API de RRHH: cómo integrar LapsoWork con tu ERP, tu programa de nóminas o tu BI

Un software de RRHH que vive aislado obliga a teclear dos veces: las horas que ya están en el control horario se vuelven a meter en el programa de nóminas, las altas que ya están en el ERP se vuelven a dar en la plataforma de personal, y el informe de gerencia se monta cada mes a mano con datos de tres sitios. Una API de RRHH existe para evitar eso: que los sistemas se lean entre sí sin intervención humana. En esta guía explicamos qué datos expone la API REST de LapsoWork, qué integraciones tienen sentido en una pyme, cómo diseñarlas para que no se rompan y cuándo, sinceramente, basta con una exportación a Excel.

Qué expone la API de LapsoWork

La API REST de LapsoWork está documentada públicamente y se autoriza mediante un token de acceso que identifica a tu cuenta. Los recursos principales son:

• Empleados: número de usuarios activos en un rango de fechas, listado completo de empleados activos entre dos fechas y búsqueda por nombre.
• Fichajes: registros de fichaje en el rango de fechas indicado.
• Horas: sumatorio de horas diarias, semanales y mensuales de un empleado.
• Ausencias: ausencias registradas en un rango de fechas.
• Vacaciones: días restantes por empleado.
• Centros de trabajo: listado y búsqueda por nombre.
• Clientes: listado y búsqueda por nombre, para empresas que imputan horas a clientes.
• Documentos: número de archivos subidos y tipos de documento configurados.

Es decir, todo lo que otro sistema necesita leer de RRHH: quién está activo, cuánto ha trabajado, cuándo ha faltado y qué le queda de vacaciones. La documentación de cada endpoint, con sus parámetros de fecha y sus respuestas, está en la página para desarrolladores.

Las cuatro integraciones que compensan en una pyme

1. Nóminas: de las horas al recibo sin teclear

Es la integración con más retorno. Cada cierre de mes, un proceso consulta las horas mensuales de cada empleado y sus ausencias, las convierte en las variables que espera tu programa de nóminas o tu gestoría (horas extra, complementos, descuentos por ausencia) y las entrega en el formato que ese programa importe. LapsoWork no calcula las nóminas, como explicamos en externalizar las nóminas o hacerlas con software propio; lo que hace la API es que las variables lleguen limpias al que sí las calcula. Después, la nómina calculada vuelve a LapsoWork para distribuirse y firmarse.

2. ERP: una sola lista de empleados y centros

Si el ERP es el maestro de empleados y centros, la integración mantiene sincronizadas las altas, bajas y cambios de centro, de modo que nadie da de alta dos veces a la misma persona. Si el maestro es LapsoWork, el ERP lee de la API el listado de empleados activos y los centros. Lo importante es decidir cuál de los dos manda sobre cada dato y no dejar que los dos escriban lo mismo.

3. BI y cuadros de mando

Un panel de gerencia que cada mañana lee horas trabajadas, horas extra, ausencias por tipo y vacaciones pendientes por centro y equipo, sin que nadie exporte nada. Con esos datos se calculan los indicadores de recursos humanos y el absentismo que de otro modo se calculan a mano y se abandonan.

4. Control de accesos y sistemas propios

Empresas con tornos, cerraduras o aplicaciones internas que necesitan saber si una persona está activa o cuántas horas lleva en la semana. La API responde a esas consultas en tiempo real.

Cómo diseñar una integración que no se rompa

1. Decide el sistema maestro de cada dato. Empleados, centros, calendarios, horas: cada uno tiene un dueño. El resto solo lee.
2. Trabaja por rangos de fechas y de forma incremental. Los endpoints de fichajes, horas y ausencias aceptan fecha de inicio y fin; consulta solo lo que ha cambiado desde la última ejecución, no todo el histórico cada vez.
3. Guarda el token como un secreto. En un gestor de secretos o en variables de entorno del servidor, nunca en el código ni en una hoja de cálculo compartida. Rótalo si cambia el responsable.
4. Registra cada ejecución. Qué se consultó, cuántos registros, qué errores. Cuando una nómina salga mal, ese registro es lo que dirá si el dato llegó.
5. Trata los errores sin inventar datos. Si la API no responde, la integración se detiene y avisa; no rellena horas a cero.
6. Respeta los límites de uso y consulta en horas de baja carga para los procesos masivos.
7. Documenta el mapeo. Qué campo de LapsoWork alimenta qué campo del otro sistema y con qué transformación. Es lo que permitirá mantenerlo cuando cambie la persona que lo hizo.
8. Cumple el RGPD. La integración es un tratamiento de datos personales: minimiza los campos que trasladas, limita el acceso y refleja el flujo en el registro de actividades de tratamiento.

Cuándo basta con una exportación

No toda pyme necesita una integración programada. Si cierras nóminas una vez al mes, tienes un solo centro y tu gestoría acepta un Excel, la exportación de informes de horas y ausencias que incluye LapsoWork resuelve el problema en dos minutos al mes. La API compensa cuando hay varios sistemas que necesitan el mismo dato, cuando el proceso es semanal o diario, o cuando el volumen hace que exportar y pegar sea una fuente de errores. Un buen criterio: si alguien dedica más de una hora al mes a mover datos de RRHH entre sistemas, la integración se paga sola, como calculamos en cómo calcular el ROI de un software de RRHH.

Quién puede hacerla

No hace falta un equipo de desarrollo. Un desarrollador con experiencia en APIs REST, interno o externo, monta en pocos días una integración de nóminas o de BI con la documentación pública. Muchas gestorías y proveedores de ERP tienen ya conectores o experiencia con este tipo de integraciones. Y si tu empresa tiene más de cuarenta empleados y necesidades específicas, el plan Personalizado de LapsoWork incluye desarrollos a medida, como puedes ver en nuestra página de precios.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos puedo obtener de la API de LapsoWork?

Empleados activos y su búsqueda por nombre, fichajes y horas diarias, semanales y mensuales por empleado, ausencias en un rango de fechas, días de vacaciones restantes, centros de trabajo, clientes y datos sobre los documentos subidos. La documentación con cada endpoint y sus parámetros está en la página para desarrolladores.

¿Cómo se autentica la API?

Mediante un token de acceso asociado a tu cuenta, que se envía en cada petición. Debe guardarse como un secreto en el servidor que ejecuta la integración, nunca en el código ni en documentos compartidos, y renovarse si cambia la persona responsable.

¿Se puede integrar LapsoWork con el programa de nóminas?

Sí. La integración habitual consulta cada cierre las horas mensuales y las ausencias de cada empleado y las entrega en el formato que importa el programa de nóminas o la gestoría. LapsoWork no calcula las nóminas; distribuye las que calcula tu gestoría o tu programa, y la API se encarga de que las variables lleguen sin teclearlas.

¿Necesito un desarrollador para usar la API?

Para una integración programada, sí: un desarrollador con experiencia en APIs REST, interno o externo, la monta en pocos días con la documentación pública. Para necesidades puntuales, la exportación de informes de horas y ausencias a Excel no requiere ningún desarrollo.

¿La integración cumple el RGPD?

Debe cumplirlo: es un tratamiento de datos personales de los empleados. Traslada solo los campos necesarios, limita quién accede al token y a los datos, registra las ejecuciones y refleja el flujo en el registro de actividades de tratamiento de la empresa.

Conclusión

Una API de RRHH sirve para que las horas, las ausencias y los empleados activos lleguen a la nómina, al ERP o al cuadro de mando sin que nadie los teclee. La de LapsoWork expone exactamente esos datos con autenticación por token y documentación pública, y las integraciones que compensan en una pyme son pocas y claras: nóminas, ERP, BI y control de accesos. Si mueves datos de RRHH a mano más de una hora al mes, prueba LapsoWork 30 días gratis y revisa la documentación de la API con tu desarrollador.