Como calcular o ROI dun software de RRHH na túa peme (con exemplo para 30 empregados)

Un software de RRHH para unha peme custa entre unhas decenas e uns centos de euros ao mes. A pregunta non é se é caro, senón se devolve máis do que custa, e iso pódese calcular cunha folla e dez minutos. Neste artigo explicamos como calcular o ROI dun software de RRHH sen inflar cifras: que custos hai que contar de verdade, que aforros se poden medir, cales convén deixar fóra e un exemplo completo para unha peme de 30 empregados que podes refacer cos teus propios datos. Se o que buscas primeiro son os prezos do mercado, temos a guía sobre canto custa un software de RRHH para unha peme.

A fórmula, sen misterio

O retorno do investimento calcúlase así:

ROI = (beneficio anual − custo anual) / custo anual

Un ROI de 3 significa que por cada euro que pagas recuperas ese euro e gañas tres máis. O complemento útil é o prazo de recuperación: cantos meses tardan os aforros en cubrir o pagado. Nun software por subscrición sen permanencia o prazo adoita ser curto, porque non hai un investimento inicial que amortizar.

O difícil non é a fórmula, senón non enganarse nos dous lados: contar todos os custos e contar só os aforros que podes medir.

Lado do custo: todo o que pagas

1. Licenza. Prezo por empregado e mes multiplicado polos empregados activos e por doce. Con LapsoWork, 2 € por empregado e mes no plan Básico e 3,50 € no Avanzado, sen mínimo de persoal.
2. Implantación e migración. Algúns provedores cobran a configuración inicial e a migración de datos; outros inclúena. Pregúntao antes: na guía de prezos explicamos que é o custo oculto máis frecuente. LapsoWork migra os datos de Excel ou do software anterior sen custo.
3. Tempo interno de posta en marcha. As horas que o teu equipo dedica a configurar calendarios, dar de alta o persoal e formarse. Adoitan ser poucas, pero cóntaas: multiplica horas polo custo hora de quen as dedica.
4. Permanencia. Non é un custo directo, pero si un risco: un contrato anual que non podes cancelar se o software non funciona é un custo potencial de doce meses. Sen permanencia, o risco é un mes.
5. Módulos que activarás despois. Se sabes que necesitarás quendas ou canle de denuncias nuns meses, calcula co plan que os inclúe, non co de entrada.

Lado do beneficio: só o que podes medir

Horas de administración que desaparecen

É o aforro principal e o máis fácil de medir. Anota durante dúas semanas canto tempo dedica quen leva o persoal a: perseguir fichaxes e cadrar horas, xestionar solicitudes de vacacións por WhatsApp ou correo, distribuír nóminas e recoller sinaturas, buscar contratos e certificados, e preparar a documentación cando a pide a xestoría ou a Inspección. Multiplica por 26 quincenas e polo custo hora desa persoa (salario bruto máis cotizacións, dividido por horas anuais). Ese é o aforro bruto; réstalle o tempo que seguirá dedicando co software, que non é cero.

Erros que deixan de custar diñeiro

Vacacións mal descontadas que hai que recalcular, nóminas con variables mal comunicadas á xestoría que se refán, documentos perdidos que se piden de novo. Conta os do último ano e pon un custo a cada un en horas e, se o houbo, en diñeiro devolto ou pagado de máis. É un aforro real, pero adoita ser menor que o das horas.

Risco de sanción, con sentido

Non levar o rexistro de xornada é unha infracción grave do artigo 7.5 da LISOS, sancionada con entre 751 e 7.500 euros. É tentador poñer a cifra máxima na columna de beneficios; non o fagas. Se queres incluíla, usa un valor esperado: a multa que che tocaría multiplicada pola probabilidade que lle deas a unha inspección nun ano. E lembra que o software non elimina o risco; elimínao fichar de verdade. Temos o detalle na táboa de sancións do control horario.

O que non convén meter

Retención do talento, clima laboral, produtividade dos empregados ou absentismo son efectos reais pero case imposibles de atribuír ao software con honestidade. Déixaos fóra do cálculo e menciónaos como beneficios non cuantificados. Un ROI que se sostén só con horas e erros é un ROI que podes defender ante a xerencia.

Exemplo: unha peme de 30 empregados

As cifras do exemplo son supostos para que vexas o método; substitúeas polas túas.

Custo anual

• Licenza: 30 empregados × 2 € × 12 meses = 720 € (plan Básico de LapsoWork).
• Implantación e migración: 0 € (incluídas).
• Tempo interno de posta en marcha: supoñamos 6 horas a 20 €/hora = 120 €, só o primeiro ano.
• Total primeiro ano: 840 €. Anos seguintes: 720 €.

Beneficio anual

• Horas de administración: supoñamos que quen leva o persoal dedica hoxe 15 horas ao mes a fichaxes, vacacións, nóminas e documentos, e que co software pasa a 5. Aforra 10 horas ao mes, 120 ao ano, a 20 €/hora = 2.400 €.
• Erros evitados: supoñamos 4 incidencias ao ano (vacacións recalculadas, nóminas refeitas) a 2 horas cada unha, máis 300 € pagados de máis nunha delas = 160 € + 300 € = 460 €.
• Risco de sanción: supoñamos unha probabilidade do 10 % de inspección no ano e unha multa en grao mínimo de 751 €: valor esperado 75 €. Incluímolo para que o cálculo estea completo; poderías deixalo a cero.
• Total: 2.935 €.

Resultado

• ROI primeiro ano: (2.935 − 840) / 840 = 2,5. Por cada euro pagado, recuperas o euro e gañas dous e medio.
• Prazo de recuperación: 840 € / (2.935 € / 12) = 3,4 meses.
• A partir do segundo ano, con 720 € de custo, o ROI sobe a 3,1.

Se as túas 15 horas ao mes son en realidade 8, o ROI baixa; se son 25, sobe. Por iso o paso que importa é medir as horas actuais durante dúas semanas, non copiar o exemplo.

Que facer co resultado

• Se o ROI sae alto con horas realistas, o software págase só e a discusión debe pasar a cal elixir. A nosa guía sobre os dez erros ao implantar un software de RRHH axuda a non perder o retorno na implantación.
• Se sae axustado, revisa o lado do custo: un produto con implantación de pago e permanencia anual pode converter un ROI positivo en negativo o primeiro ano. Compara con prezos públicos, como fixemos na comparativa de prezos de software de RRHH.
• Despois de implantar, volve medir. As mesmas dúas semanas de anotar horas, seis meses despois, danche o ROI real e non o previsto. Os indicadores de recursos humanos que podes sacar do propio software completan a foto.

Preguntas frecuentes

Como se calcula o ROI dun software de RRHH?

Restándolle ao beneficio anual (horas de administración aforradas, erros evitados e, con prudencia, risco de sanción reducido) o custo anual (licenza, implantación, tempo interno) e dividindo o resultado por ese custo. Un ROI de 2 significa que recuperas o pagado e gañas dúas veces máis. O prazo de recuperación indica en cantos meses os aforros cobren o custo.

Que aforros podo incluír sen inflar o cálculo?

As horas de administración que se eliminan, medidas durante dúas semanas antes de implantar, e os erros do último ano co seu custo en horas e diñeiro. A retención do talento, o clima laboral ou a produtividade son beneficios reais pero difíciles de atribuír ao software; convén mencionalos sen poñerlles cifra.

Canto custa un software de RRHH para 30 empregados?

Con LapsoWork, 720 € ao ano no plan Básico (2 € por empregado e mes) ou 1.260 € no Avanzado (3,50 €), sen permanencia nin custo de implantación. No mercado español os prezos de entrada van de 2 € a máis de 8 € por empregado e mes, e algúns provedores cobran ademais a implantación.

Debo contar as multas evitadas como beneficio?

Con prudencia. A sanción por non levar rexistro de xornada vai de 751 a 7.500 euros como infracción grave; non a poñas enteira. Usa un valor esperado (multa por probabilidade de inspección) ou déixaa fóra e menciónaa como risco reducido. O ROI que se defende ben é o que se sostén con horas e erros.

En canto tempo se recupera o investimento?

Nun software por subscrición sen custo de implantación, normalmente en poucos meses, porque non hai investimento inicial que amortizar e o aforro de horas comeza o primeiro mes. No exemplo de 30 empregados, con supostos moderados, o prazo é duns tres meses e medio.

Conclusión

Calcular o ROI dun software de RRHH nunha peme non require consultores: conta todo o que pagas, mide durante dúas semanas as horas que dedicas hoxe a administrar persoal e sé prudente co que non podes medir. Con eses datos, a decisión deixa de ser unha sensación. E se queres que a medición sexa real e non un exemplo, proba LapsoWork 30 días gratis e compara as horas antes e despois; os prezos están na nosa páxina de prezos.