Contratos, nóminas, partes de baixa, políticas internas, certificados… O papelame dunha empresa medra cada mes e, se non está ben organizado, acaba disperso entre cartafoles compartidos, correos e caixóns. Un sistema de xestión documental pon orde en todo iso. Neste artigo resolvemos as preguntas máis frecuentes que nos fan as pemes cando pensan en dixitalizar e centralizar a súa documentación.
Que é un sistema de xestión documental?
Un sistema de xestión documental (SXD) é un software deseñado para administrar, controlar e almacenar de forma centralizada todos os documentos que unha organización necesita para funcionar.
A norma internacional ISO 15489, referencia en materia de xestión de documentos, define esta disciplina como o conxunto de tarefas de creación, recepción, mantemento, uso e disposición dos documentos ao longo do seu ciclo de vida. Dito de forma sinxela: trátase de que cada documento estea onde ten que estar, accesible para quen o necesita e protexido fronte a quen non debe velo.
Fronte ao clásico arquivo en papel ou aos cartafoles soltos nun disco compartido, un SXD achega estrutura, rastrexabilidade e seguridade. Sabes quen subiu cada ficheiro, quen o consultou e cal é a versión vixente.
Para que serve un sistema de xestión documental?
Máis alá de «gardar ficheiros», un bo sistema de xestión documental resolve problemas concretos do día a día. Estes son os seus principais beneficios:
- Acelera os procesos. Atopar un contrato ou unha nómina deixa de ser unha busca de dez minutos entre cartafoles. Localizas e compartes calquera documento en segundos, o que reduce tempo e custos.
- Aumenta a seguridade da información. O formato dixital evita a deterioración, a perda ou o roubo do papel, e permite controlar versións para saber sempre cal é a definitiva.
- Facilita o traballo en equipo. Varias persoas poden acceder ao mesmo documento sen duplicar ficheiros nin enviarse versións por correo.
- Controla os accesos. Podes decidir que documentos ve cada persoa ou departamento, protexendo a información sensible e cumprindo coa normativa de protección de datos.
- Mellora a toma de decisións. Coa información relevante dispoñible e ordenada, dirección e recursos humanos toman mellores decisións e con máis rapidez.
No ámbito de recursos humanos, un xestor documental é especialmente útil para custodiar contratos, prórrogas, partes de baixa, cursos de prevención de riscos ou a documentación asinada por cada empregado, todo vinculado á súa ficha.
Como elixir un sistema de xestión documental axeitado?
Non todos os sistemas serven para o mesmo nin para calquera tamaño de empresa. Para acertar, sigue estes pasos:
1. Identifica as necesidades reais da túa empresa
Antes de mirar ferramentas, pregúntate que problema queres resolver. Necesitas centralizar a documentación laboral? Asinar contratos a distancia? Dar acceso aos empregados ás súas propias nóminas? Definir ben o obxectivo evita pagar por funcións que non vas usar.
2. Valora a seguridade e o cumprimento normativo
O sistema debe cumprir co Regulamento xeral de protección de datos (RXPD) e garantir o control de accesos, a cifraxe e a conservación axeitada dos documentos. En documentación laboral isto non é opcional: é unha obriga legal.
3. Comproba que se integra coa túa xestión de persoal
Un xestor documental illado obriga a duplicar traballo. O ideal é que forme parte do teu software de RRHH, de modo que cada documento quede vinculado ao empregado e conectado co resto de procesos: control horario, vacacións ou nóminas.
4. Elixe a opción que encaixe co teu orzamento
Existen desde solucións moi completas orientadas a grandes corporacións ata ferramentas sinxelas e económicas pensadas para pemes. Elixe a que cubra as túas necesidades sen sobredimensionar o gasto.
O xestor documental de LapsoWork
LapsoWork inclúe unha funcionalidade de xestión documental que permite unificar toda a información e documentación da túa empresa en formato dixital. Con ela podes:
- Almacenar e organizar os documentos de cada empregado na súa ficha.
- Compartir contratos, políticas ou comunicados de forma segura.
- Asinar documentos dixitalmente, sen imprimir nin escanear.
- Controlar quen accede a cada ficheiro.
E como é parte dunha plataforma integral de recursos humanos, a documentación queda conectada coa fichaxe, as quendas, as vacacións e o resto da xestión do equipo. Podes coñecer todos os detalles na páxina do software de xestor documental.
Queres velo funcionando coa documentación real da túa empresa? Solicita unha demostración e ensinámoscho sen compromiso.