Inspección de Trabajo en una pyme: qué documentos pide, cómo es la visita y cómo responder a un requerimiento

La Inspección de Trabajo llega sin avisar o cita por escrito, pide una lista de documentos, habla con los empleados y se va. Lo que ocurre después depende casi por completo de lo que la empresa tenía preparado antes: un registro de jornada fiable, contratos y nóminas localizables, un calendario expuesto y un plan de prevención al día convierten la visita en un trámite; lo contrario la convierte en un acta. Esta guía explica cómo actúa la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en una pyme, qué documentos pide, cómo son la visita y las entrevistas, qué diferencia un requerimiento de una infracción, qué plazos hay para alegar y cómo prepararse para que el día que venga no cambie nada.

Por qué viene la Inspección

La Ley 23/2015 ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social le atribuye la vigilancia del cumplimiento de la normativa laboral, de Seguridad Social, de prevención de riesgos y de empleo. Las actuaciones tienen tres orígenes:

Campañas planificadas por sector o materia (registro de jornada, contratación temporal, tiempo parcial, prevención, igualdad), con visitas aleatorias.
Denuncia, con frecuencia de un trabajador o extrabajador, que la Inspección no revela. También a través del buzón de la Inspección, que admite comunicaciones anónimas.
Cruce de datos con la Tesorería General de la Seguridad Social, la Agencia Tributaria o el servicio público de empleo: contratos parciales con horas incoherentes, bajas y altas repetidas, ausencia de registro retributivo.

Da igual el origen: los documentos que pide y lo que comprueba son los mismos.

Los documentos que pide

La lista habitual en una pyme, en el orden en que suelen pedirse:

Registro diario de jornada de toda la plantilla del periodo que indique (habitualmente los últimos meses), con conservación de cuatro años y trazabilidad de correcciones. Es lo primero y lo que más actas produce; explicamos las sanciones en sanciones por no cumplir el control horario.
Resumen mensual de horas extraordinarias por trabajador y su reflejo en nómina (artículo 35.5 del Estatuto).
Contratos de trabajo con sus comunicaciones al servicio público de empleo y altas en la Seguridad Social, incluidos los de tiempo parcial con su distribución horaria.
Recibos de salario del periodo y documentos de cotización.
Calendario laboral del año, que debe estar expuesto en el centro.
Convenio colectivo aplicable y, si existen, pactos o acuerdos de empresa.
Plan de prevención de riesgos laborales, evaluación de riesgos, planificación, modalidad preventiva, formación e información de los trabajadores y vigilancia de la salud.
Registro retributivo y, en empresas de 50 o más, plan de igualdad registrado con su auditoría retributiva.
Canal de denuncias de la Ley 2/2023 en empresas de 50 o más, y protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo en todas.
Acuerdos de trabajo a distancia y política de desconexión digital.
Medidas LGTBI y su protocolo en empresas de más de 50.
Documentación de las personas trabajadoras extranjeras cuando proceda, y de contratas y subcontratas presentes en el centro.

El mapa completo de obligaciones por tamaño está en compliance laboral para pymes: guía 2026.

Cómo es la visita

Sin aviso previo, con carácter general: el inspector o subinspector puede entrar libremente y sin previo aviso en cualquier centro de trabajo a cualquier hora, y debe identificarse. No puede impedirse la entrada ni obstruir la actuación; la obstrucción es una infracción propia.
Presencia de la empresa: el inspector comunica su presencia al empresario o a su representante, salvo que considere que perjudica la actuación; la empresa puede acompañarle.
Comprobación física: quién está trabajando, en qué puesto, con qué horario, y contraste con los contratos y con el registro de jornada.
Entrevistas: el inspector puede interrogar en privado a los trabajadores presentes, sin la empresa, sobre horarios reales, horas extra, si fichan cada día, si les han pedido firmar registros o corregirlos. Sus declaraciones tienen peso.
Requerimiento de documentación: lo que no está en el centro se aporta después, en el plazo que fije, normalmente por medios electrónicos, o mediante comparecencia en la oficina de la Inspección.
Diligencia: la actuación se documenta en una diligencia electrónica, que sustituye al antiguo libro de visitas y que se comunica a la empresa.

El inspector puede volver, ampliar la actuación a otros centros o materias y prolongarla durante meses, con un plazo máximo de duración fijado por la ley que solo se interrumpe por causas tasadas.

Requerimiento o acta: la diferencia que importa

La visita puede terminar de tres formas:

Sin medidas, si todo está en orden.
Requerimiento de subsanación: la Inspección ordena corregir el incumplimiento en un plazo, sin sanción, y comprueba después. Es frecuente en materias formales (calendario no expuesto, política de desconexión sin elaborar, evaluación de riesgos incompleta) y cuando la empresa muestra buena fe y capacidad de corregir. Cumplirlo en plazo y con prueba cierra el asunto; ignorarlo lo convierte en acta.
Acta de infracción: propuesta de sanción con la infracción tipificada, su grado y la cuantía, según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Puede acompañarse de acta de liquidación de cuotas a la Seguridad Social y de requerimiento de pago de las diferencias salariales.

También puede adoptar medidas cautelares, como la paralización de trabajos por riesgo grave e inminente.

Plazos y cómo responder

Alegaciones al acta de infracción: quince días hábiles desde la notificación, ante el órgano que instruye; conviene aportar prueba documental (registros, nóminas, contratos, comunicaciones) y no solo argumentos.
Resolución del órgano competente, que puede confirmar, reducir o anular la propuesta; contra ella cabe recurso de alzada en un mes y, después, recurso contencioso-administrativo.
Pago con reducción: en determinados supuestos, el reconocimiento de la responsabilidad y el pago voluntario reducen la sanción, con renuncia a recurrir.
Prescripción: las infracciones en materia laboral prescriben a los tres años; las de Seguridad Social a los cuatro; las de prevención según su gravedad.
Requerimientos: cumplir en el plazo y comunicar la subsanación con prueba, sin esperar a que la Inspección vuelva.

Responder bien no es discutir: es aportar el documento que demuestra el cumplimiento o acreditar que se ha corregido.

Cómo prepararse antes de que venga

Registro de jornada digital y fiable, con trazabilidad, exportable al instante, y que cuadre con la nómina y con lo que dirán los trabajadores.
Cierre mensual documentado: horas extraordinarias resumidas y entregadas con el recibo, pagadas o compensadas dentro de plazo.
Expediente de cada empleado completo: contrato, comunicación, alta, anexos, acuerdo de teletrabajo, cláusula de protección de datos, entrega de la política de desconexión y del protocolo de acoso, con firma.
Calendario laboral expuesto en cada centro y publicado en la app.
Prevención al día: plan, evaluación, planificación, formación y vigilancia de la salud con fechas.
Registro retributivo del último ejercicio y, si procede, plan de igualdad registrado, canal de denuncias publicado y medidas LGTBI aprobadas.
Una carpeta de inspección: la lista de documentos anterior con su ubicación, para entregarla en minutos y no en semanas.
Formación breve a mandos y a quien reciba al inspector: identificación, acompañamiento, no obstruir, no aleccionar a la plantilla, tomar nota de lo solicitado y de los plazos.
Revisión trimestral de una muestra de registros de jornada para detectar huecos antes que la Inspección.
Asesoría laboral avisada desde el primer día, para las alegaciones y los plazos.

Cómo lo facilita LapsoWork

La mayor parte de la lista sale del sistema: el control horario exporta el registro de jornada y el resumen de horas extraordinarias en PDF y CSV auditados con sellado de tiempo y trazabilidad de correcciones; el gestor documental guarda por empleado los contratos, anexos, políticas y protocolos con firma biométrica de recepción; las nóminas distribuidas quedan archivadas y firmadas; y el módulo de vacaciones y ausencias publica el calendario laboral por centro y registra cada permiso con su justificante. Desde 2 € por empleado y mes.

Preguntas frecuentes

¿La Inspección de Trabajo avisa antes de la visita?

Con carácter general, no. El inspector puede entrar libremente y sin previo aviso en cualquier centro de trabajo a cualquier hora, identificándose. Solo en algunos casos cita por escrito a la empresa para que comparezca con documentación en sus oficinas.

¿Qué documentos pide la Inspección de Trabajo en una pyme?

Registro diario de jornada y resumen de horas extraordinarias, contratos con sus comunicaciones y altas en la Seguridad Social, recibos de salario y documentos de cotización, calendario laboral, convenio y acuerdos, plan de prevención con evaluación, formación y vigilancia de la salud, registro retributivo y, según el tamaño, plan de igualdad, canal de denuncias y medidas LGTBI, además de los acuerdos de teletrabajo y la política de desconexión digital.

¿Qué diferencia hay entre un requerimiento y un acta de infracción?

El requerimiento ordena corregir un incumplimiento en un plazo sin sanción, y se cierra si se cumple y se acredita; el acta de infracción propone una sanción con la infracción tipificada, su grado y su cuantía según la LISOS, y puede acompañarse de liquidación de cuotas. Ignorar un requerimiento lo convierte en acta.

¿Cuánto plazo hay para alegar contra un acta de infracción?

Quince días hábiles desde la notificación, aportando la prueba documental que acredite el cumplimiento o la corrección. Contra la resolución cabe recurso de alzada en un mes y después recurso contencioso-administrativo.

¿Puede el inspector hablar con los trabajadores sin la empresa?

Sí. El inspector puede interrogar en privado a los trabajadores presentes sobre horarios, horas extraordinarias y registro de jornada, y sus declaraciones tienen peso en la actuación. La empresa no puede impedirlo ni aleccionar a la plantilla.

Conclusión

La Inspección de Trabajo pide en una pyme una lista conocida de documentos, empezando por el registro de jornada, habla con los trabajadores y contrasta lo que ve con lo que la empresa tiene escrito. Un requerimiento se cierra cumpliéndolo en plazo; un acta se recurre con pruebas en quince días hábiles. Lo que decide el resultado es tener esa lista lista antes de la visita, no después. Si quieres que el registro de jornada, los documentos firmados y las nóminas salgan del sistema en cinco minutos, prueba LapsoWork 30 días gratis.