Registre des rémunérations pas à pas pour une PME en Espagne : quelles données, comment le calculer et que faire de l’écart

Le registre des rémunérations est l’obligation sociale que la plupart des PME croient ne pas les concerner et qui, pourtant, s’applique à toutes depuis le 14 avril 2021 : une entreprise de trois salariés doit l’avoir comme une entreprise de trois cents. Il est exigé par le décret royal 902/2020 sur l’égalité de rémunération, l’Inspection du travail le demande avec l’enregistrement du temps de travail et les représentants du personnel ont le droit de le consulter. La bonne nouvelle : ce n’est pas une étude salariale, c’est un tableau construit avec des données que l’entreprise a déjà dans ses bulletins de paie. Ce guide explique ce qu’il doit contenir, comment le calculer pas à pas, qui peut le voir, ce qui se passe quand l’écart dépasse 25 % et comment le sortir du système au lieu de le refaire chaque année à la main.

Ce que c’est et qui doit le tenir

L’article 28.2 du Statut des travailleurs oblige toute entreprise à tenir un registre des valeurs moyennes des salaires, des compléments salariaux et des versements non salariaux de son effectif, ventilées par sexe et réparties par groupes professionnels, catégories professionnelles ou postes égaux ou de valeur égale. Le décret royal 902/2020 le développe et fixe son contenu et sa procédure. Il s’applique à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, et à tout l’effectif, y compris les cadres dirigeants.

Il ne faut pas le confondre avec l’audit des rémunérations, que seules doivent réaliser les entreprises tenues d’avoir un plan d’égalité (50 travailleurs ou plus) et qui va plus loin : évaluation des postes de valeur égale et plan de correction. Le registre est le point de départ des deux.

Ce qu’il doit contenir

Pour chaque regroupement de postes et pour chaque sexe, le registre recueille la moyenne arithmétique et la médiane de ce qui a été réellement perçu sur l’année civile, en trois blocs :

Salaire de base.
Compléments salariaux : ancienneté, travail de nuit, travail posté, dangerosité, disponibilité, incitations, commissions, primes extraordinaires et tout autre complément de rémunération.
Versements non salariaux : indemnités de repas, kilométrage, prime de transport, indemnités, prestations de Sécurité sociale versées par l’entreprise et similaires.

Chaque complément et chaque versement sont ventilés par élément, pas en total, pour voir où se produit la différence. Les montants sont pris ramenés au temps plein : si une personne travaille à temps partiel, sa rémunération est portée à celle qui correspondrait au temps plein avant de faire la moyenne, pour que les écarts reflètent la valeur du poste et non la durée du travail.

La période de référence est, en règle générale, l’année civile, et le registre doit être mis à jour quand l’un de ses éléments change substantiellement.

Comment regrouper les postes

Le regroupement est la décision la plus délicate, car c’est de lui que dépend la pertinence des comparaisons :

Si la convention définit des groupes ou catégories professionnels, on les utilise.
Si l’entreprise dispose d’un système de classification par postes, on regroupe les postes égaux ou de valeur égale.
Un poste est de valeur égale à un autre lorsque sont équivalents la nature des fonctions, les conditions de formation et professionnelles exigées et les facteurs strictement liés à leur exercice, selon l’article 28.1 du Statut. Le décret royal 902/2020 renvoie à l’évaluation des postes selon des critères d’adéquation, d’exhaustivité et d’objectivité.

Dans une PME, on part généralement des groupes de la convention et, dans chacun, on distingue les postes aux fonctions clairement différentes. Les groupes comptant une seule personne ou des personnes d’un seul sexe sont inclus quand même, même si aucune comparaison n’y est possible.

Comment le calculer pas à pas

Exportez la paie de l’année par personne et par élément : salaire de base, chaque complément et chaque versement non salarial, avec le sexe, le groupe professionnel, le poste et le pourcentage de temps de travail.
Ramenez au temps plein les rémunérations de ceux qui travaillent à temps partiel ou n’ont pas été présents toute l’année, avec le même critère pour tous, expliqué dans le document.
Affectez chaque personne à son regroupement de postes égaux ou de valeur égale.
Calculez, par regroupement et par sexe, la moyenne et la médiane de chaque bloc et de chaque élément.
Calculez l’écart entre femmes et hommes dans chaque regroupement, en pourcentage de la rémunération des hommes, pour la moyenne et pour la médiane.
Documentez la méthode : période, critères de regroupement, traitement du temps partiel et sources, pour que celui qui le consulte ou le contrôle comprenne comment il a été fait.
Consultez les représentants du personnel au préalable, comme l’exige le décret royal, et gardez-en trace.
Conservez-le et mettez-le à jour chaque année ou quand la structure de rémunération change.

Le ministère du Travail publie un outil de registre des rémunérations sous forme de tableur qui sert de format de référence ; ce qui coûte n’est pas le format, mais d’avoir des données propres et regroupées, et c’est ce qu’un système RH avec l’effectif, les postes et les bulletins en ordre règle en quelques minutes.

Qui peut le consulter

Les représentants légaux du personnel ont accès au contenu intégral du registre.
S’il n’y a pas de représentation, tout salarié peut demander l’accès, mais pas aux données individuelles : l’entreprise lui fournit les écarts en pourcentage entre femmes et hommes dans les rémunérations moyennes, par élément et par regroupement.
L’Inspection du travail peut l’exiger à tout moment, et le fait de plus en plus souvent avec l’enregistrement du temps de travail.

Les données individuelles sont des données personnelles : le registre se construit avec des agrégats et l’accès se limite à ce que prévoit la norme.

Que se passe-t-il si l’écart dépasse 25 %

L’article 28.3 du Statut des travailleurs ajoute une obligation pour les entreprises d’au moins 50 travailleurs : lorsque la rémunération moyenne d’un sexe dépasse celle de l’autre de 25 % ou plus, en prenant l’ensemble de la masse salariale ou la moyenne des versements effectués, l’entreprise doit inclure dans le registre une justification établissant que cet écart tient à des motifs sans rapport avec le sexe. En dessous de 50, il n’y a pas d’obligation de justifier, mais un écart important dans un regroupement est un signal qu’il vaut mieux analyser avant que quelqu’un d’autre ne le fasse.

Justifier, ce n’est pas expliquer avec des adjectifs : c’est montrer que l’écart tient à l’ancienneté, à des compléments liés à des conditions objectives du poste, à la durée du travail ou à des variables mesurables. S’il ne peut pas être justifié, l’étape suivante est de corriger, et les entreprises dotées d’un plan d’égalité le font par l’audit des rémunérations.

Erreurs fréquentes

Penser que cela ne s’applique pas parce qu’on a moins de 50 salariés. Cela s’applique à toutes.
Mal regrouper : comparer des postes qui ne sont pas de valeur égale, ou mettre tout l’effectif dans un seul groupe.
Oublier les versements non salariaux ou donner un total sans ventiler par élément.
Ne pas ramener le temps partiel au temps plein, ce qui crée des écarts artificiels dans les secteurs féminisés.
Ne pas consulter les représentants avant de l’établir.
Ne pas le mettre à jour quand les compléments ou la classification changent.
Le faire dans une feuille volante que personne ne retrouve quand l’Inspection le demande.

Quelles sanctions

Ne pas tenir le registre des rémunérations ou le tenir de façon incomplète est une infraction grave en matière de relations de travail selon la loi sur les infractions et sanctions dans l’ordre social, avec des amendes de 751 à 7 500 euros selon le degré. Si l’absence de registre dissimule une discrimination salariale, l’infraction est très grave, avec des montants bien supérieurs, et la salariée concernée peut réclamer les différences. Nous expliquons la carte complète des obligations par taille dans conformité sociale pour les PME : guide 2026.

Comment LapsoWork facilite le travail

LapsoWork n’établit pas le registre des rémunérations à votre place, mais il rassemble les données dont il a besoin : la fiche du salarié avec groupe professionnel, poste et pourcentage de temps de travail, les bulletins distribués et archivés par personne et par mois, et l’export vers Excel pour construire le tableau selon la méthode décrite et le mettre à jour chaque année en quelques minutes. Si votre cabinet calcule la paie, nous expliquons dans externaliser la paie ou logiciel interne comment s’articule la répartition des tâches.

Questions fréquentes

Quelles entreprises doivent établir le registre des rémunérations ?

Toutes, quelle que soit leur taille, depuis le 14 avril 2021 selon le décret royal 902/2020 et l’article 28.2 du Statut des travailleurs. Il inclut tout l’effectif, cadres dirigeants compris. L’audit des rémunérations, lui, ne s’impose qu’aux entreprises ayant un plan d’égalité, c’est-à-dire à partir de 50 travailleurs.

Quelles données inclut le registre des rémunérations ?

Les valeurs moyennes (moyenne arithmétique et médiane) du salaire de base, de chaque complément salarial et de chaque versement non salarial, ventilées par sexe et réparties par groupes professionnels, catégories ou postes de valeur égale, sur l’année civile et ramenées au temps plein.

Les salariés peuvent-ils voir le registre des rémunérations ?

Les représentants légaux du personnel accèdent au contenu intégral. En l’absence de représentation, tout salarié peut le demander et l’entreprise lui fournit les écarts en pourcentage entre femmes et hommes par élément et par regroupement, sans données individuelles.

Que se passe-t-il si l’écart entre hommes et femmes dépasse 25 % ?

Dans les entreprises d’au moins 50 travailleurs, l’article 28.3 du Statut oblige à inclure dans le registre une justification établissant que l’écart tient à des motifs sans rapport avec le sexe. En dessous de 50, il n’y a pas d’obligation de justifier, mais l’écart est un signal à analyser et, le cas échéant, à corriger.

À quelle fréquence faut-il mettre à jour le registre des rémunérations ?

La période de référence est l’année civile ; l’usage est donc de l’établir chaque année avec les données de l’exercice clos, et de le mettre à jour quand la structure de rémunération ou la classification des postes change substantiellement.

Conclusion

Le registre des rémunérations est un tableau obligatoire pour toutes les entreprises : moyenne et médiane par sexe du salaire de base, des compléments et des versements non salariaux, par groupes ou postes de valeur égale, avec consultation préalable des représentants et justification de l’écart à partir de 50 travailleurs. Ce qui le rend facile ou difficile, c’est d’avoir l’effectif, les postes et les bulletins ordonnés dans un même système. Pour que le prochain registre sorte d’un export, essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours.