En el mundo moderno la cantidad de información, documentos y datos es tan grande que una empresa puede no dar abasto a la hora de organizarlos. No saber dónde está un documento puede suponer un retraso en la producción o en un pago. La necesidad de mantener todo en orden y a mano crece día a día. En este contexto nace el sistema de gestión documental. Si quieres saber qué es, para qué sirve y cómo elegir uno quédate a leerlo.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
La gestión documental consiste según la norma ISO 15489-1:2001 en la recepción, creación, mantenimiento, disposición y utilización de los documentos, de un modo eficiente y sistemático. Dentro de las empresas hay ciertos sistemas que llevan a cabo esta tarea para facilitar al máximo cualquier actividad donde se necesiten los documentos. Por tanto, podemos decir que, un sistema de gestión documental es un sistema diseñado para administrar, controlar y almacenar los documentos que se necesitan en una organización.
¿Para qué sirve un sistema de gestión documental?
Estos gestores documentales facilitan el día a día de una empresa:
- Agilizan los procesos de un negocio al tener a mano toda la documentación. La mayoría de este tipo de sistemas son digitales, es decir, suelen ser software de gestión documental, por lo que el acceso a cada documento es fácil y rápido. Además, te permiten compartir documentos con cualquier persona de forma rápida, ahorrando tiempos y costes.
- Información segura. Con este tipo de documentos en formato digital se disminuyen los riesgos inherentes a la gestión de contenido de una empresa a través de documentos en papel. La digitalización de documentos para su gestión permite que no se deteriore ningún documento, así como evita que se pierda o extravíe, o incluso se pueden mantener diferentes versiones del mismo documento si la creación se hace online. Esto pasa de forma similar con algunos gestores de contenidos online, que cuentan con control de versiones.
- Colaboración conjunta. Hay algunos gestores de documentos, en concreto aquellos que permiten la creación de documentos, que pueden ser utilizados por diferentes personas al mismo tiempo. En este caso varios empleados podrían estar trabajando en el mismo documento a la vez.
- Control de accesos. Los sistemas de gestión de documentos tienen la características de que se pueden permitir y denegar accesos según los tipos de documentos. Así evitas que la información y datos más importantes puedan ser leídos por personas no deseadas.
- Mejor toma de decisiones. Al contar con toda la información relevante y a mano, las personas pueden tomar mejores decisiones para la empresa.
¿Cómo elegir un sistema de gestión documental adecuado?
A la hora de elegir un sistema de gestión documental para tu empresa debes conocer tus necesidades. Una vez has identificado las características que debe tener, puedes buscar información sobre los diferentes opciones que hay en el mercado y elegir aquella que se ajuste a tu presupuesto.
Nuestra herramienta de recursos humanos cuenta con una funcionalidad de gestor documental. Por lo que si estás buscando una app que te ayude en cualquier tarea administrativa y de personal de tu empresa, además de la gestión documental, echa un vistazo a sus características.
En el caso de la función de gestión documental, hay que destacar que lapsowork te permite unificar toda la información y documentación de tu empresa de forma digital. Podrás almacenar expedientes electrónicos de todo tu personal, donde se incluyan sus certificados, cursos y cualquier información relevante para la toma de decisiones. Puedes configurar los expedientes y documentación según mejor te convenga. Además desde esta app puedes firmar documentos para agilizar los proyectos. Y si no te convence, ponte en contacto con nosotros, podemos adaptar el gestor documental según tus necesidades y las de tu empresa.
Espero que te haya quedado claro que es un sistema de gestión documental y cómo puede ayudar a tu empresa.
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