Registro retributivo paso a paso para una pyme: qué datos, cómo calcularlo y qué pasa con la brecha

El registro retributivo es la obligación laboral que más pymes creen que no les afecta y que, sin embargo, aplica a todas desde el 14 de abril de 2021: una empresa con tres empleados tiene que tenerlo igual que una con trescientos. Lo exige el Real Decreto 902/2020 de igualdad retributiva, la Inspección de Trabajo lo pide junto con el registro de jornada y la representación de los trabajadores tiene derecho a consultarlo. La buena noticia es que no es un estudio salarial: es una tabla que se construye con datos que la empresa ya tiene en las nóminas. Esta guía explica qué debe contener, cómo se calcula paso a paso, quién puede verlo, qué ocurre cuando la brecha supera el 25 % y cómo sacarlo del sistema en lugar de rehacerlo cada año a mano.

Qué es y a quién obliga

El artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores obliga a toda empresa a llevar un registro con los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de su plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor. El Real Decreto 902/2020 lo desarrolla y fija su contenido y su procedimiento. Aplica a todas las empresas, con independencia de su tamaño, y a toda la plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos.

No hay que confundirlo con la auditoría retributiva, que solo deben hacer las empresas obligadas a tener plan de igualdad (50 o más trabajadores) y que va más allá: evaluación de puestos de igual valor y plan de corrección. El registro es el punto de partida de ambas cosas.

Qué debe contener

Para cada agrupación de puestos y para cada sexo, el registro recoge la media aritmética y la mediana de lo realmente percibido en el año natural, separado en tres bloques:

1. Salario base.
2. Complementos salariales: antigüedad, nocturnidad, turnicidad, peligrosidad, disponibilidad, incentivos, comisiones, pagas extraordinarias y cualquier otro complemento retributivo.
3. Percepciones extrasalariales: dietas, kilometraje, plus de transporte, indemnizaciones, prestaciones de la Seguridad Social abonadas por la empresa y similares.

Cada complemento y cada percepción se desagrega por concepto, no en un total, para poder ver dónde se produce la diferencia. Los importes se toman equiparados a jornada completa: si una persona trabaja a tiempo parcial, su retribución se eleva a la que correspondería a jornada completa antes de promediar, para que las diferencias reflejen el valor del puesto y no la jornada.

El periodo de referencia es, con carácter general, el año natural, y el registro debe actualizarse cuando cambie sustancialmente alguno de sus elementos.

Cómo se agrupan los puestos

La agrupación es la decisión más delicada, porque de ella depende que las comparaciones tengan sentido:

• Si el convenio define grupos o categorías profesionales, se usan esos.
• Si la empresa tiene un sistema de clasificación por puestos, se agrupan los puestos iguales o de igual valor.
• Un puesto es de igual valor a otro cuando son equivalentes la naturaleza de las funciones, las condiciones educativas y profesionales exigidas y los factores estrictamente relacionados con su desempeño, según el artículo 28.1 del Estatuto. El Real Decreto 902/2020 remite a la valoración de puestos con criterios de adecuación, totalidad y objetividad.

En una pyme lo habitual es partir de los grupos del convenio y, dentro de cada uno, distinguir puestos con funciones claramente distintas. Grupos con una sola persona o con personas de un solo sexo se incluyen igual, aunque en ellos no haya comparación posible.

Cómo calcularlo paso a paso

1. Exporta la nómina del año por persona y concepto: salario base, cada complemento y cada percepción extrasalarial, con el sexo, el grupo profesional, el puesto y el porcentaje de jornada.
2. Equipara a jornada completa las retribuciones de quien trabaja a tiempo parcial o no ha estado todo el año, con el mismo criterio para todos y explicado en el documento.
3. Asigna cada persona a su agrupación de puestos iguales o de igual valor.
4. Calcula, por agrupación y sexo, la media y la mediana de cada bloque y de cada concepto.
5. Calcula la diferencia entre mujeres y hombres en cada agrupación, en porcentaje sobre la retribución de los hombres, tanto para la media como para la mediana.
6. Documenta el método: periodo, criterios de agrupación, tratamiento del tiempo parcial y fuentes, para que quien lo consulte o lo inspeccione entienda cómo se ha hecho.
7. Consulta a la representación de los trabajadores con carácter previo, como exige el real decreto, y deja constancia.
8. Guárdalo y actualízalo cada año o cuando cambie la estructura retributiva.

El Ministerio de Trabajo publica una herramienta de registro retributivo en hoja de cálculo que sirve como formato de referencia; lo que cuesta no es el formato, sino tener los datos limpios y agrupados, y eso es lo que un sistema de RRHH con la plantilla, los puestos y las nóminas ordenadas resuelve en minutos.

Quién puede consultarlo

• La representación legal de los trabajadores tiene acceso al contenido íntegro del registro.
• Si no hay representación, cualquier trabajador puede pedir acceso, pero no a los datos individualizados: la empresa le facilita las diferencias porcentuales entre mujeres y hombres en las retribuciones promediadas, por concepto y por agrupación.
• La Inspección de Trabajo puede requerirlo en cualquier momento, y lo hace cada vez con más frecuencia junto con el registro de jornada.

Los datos individuales son datos personales: el registro se elabora con agregados y el acceso se limita a lo que la norma establece.

Qué pasa si la brecha supera el 25 %

El artículo 28.3 del Estatuto de los Trabajadores añade una obligación para las empresas de al menos 50 trabajadores: cuando el promedio de las retribuciones de un sexo sea superior al del otro en un 25 % o más, tomando el conjunto de la masa salarial o la media de las percepciones satisfechas, la empresa debe incluir en el registro una justificación de que esa diferencia responde a motivos no relacionados con el sexo. Por debajo de 50 no existe la obligación de justificar, pero una diferencia grande en una agrupación es una señal que conviene analizar antes de que la analice otro.

Justificar no es explicar con adjetivos: es mostrar que la diferencia se debe a antigüedad, a complementos ligados a condiciones objetivas del puesto, a jornadas o a variables medibles. Si no se puede justificar, el siguiente paso es corregir, y las empresas con plan de igualdad lo hacen a través de la auditoría retributiva.

Errores frecuentes

• Pensar que no aplica por tener menos de 50 trabajadores. Aplica a todas.
• Agrupar mal: comparar puestos que no son de igual valor, o meter a toda la plantilla en un solo grupo.
• Olvidar las percepciones extrasalariales o dar un total sin desagregar por concepto.
• No equiparar el tiempo parcial, lo que dispara diferencias artificiales en sectores feminizados.
• No consultar a la representación antes de elaborarlo.
• No actualizarlo cuando cambian los complementos o la clasificación.
• Hacerlo en una hoja suelta que nadie encuentra cuando lo pide la Inspección.

Qué sanciones hay

No llevar el registro retributivo o llevarlo de forma incompleta es una infracción grave en materia de relaciones laborales según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, con multas de 751 a 7.500 euros según el grado. Si la falta de registro encubre una discriminación retributiva, la infracción es muy grave, con cuantías muy superiores, y la trabajadora afectada puede reclamar las diferencias. Explicamos el mapa completo de obligaciones por tamaño en compliance laboral para pymes: guía 2026.

Cómo lo facilita LapsoWork

LapsoWork no elabora el registro retributivo por ti, pero pone en un sitio los datos que necesita: la ficha del empleado con grupo profesional, puesto y porcentaje de jornada, las nóminas distribuidas y archivadas por persona y mes, y la exportación a Excel para construir la tabla con el método descrito y actualizarla cada año en minutos. Si tu gestoría calcula las nóminas, en externalizar las nóminas o hacerlas con software propio explicamos cómo encaja el reparto de tareas.

Preguntas frecuentes

¿Qué empresas tienen que hacer el registro retributivo?

Todas, con independencia de su tamaño, desde el 14 de abril de 2021 según el Real Decreto 902/2020 y el artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores. Incluye a toda la plantilla, también al personal directivo. La auditoría retributiva, en cambio, solo obliga a las empresas con plan de igualdad, es decir, a partir de 50 trabajadores.

¿Qué datos incluye el registro retributivo?

Los valores medios (media aritmética y mediana) del salario base, de cada complemento salarial y de cada percepción extrasalarial, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías o puestos de igual valor, referidos al año natural y equiparados a jornada completa.

¿Pueden los trabajadores ver el registro retributivo?

La representación legal de los trabajadores accede al contenido íntegro. Si no hay representación, cualquier trabajador puede pedirlo y la empresa le facilita las diferencias porcentuales entre mujeres y hombres por concepto y agrupación, sin datos individualizados.

¿Qué pasa si la diferencia entre hombres y mujeres supera el 25 %?

En empresas de al menos 50 trabajadores, el artículo 28.3 del Estatuto obliga a incluir en el registro una justificación de que la diferencia responde a motivos no relacionados con el sexo. Por debajo de 50 no hay obligación de justificar, pero la diferencia es una señal que conviene analizar y, si procede, corregir.

¿Cada cuánto hay que actualizar el registro retributivo?

El periodo de referencia es el año natural, así que lo habitual es elaborarlo cada año con los datos del ejercicio cerrado, y actualizarlo cuando cambie sustancialmente la estructura retributiva o la clasificación de puestos.

Conclusión

El registro retributivo es una tabla obligatoria para todas las empresas: media y mediana por sexo de salario base, complementos y percepciones extrasalariales, por grupos o puestos de igual valor, con consulta previa a la representación y justificación de la brecha a partir de 50 trabajadores. Lo que lo hace fácil o difícil es tener la plantilla, los puestos y las nóminas ordenados en un mismo sistema. Si quieres que el próximo registro salga de una exportación, prueba LapsoWork 30 días gratis.