app per signar documents.
Preguntes freqüents
És millor externalitzar les nòmines o fer-les a l’empresa?
Depèn de la mida i de la complexitat del conveni. Per sota de deu empleats gairebé sempre surt a compte la gestoria; entre deu i cinquanta sol guanyar el model mixt, en què la gestoria calcula i l’empresa ordena les variables i distribueix els rebuts amb el seu programari de recursos humans; per sobre de cinquanta o amb moltes variables comença a sortir a compte una persona interna amb programari de nòmines.
Quines obligacions no puc externalitzar encara que tingui gestoria?
L’empresa continua sent responsable de lliurar a cada treballador el rebut de salaris de l’article 29 de l’Estatut dels treballadors, de conservar la prova d’aquest lliurament, de guardar els rebuts i la documentació de cotització durant almenys quatre anys i de respondre davant la Seguretat Social, Hisenda i la Inspecció pels errors, encara que després reclami a la gestoria.
Puc lliurar les nòmines per mitjans electrònics?
Sí. El Tribunal Suprem admet el lliurament del rebut de salaris en suport electrònic sempre que el treballador hi pugui accedir i el pugui conservar. La signatura digital de recepció, com la biomètrica des del mòbil, aporta a més la prova de recepció.
LapsoWork calcula les nòmines?
No. El càlcul el fa la teva gestoria o el teu programa de nòmines. LapsoWork distribueix les nòmines ja calculades: separa el PDF per empleat, les lliura a l’app, recull la signatura biomètrica de recepció i en desa l’historial. Està inclòs en el pla Bàsic de 2 € per empleat i mes.
Quant costa externalitzar les nòmines en una gestoria?
Cada gestoria fixa la seva tarifa, normalment per nòmina o per treballador i mes, i sol variar segons el conveni i el nombre d’incidències. Quan la comparis amb un programari propi, suma en tots dos casos les hores internes de recollir variables, repartir rebuts i perseguir signatures: és on hi ha la diferència real.
Conclusió
Externalitzar les nòmines o fer-les amb programari propi és una decisió de mida, de conveni i de qui vols que tingui el coneixement, però cap de les dues opcions no t’allibera de lliurar, signar i conservar els rebuts, ni d’ordenar les variables que alimenten el càlcul. Per això el model mixt funciona tan bé a la pime: la gestoria calcula i el programari de recursos humans fa la resta. Si vols veure com queda el repartiment de nòmines a la teva empresa, prova LapsoWork 30 dies gratis.