Externalizar as nóminas ou facelas con software propio: que lle convén a unha peme
Máis cedo ou máis tarde toda peme se fai a pregunta: seguimos coa xestoría ou facemos nós as nóminas? A resposta fácil é «depende do tamaño», pero o tamaño é só un dos factores. Externalizar as nóminas ou calculalas con software propio son dúas formas de repartir o mesmo traballo, e hai unha terceira, a mixta, que é a que acaban usando moitas empresas de entre 20 e 100 empregados. Nesta guía explicamos que implica cada opción, que obrigas non se poden externalizar nunca, como decidir e por que a parte do traballo que case ninguén conta, distribuír e arquivar as nóminas, é a que máis tempo leva.
Que hai detrás dunha nómina
Antes de decidir quen a fai, convén ver todo o que inclúe «facer as nóminas» cada mes:
- Calcular o salario segundo o convenio, a categoría e a antigüidade; aplicar as variables do mes (horas extraordinarias, complementos, incentivos, ausencias, baixas, vacacións); calcular a retención do IRPF e as cotizacións.
- Comunicar á Seguridade Social as bases de cotización e as incidencias polo Sistema RED e presentar as liquidacións; enviar o ficheiro de conceptos retributivos aboados; xestionar altas, baixas e variacións.
- Presentar os modelos de retencións a Facenda (111 trimestral ou mensual e 190 anual) e emitir os certificados de retencións.
- Entregar a cada traballador o seu recibo de salario e conservar a proba de que o recibiu.
- Arquivar os recibos e a documentación durante o prazo legal e tela lista se a pide a Inspección de Traballo ou o propio traballador.
Os tres primeiros puntos son o cálculo e a administración; os dous últimos son a distribución e o arquivo. Cando se fala de externalizar, fálase case sempre dos tres primeiros. Os outros dous quedan sempre na empresa.
O que a lei non deixa externalizar
Sexa quen sexa quen calcule, a empresa é a responsable ante o traballador, a Seguridade Social e Facenda. E hai obrigas que recaen nela con nome propio:
- O recibo de salarios (artigo 29 do Estatuto dos traballadores): a empresa debe documentar o pagamento cun recibo individual e xustificativo, no modelo oficial ou no que fixe o convenio, e entregarllo ao traballador.
- A proba da entrega. Tradicionalmente, a sinatura do traballador no recibo; hoxe o Tribunal Supremo admite a entrega en soporte electrónico sempre que o traballador poida acceder ao recibo e gardalo. A sinatura segue a ser a proba máis sólida, e por iso convén que sexa dixital e rastrexable.
- A conservación dos recibos e da documentación de cotización durante un mínimo de catro anos, que é o prazo de prescrición das infraccións e das débedas coa Seguridade Social.
- A responsabilidade. Se a xestoría se equivoca, a sanción ou a recarga chéganlle á empresa; despois poderá reclamarlle á xestoría segundo o seu contrato.
As tres opcións
Externalizar nunha xestoría ou asesoría laboral
A xestoría calcula, comunica e presenta. A empresa envíalle as variables do mes, recibe as nóminas en PDF e págaas.
A favor: non necesitas coñecer o convenio nin a normativa de cotización, que cambia cada ano; a responsabilidade técnica do cálculo está en mans dun profesional; o custo é previsible e proporcional ao número de nóminas. En contra: dependes de prazos alleos, cada incidencia é un correo, o coñecemento do teu cadro de persoal está fóra da empresa e a xestoría raramente se ocupa de distribuír as nóminas nin de recoller sinaturas.
Software de nóminas propio
A empresa calcula cun programa de nóminas (os máis usados en España comparámolos en software de nóminas máis utilizados) e unha persoa interna con formación laboral encárgase de todo.
A favor: control total, inmediatez para simular e corrixir, e o coñecemento queda na casa. En contra: necesitas alguén que saiba de nóminas e estea ao día de cada cambio normativo e de convenio; se esa persoa falta, as nóminas non saen; e a responsabilidade técnica é integramente túa.
Modelo mixto
A xestoría calcula e presenta, e a empresa xestiona co seu software de RRHH todo o que ocorre antes e despois: fichaxes, ausencias, vacacións e variables que se lle envían á xestoría xa ordenados, e distribución, sinatura e arquivo dos recibos que a xestoría devolve. É o modelo máis habitual nas pemes que dixitalizaron o resto de RRHH: a xestoría fai o que sabe facer e a empresa deixa de teclear variables e de repartir PDF á man.
Táboa comparativa
| Criterio | Xestoría | Software propio | Mixto |
|---|---|---|---|
| Quen calcula | A xestoría | A empresa | A xestoría |
| Coñecemento de convenio e cotización | Da xestoría | Interno, hai que mantelo | Da xestoría |
| Variables do mes (horas, ausencias) | Envíanse á man | Introdúcense no programa | Saen do software de RRHH |
| Distribución e sinatura de recibos | Normalmente non incluída | Depende do programa | No software de RRHH |
| Arquivo catro anos | Na empresa | Na empresa | No software de RRHH |
| Dependencia dunha persoa | Baixa | Alta | Baixa |
| Custo | Tarifa por nómina ou por traballador | Licenza máis o tempo da persoa | Xestoría máis 2 € por empregado e mes |
Como decidir
- Menos de 10 empregados. Xestoría, case sempre. O volume non xustifica formar a alguén nin pagar un programa de nóminas, e o risco de erro interno é alto. O que si convén resolver é a entrega e a sinatura dos recibos.
- De 10 a 50 empregados. O modelo mixto adoita gañar: a xestoría calcula e a empresa ordena as variables e reparte as nóminas desde o seu software de RRHH. É onde máis horas se aforran, porque as variables deixan de ir por correo e os recibos deixan de repartirse un a un.
- Máis de 50 empregados, ou convenio con moitas variables. Empeza a compensar unha persoa interna con software de nóminas, sobre todo se hai quendas, complementos variables ou varios convenios. Aínda así, moitas empresas manteñen a xestoría para os modelos fiscais e a Seguridade Social.
- En calquera tamaño, se a xestoría tarda, se equivoca coas variables ou non tes claro que lle entregou a quen, o problema non é a xestoría senón o circuíto: ordena as variables e a distribución antes de cambiar de provedor.
E unha regra para non se enganar co custo: non compares só a tarifa da xestoría coa licenza do programa; suma nos dous casos as horas internas de recoller variables, repartir recibos, andar detrás das sinaturas e buscar documentos. Explicamos como facer ese cálculo en como calcular o ROI dun software de RRHH.
O traballo que ninguén conta: distribuír e arquivar
Sexa cal sexa o modelo, cada mes hai que facerlle chegar a cada persoa o seu recibo, ter proba de que o recibiu e gardalo catro anos. Feito á man son correos individuais, impresións, sinaturas en papel e cartafoles. É o traballo que LapsoWork resolve sen substituír a túa xestoría:
- Subida en lote: sobes un único PDF coas nóminas de todo o cadro de persoal e LapsoWork sepáraas por empregado.
- Asignación automática e aviso: cada nómina entrégase no portal do empregado correspondente e este recibe unha notificación na aplicación.
- Sinatura do recibín: o traballador asina biometricamente a recepción desde o móbil, con evidencia de validez legal.
- Histórico por empregado: cada persoa consulta as súas nóminas anteriores, asinadas, cando queira, e a empresa ten o arquivo completo.
- Compatible coa túa xestoría: ela segue calculando; LapsoWork encárgase da repartición, da sinatura e do arquivo.
Está incluído no plan Básico, a 2 € por empregado e mes, xunto co control horario, as vacacións e o xestor documental. Os detalles están na páxina de distribución de nóminas e na nosa páxina de prezos. E se queres saber como funciona a sinatura desde o móbil, contámolo en aplicación para asinar documentos.
Preguntas frecuentes
É mellor externalizar as nóminas ou facelas na empresa?
Depende do tamaño e da complexidade do convenio. Por debaixo de dez empregados case sempre compensa a xestoría; entre dez e cincuenta adoita gañar o modelo mixto, no que a xestoría calcula e a empresa ordena as variables e distribúe os recibos co seu software de RRHH; por riba de cincuenta ou con moitas variables empeza a compensar unha persoa interna con software de nóminas.
Que obrigas non podo externalizar aínda que teña xestoría?
A empresa segue sendo responsable de entregarlle a cada traballador o recibo de salarios do artigo 29 do Estatuto dos traballadores, de conservar a proba desa entrega, de gardar os recibos e a documentación de cotización durante polo menos catro anos e de responder ante a Seguridade Social, Facenda e a Inspección polos erros, aínda que despois lle reclame á xestoría.
Podo entregar as nóminas por medios electrónicos?
Si. O Tribunal Supremo admite a entrega do recibo de salarios en soporte electrónico sempre que o traballador poida acceder a el e conservalo. A sinatura dixital do recibín, como a biométrica desde o móbil, achega ademais a proba de recepción.
LapsoWork calcula as nóminas?
Non. O cálculo faino a túa xestoría ou o teu programa de nóminas. LapsoWork distribúe as nóminas xa calculadas: separa o PDF por empregado, entrégaas na aplicación, recolle a sinatura biométrica do recibín e garda o histórico. Está incluído no plan Básico de 2 € por empregado e mes.
Canto custa externalizar as nóminas nunha xestoría?
Cada xestoría fixa a súa tarifa, normalmente por nómina ou por traballador e mes, e adoita variar segundo o convenio e o número de incidencias. Ao comparala cun software propio, suma nos dous casos as horas internas de recoller variables, repartir recibos e andar detrás das sinaturas: é onde está a diferenza real.
Conclusión
Externalizar as nóminas ou facelas con software propio é unha decisión de tamaño, de convenio e de quen queres que teña o coñecemento, pero ningunha das dúas opcións te libera de entregar, asinar e conservar os recibos, nin de ordenar as variables que alimentan o cálculo. Por iso o modelo mixto funciona tan ben na peme: a xestoría calcula e o software de RRHH fai o resto. Se queres ver como queda a distribución de nóminas na túa empresa, proba LapsoWork 30 días gratis.