Contractes, nòmines, comunicats de baixa, polítiques internes, certificats… La paperassa d’una empresa creix cada mes i, si no està ben organitzada, acaba dispersa entre carpetes compartides, correus i calaixos. Un sistema de gestió documental posa ordre en tot això. En aquest article resolem les preguntes més freqüents que ens fan les pimes quan es plantegen digitalitzar i centralitzar la seva documentació.
Què és un sistema de gestió documental?
Un sistema de gestió documental (SGD) és un programari dissenyat per administrar, controlar i emmagatzemar de manera centralitzada tots els documents que una organització necessita per funcionar.
La norma internacional ISO 15489, referent en matèria de gestió de documents, defineix aquesta disciplina com el conjunt de tasques de creació, recepció, manteniment, ús i disposició dels documents al llarg del seu cicle de vida. Dit de manera senzilla: es tracta que cada document sigui on ha de ser, accessible per a qui el necessita i protegit davant de qui no l’ha de veure.
Davant de l’arxiu clàssic en paper o de les carpetes soltes en un disc compartit, un SGD aporta estructura, traçabilitat i seguretat. Saps qui ha pujat cada fitxer, qui l’ha consultat i quina és la versió vigent.
Per a què serveix un sistema de gestió documental?
Més enllà de «desar fitxers», un bon sistema de gestió documental resol problemes concrets del dia a dia. Aquests en són els principals beneficis:
- Accelera els processos. Trobar un contracte o una nòmina deixa de ser una cerca de deu minuts entre carpetes. Localitzes i comparteixes qualsevol document en segons, cosa que redueix temps i costos.
- Augmenta la seguretat de la informació. El format digital evita el deteriorament, la pèrdua o el robatori del paper, i permet controlar les versions per saber sempre quina és la definitiva.
- Facilita el treball en equip. Diverses persones poden accedir al mateix document sense duplicar fitxers ni enviar-se versions per correu.
- Controla els accessos. Pots decidir quins documents veu cada persona o departament, protegint la informació sensible i complint la normativa de protecció de dades.
- Millora la presa de decisions. Amb la informació rellevant disponible i ordenada, la direcció i recursos humans prenen decisions millors i amb més rapidesa.
En l’àmbit dels recursos humans, un gestor documental és especialment útil per custodiar contractes, pròrrogues, comunicats de baixa, cursos de prevenció de riscos o la documentació signada per cada empleat, tot vinculat a la seva fitxa.
Com triar un sistema de gestió documental adequat?
No tots els sistemes serveixen per al mateix ni per a qualsevol mida d’empresa. Per encertar, segueix aquests passos:
1. Identifica les necessitats reals de la teva empresa
Abans de mirar eines, pregunta’t quin problema vols resoldre. Necessites centralitzar la documentació laboral? Signar contractes a distància? Donar accés als empleats a les seves pròpies nòmines? Definir bé l’objectiu evita pagar per funcions que no faràs servir.
2. Valora la seguretat i el compliment normatiu
El sistema ha de complir el Reglament general de protecció de dades (RGPD) i garantir el control d’accés, el xifratge i la conservació adequada dels documents. En la documentació laboral això no és opcional: és una obligació legal.
3. Comprova que s’integra amb la teva gestió de personal
Un gestor documental aïllat obliga a duplicar feina. L’ideal és que formi part del teu programari de recursos humans, de manera que cada document quedi vinculat a l’empleat i connectat amb la resta de processos: control horari, vacances o nòmines.
4. Tria l’opció que encaixi amb el teu pressupost
Hi ha des de solucions molt completes orientades a grans corporacions fins a eines senzilles i assequibles pensades per a pimes. Tria la que cobreixi les teves necessitats sense sobredimensionar la despesa.
El gestor documental de LapsoWork
LapsoWork inclou una funcionalitat de gestió documental que permet unificar tota la informació i la documentació de la teva empresa en format digital. Amb aquesta funcionalitat pots:
- Emmagatzemar i organitzar els documents de cada empleat a la seva fitxa.
- Compartir contractes, polítiques o comunicats de manera segura.
- Signar documents digitalment, sense imprimir ni escanejar.
- Controlar qui accedeix a cada fitxer.
I, com que forma part d’una plataforma integral de recursos humans, la documentació queda connectada amb el fitxatge, els torns, les vacances i la resta de la gestió de l’equip. Pots consultar tots els detalls a la pàgina del programari de gestor documental.
Vols veure com funciona amb la documentació real de la teva empresa? Sol·licita una demo i te l’ensenyem sense compromís.