Aplicación para asinar documentos: comparativa 2026 para empresas

Asinar documentos é unha das tarefas máis repetitivas do día a día de calquera empresa: contratos, nóminas, autorizacións, permisos de vacacións, acordos con provedores… Imprimir, asinar á man, escanear e arquivar é un proceso lento e propenso a erros. Unha aplicación para asinar documentos elimina todo ese trámite: o documento asínase en segundos desde o móbil ou o ordenador e queda arquivado con validez legal. Nesta comparativa 2026 repasamos as opcións máis usadas e en que se diferencian.

Que debe ter unha boa aplicación de sinatura

Antes de elixir ferramenta, convén saber que tipo de sinatura electrónica necesitas. O Regulamento europeo eIDAS (910/2014) distingue tres niveis, todos con validez xurídica pero con distinta forza probatoria:

• Sinatura electrónica simple: un check, un clic ou unha sinatura trazada na pantalla. Válida, pero fácil de cuestionar ante un tribunal.
• Sinatura electrónica avanzada: vinculada de forma única ao asinante e capaz de detectar calquera cambio posterior no documento (por exemplo, a sinatura biométrica que captura presión, velocidade e trazo). É a máis habitual para contratos laborais.
• Sinatura electrónica cualificada: a de maior nivel, equiparada legalmente á sinatura manuscrita, baseada en certificado cualificado.

Para a maioría das xestións internas dunha peme, a sinatura avanzada é máis que suficiente. Con isto claro, vexamos as aplicacións.

DocuSign

DocuSign é unha das aplicacións máis usadas do mundo para asinar documentos electronicamente. Admite formatos PDF, Word, Excel e imaxes, e permite enviar documentos para asinar a varios destinatarios con seguimento do estado de cada sinatura.

Pros

• Estándar do mercado, moi estendido e recoñecido por terceiros.
• Sinatura desde calquera dispositivo e fluxos de sinatura con varios asinantes.
• Cumpre o eIDAS e admite sinatura avanzada e cualificada.

Contras

• Os plans de pago soben rápido de prezo segundo o volume e os usuarios.
• É unha ferramenta de sinatura illada: non xestiona o resto da documentación de RRHH nin os datos do empregado.

SigningHub

SigningHub permite sinaturas dixitais avanzadas con validez legal e dá a opción de avaliar cada sinatura por documento. Ofrece unha versión de proba temporal e plans de subscrición de pago unha vez esgotado o período gratuíto.

Pros

• Sinatura electrónica avanzada con rastrexabilidade e selaxe de tempo.
• Boa opción para fluxos de aprobación con validación por documento.

Contras

• A curva de aprendizaxe é algo maior ca a doutras aplicacións.
• Centrado na sinatura; require integrarse con outro sistema para o resto da xestión documental.

PDFelement

PDFelement é unha aplicación de escritorio para editar PDF que incorpora a posibilidade de inserir sinatura dixital. Converte formatos con facilidade e resulta cómoda cando o que necesitas é, sobre todo, editar documentos.

Pros

• Moi completa como editor de PDF (unir, dividir, converter, comentar).
• Inclúe sinatura dixital dentro do propio editor.

Contras

• Está pensada principalmente para a edición de PDF, non para xestionar fluxos de sinatura con empregados.
• Algúns usuarios da versión móbil informan de problemas de sincronización e de gardado entre dispositivos.

LapsoWork, a sinatura integrada no teu software de RRHH

As aplicacións anteriores resolven ben a sinatura como tarefa illada. Pero nunha empresa o problema non é só asinar: é asinar e ter despois ese contrato, esa nómina ou esa autorización ordenados, accesibles e vinculados ao empregado correcto. É aí onde unha ferramenta específica de sinatura queda curta e entra un enfoque distinto.

LapsoWork é un software de RRHH para pemes que inclúe xestor documental con sinatura electrónica integrada. Isto significa que:

• O empregado asina desde calquera dispositivo (móbil, tableta ou ordenador) sen instalar nada.
• Cada documento asinado queda arquivado automaticamente na ficha do traballador, sen escanear nin mover cartafoles.
• A sinatura é avanzada e conforme ao eIDAS, con evidencias que achegan seguridade xurídica.
• Todo convive co resto da xestión: fichaxe, nóminas, vacacións e quendas na mesma plataforma.

A diferenza práctica é clara: en lugar de ter unha aplicación para asinar, outra para o control horario e un cartafol compartido para arquivar, telo todo nun único sitio. Menos ferramentas, menos erros e cero papelorio.

Que aplicación elixir?

Non hai unha única resposta correcta; depende de para que asinas:

• Se só necesitas enviar documentos soltos para asinar a clientes ou provedores externos, DocuSign ou SigningHub cumpren de sobra.
• Se a túa prioridade é editar PDF e asinar de forma puntual, PDFelement encaixa.
• Se o que queres é asinar a documentación dos teus empregados (contratos, nóminas, permisos) e tela ordenada, o lóxico é integrar a sinatura dentro do teu software de RRHH e non sumar outra ferramenta máis.

En calquera caso, verifica sempre que a solución elixida cumpre o Regulamento eIDAS e ofrece evidencias da sinatura: é o que che dará seguridade xurídica o día que se cuestione un documento. Se queres ver como funciona a sinatura integrada co resto da xestión de persoal, podes pedir unha demostración ou revisar os nosos plans.