Système de gestion documentaire : questions fréquentes

Contrats, bulletins de paie, arrêts de travail, politiques internes, certificats… La paperasse d’une entreprise s’accumule chaque mois et, si elle n’est pas bien organisée, elle finit dispersée entre dossiers partagés, e-mails et tiroirs. Un système de gestion documentaire met de l’ordre dans tout cela. Dans cet article, nous répondons aux questions les plus fréquentes que nous posent les PME lorsqu’elles envisagent de numériser et de centraliser leur documentation.

Qu’est-ce qu’un système de gestion documentaire ?

Un système de gestion documentaire (SGD) est un logiciel conçu pour administrer, contrôler et stocker de façon centralisée tous les documents dont une organisation a besoin pour fonctionner.

La norme internationale ISO 15489, référence en matière de gestion des documents, définit cette discipline comme l’ensemble des tâches de création, de réception, de conservation, d’utilisation et de sort final des documents tout au long de leur cycle de vie. En termes simples : il s’agit de faire en sorte que chaque document soit là où il doit être, accessible à qui en a besoin et protégé de qui ne doit pas le voir.

Face à l’archivage papier classique ou aux dossiers épars sur un disque partagé, un SGD apporte structure, traçabilité et sécurité. Vous savez qui a téléversé chaque fichier, qui l’a consulté et quelle est la version en vigueur.

À quoi sert un système de gestion documentaire ?

Au-delà de « ranger des fichiers », un bon système de gestion documentaire résout des problèmes concrets du quotidien. Voici ses principaux avantages :

• Il accélère les processus. Retrouver un contrat ou un bulletin de paie cesse d’être une recherche de dix minutes entre les dossiers. Vous localisez et partagez n’importe quel document en quelques secondes, ce qui réduit le temps et les coûts.
• Il renforce la sécurité de l’information. Le format numérique évite la détérioration, la perte ou le vol du papier, et permet de contrôler les versions pour toujours savoir laquelle est la définitive.
• Il facilite le travail d’équipe. Plusieurs personnes peuvent accéder au même document sans dupliquer les fichiers ni s’envoyer des versions par e-mail.
• Il maîtrise les accès. Vous pouvez décider quels documents chaque personne ou chaque service peut consulter, protégeant ainsi les informations sensibles et respectant la réglementation sur la protection des données.
• Il améliore la prise de décision. Avec des informations pertinentes disponibles et bien ordonnées, la direction et les ressources humaines prennent de meilleures décisions, et plus rapidement.

Dans le domaine des ressources humaines, un gestionnaire documentaire est particulièrement utile pour conserver les contrats, les avenants, les arrêts de travail, les formations à la prévention des risques ou la documentation signée par chaque employé, le tout rattaché à sa fiche.

Comment choisir un système de gestion documentaire adapté ?

Tous les systèmes ne servent pas à la même chose ni à toutes les tailles d’entreprise. Pour faire le bon choix, suivez ces étapes :

1. Identifiez les besoins réels de votre entreprise

Avant de regarder les outils, demandez-vous quel problème vous voulez résoudre. Avez-vous besoin de centraliser la documentation liée au personnel ? De signer des contrats à distance ? De donner aux employés accès à leurs propres bulletins de paie ? Bien définir l’objectif évite de payer pour des fonctionnalités que vous n’utiliserez pas.

2. Évaluez la sécurité et la conformité réglementaire

Le système doit se conformer au Reglamento General de Protección de Datos (RGPD, Règlement général sur la protection des données) et garantir le contrôle des accès, le chiffrement et la conservation adéquate des documents. Pour la documentation liée au personnel, ce n’est pas une option : c’est une obligation légale.

3. Vérifiez qu’il s’intègre à votre gestion du personnel

Un gestionnaire documentaire isolé oblige à dupliquer le travail. L’idéal est qu’il fasse partie de votre logiciel de RH, de sorte que chaque document soit rattaché à l’employé et connecté au reste des processus : contrôle du temps de travail, congés ou paie.

4. Choisissez l’option qui correspond à votre budget

Il existe des solutions très complètes destinées aux grandes entreprises comme des outils simples et abordables pensés pour les PME. Choisissez celle qui couvre vos besoins sans surdimensionner la dépense.

Le gestionnaire documentaire de LapsoWork

LapsoWork intègre une fonctionnalité de gestion documentaire qui permet de regrouper toute l’information et la documentation de votre entreprise en format numérique. Avec elle, vous pouvez :

• Stocker et organiser les documents de chaque employé dans sa fiche.
• Partager contrats, politiques ou communications de façon sécurisée.
• Signer des documents numériquement, sans imprimer ni scanner.
• Contrôler qui accède à chaque fichier.

Et comme elle fait partie d’une plateforme intégrale de ressources humaines, la documentation reste connectée au pointage, aux plannings, aux congés et au reste de la gestion de l’équipe. Vous pouvez découvrir tous les détails sur la page du logiciel de gestionnaire documentaire.

Vous souhaitez le voir fonctionner avec la documentation réelle de votre entreprise ? Demandez une démo et nous vous le montrons sans engagement.