Externaliser la paie ou la faire avec un logiciel interne : ce qui convient à une PME

Tôt ou tard, toute PME se pose la question : continuons-nous avec le cabinet comptable ou faisons-nous la paie nous-mêmes ? La réponse facile est « cela dépend de la taille », mais la taille n’est qu’un des facteurs. Externaliser la paie ou la calculer avec un logiciel interne sont deux façons de répartir le même travail, et il en existe une troisième, le modèle mixte, que finissent par adopter beaucoup d’entreprises de 20 à 100 salariés. Dans ce guide, nous expliquons ce que chaque option implique, quelles obligations ne peuvent jamais être externalisées, comment décider, et pourquoi la partie du travail que presque personne ne compte, distribuer et archiver les bulletins de paie, est celle qui prend le plus de temps.

Ce qu’il y a derrière un bulletin de paie

Avant de décider qui le fait, il est utile de voir tout ce que « faire la paie » implique chaque mois en Espagne :

Calculer le salaire selon la convention, la catégorie et l’ancienneté ; appliquer les variables du mois (heures supplémentaires, primes, incitations, absences, arrêts maladie, congés) ; calculer la retenue d’impôt sur le revenu et les cotisations.
Déclarer à la Sécurité sociale les bases de cotisation et les incidents via le Système RED et déposer les liquidations ; envoyer le fichier des éléments de rémunération versés ; gérer les entrées, sorties et changements.
Déposer les déclarations de retenues auprès de l’administration fiscale (formulaire 111 trimestriel ou mensuel et 190 annuel) et délivrer les attestations de retenues.
Remettre à chaque salarié son bulletin de paie et conserver la preuve qu’il l’a reçu.
Archiver les bulletins et la documentation pendant la durée légale et les tenir prêts si l’Inspection du travail ou le salarié les demande.

Les trois premiers points relèvent du calcul et de l’administration ; les deux derniers de la distribution et de l’archivage. Quand on parle d’externaliser, on parle presque toujours des trois premiers. Les deux autres restent toujours dans l’entreprise.

Ce que la loi ne permet pas d’externaliser

Quel que soit celui qui calcule, l’entreprise est responsable devant le salarié, la Sécurité sociale et l’administration fiscale. Et certaines obligations lui incombent nommément :

Le bulletin de paie (article 29 du Statut des travailleurs) : l’entreprise doit documenter le paiement par un reçu individuel et justificatif, selon le modèle officiel ou celui fixé par la convention, et le remettre au salarié.
La preuve de la remise. Traditionnellement la signature du salarié sur le bulletin ; aujourd’hui, le Tribunal suprême admet la remise sous forme électronique à condition que le salarié puisse accéder au bulletin et le conserver. La signature reste la preuve la plus solide, et c’est pourquoi elle doit être numérique et traçable.
La conservation des bulletins et de la documentation de cotisation pendant au moins quatre ans, délai de prescription des infractions et des dettes envers la Sécurité sociale.
La responsabilité. Si le cabinet se trompe, la sanction ou la majoration frappe l’entreprise ; elle pourra ensuite se retourner contre le cabinet selon son contrat.

Les trois options

Le cabinet calcule, déclare et dépose. L’entreprise lui envoie les variables du mois, reçoit les bulletins en PDF et les paie.

Pour : pas besoin de connaître la convention ni la réglementation des cotisations, qui change chaque année ; la responsabilité technique du calcul est entre les mains d’un professionnel ; le coût est prévisible et proportionnel au nombre de bulletins. Contre : vous dépendez de délais extérieurs, chaque incident est un courriel, la connaissance de votre effectif est hors de l’entreprise et le cabinet s’occupe rarement de distribuer les bulletins ou de recueillir les signatures.

Logiciel de paie interne

L’entreprise calcule avec un programme de paie (nous comparons les plus utilisés en Espagne dans les logiciels de paie les plus utilisés) et une personne interne formée au droit social s’occupe de tout.

Pour : contrôle total, immédiateté pour simuler et corriger, et la connaissance reste en interne. Contre : il faut quelqu’un qui connaisse la paie et se tienne à jour de chaque changement réglementaire et conventionnel ; si cette personne est absente, la paie ne sort pas ; et la responsabilité technique vous incombe entièrement.

Modèle mixte

Le cabinet calcule et dépose, et l’entreprise gère avec son logiciel RH tout ce qui se passe avant et après : pointages, absences, congés et variables envoyés au cabinet déjà ordonnés, puis distribution, signature et archivage des bulletins que le cabinet renvoie. C’est le modèle le plus courant dans les PME qui ont numérisé le reste des RH : le cabinet fait ce qu’il sait faire et l’entreprise cesse de saisir des variables et de distribuer des PDF à la main.

Tableau comparatif

Critère	Cabinet comptable	Logiciel interne	Mixte
Qui calcule	Le cabinet	L’entreprise	Le cabinet
Connaissance de la convention et des cotisations	Celle du cabinet	Interne, à entretenir	Celle du cabinet
Variables du mois (heures, absences)	Envoyées à la main	Saisies dans le programme	Issues du logiciel RH
Distribution et signature des bulletins	Généralement non incluses	Selon le programme	Dans le logiciel RH
Archivage quatre ans	Dans l’entreprise	Dans l’entreprise	Dans le logiciel RH
Dépendance à une personne	Faible	Forte	Faible
Coût	Tarif par bulletin ou par salarié	Licence plus le temps de la personne	Cabinet plus 2 € par salarié et par mois

Comment décider

Moins de 10 salariés. Le cabinet, presque toujours. Le volume ne justifie ni de former quelqu’un ni de payer un programme de paie, et le risque d’erreur interne est élevé. Ce qu’il vaut la peine de résoudre, c’est la remise et la signature des bulletins.
De 10 à 50 salariés. Le modèle mixte l’emporte généralement : le cabinet calcule et l’entreprise ordonne les variables et distribue les bulletins depuis son logiciel RH. C’est là que l’on économise le plus d’heures, car les variables ne circulent plus par courriel et les bulletins ne se distribuent plus un par un.
Plus de 50 salariés, ou une convention avec de nombreuses variables. Une personne interne avec un logiciel de paie commence à être rentable, surtout avec des plannings, des primes variables ou plusieurs conventions. Même ainsi, beaucoup d’entreprises gardent le cabinet pour les déclarations fiscales et la Sécurité sociale.
Quelle que soit la taille, si le cabinet est lent, se trompe dans les variables ou si vous ne savez pas ce qui a été remis à qui, le problème n’est pas le cabinet mais le circuit : ordonnez les variables et la distribution avant de changer de prestataire.

Et une règle pour ne pas se tromper sur le coût : ne comparez pas seulement le tarif du cabinet à la licence du programme ; ajoutez dans les deux cas les heures internes passées à collecter les variables, distribuer les bulletins, courir après les signatures et chercher des documents. Nous expliquons comment faire ce calcul dans comment calculer le ROI d’un logiciel RH.

Le travail que personne ne compte : distribuer et archiver

Quel que soit le modèle, chaque mois il faut faire parvenir à chacun son bulletin, avoir la preuve qu’il l’a reçu et le conserver quatre ans. Fait à la main, cela veut dire des courriels individuels, des impressions, des signatures papier et des dossiers. C’est le travail que LapsoWork résout sans remplacer votre cabinet :

Téléversement par lot : vous téléversez un seul PDF avec les bulletins de tout l’effectif et LapsoWork les sépare par salarié.
Attribution automatique et notification : chaque bulletin est déposé dans le portail du salarié concerné, qui reçoit une notification push dans l’application.
Signature de l’accusé de réception : le salarié signe biométriquement la réception depuis son téléphone, avec une preuve à valeur légale.
Historique par salarié : chacun consulte ses bulletins précédents, signés, quand il le souhaite, et l’entreprise dispose de l’archive complète.
Compatible avec votre cabinet : il continue de calculer ; LapsoWork se charge de la distribution, de la signature et de l’archivage.

C’est inclus dans l’offre Basique, à 2 € par salarié et par mois, avec le pointage, les congés et la gestion documentaire. Les détails sont sur la page de distribution des bulletins de paie et sur notre page de tarifs. Et pour savoir comment fonctionne la signature depuis le téléphone, nous l’expliquons dans application pour signer des documents.

Questions fréquentes

Vaut-il mieux externaliser la paie ou la faire dans l’entreprise ?

Cela dépend de la taille et de la complexité de la convention. En dessous de dix salariés, le cabinet est presque toujours rentable ; entre dix et cinquante, le modèle mixte l’emporte généralement, le cabinet calculant et l’entreprise ordonnant les variables et distribuant les bulletins avec son logiciel RH ; au-dessus de cinquante ou avec de nombreuses variables, une personne interne avec un logiciel de paie commence à être rentable.

Quelles obligations ne puis-je pas externaliser même avec un cabinet ?

L’entreprise reste responsable de remettre à chaque salarié le bulletin de paie de l’article 29 du Statut des travailleurs, de conserver la preuve de cette remise, de garder les bulletins et la documentation de cotisation pendant au moins quatre ans et de répondre devant la Sécurité sociale, l’administration fiscale et l’Inspection des erreurs, même si elle se retourne ensuite contre le cabinet.

Puis-je remettre les bulletins de paie par voie électronique ?

Oui. Le Tribunal suprême admet la remise du bulletin de paie sous forme électronique à condition que le salarié puisse y accéder et le conserver. La signature numérique de l’accusé de réception, comme la signature biométrique depuis le téléphone, apporte en plus la preuve de réception.

LapsoWork calcule-t-il la paie ?

Non. Le calcul est fait par votre cabinet ou votre programme de paie. LapsoWork distribue les bulletins déjà calculés : il sépare le PDF par salarié, les dépose dans l’application, recueille la signature biométrique de réception et conserve l’historique. C’est inclus dans l’offre Basique à 2 € par salarié et par mois.

Combien coûte l’externalisation de la paie auprès d’un cabinet ?

Chaque cabinet fixe son tarif, généralement par bulletin ou par salarié et par mois, et il varie souvent selon la convention et le nombre d’incidents. En le comparant à un logiciel interne, ajoutez dans les deux cas les heures internes de collecte des variables, de distribution des bulletins et de relance des signatures : c’est là que se trouve la vraie différence.

Conclusion

Externaliser la paie ou la faire avec un logiciel interne est une décision de taille, de convention et de détenteur de la connaissance, mais aucune des deux options ne vous dispense de remettre, signer et conserver les bulletins, ni d’ordonner les variables qui alimentent le calcul. C’est pourquoi le modèle mixte fonctionne si bien dans la PME : le cabinet calcule et le logiciel RH fait le reste. Pour voir comment la distribution des bulletins se présenterait dans votre entreprise, essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours.