Inspection du travail dans une PME : quels documents elle demande, comment se déroule une visite et comment répondre à une demande

L’Inspection du travail et de la Sécurité sociale (ITSS) arrive dans une PME de deux façons : par une visite sans préavis, ou par une demande écrite qui fixe une date pour se présenter avec des documents. Dans les deux cas, ce qui décide de l’issue est moins ce qu’a fait l’entreprise que ce qu’elle peut prouver en quelques jours. Ce guide explique ce que l’Inspection contrôle le plus souvent dans une PME, la liste des documents qu’elle demande, comment se déroule une visite, quels délais laisse une demande, ce qui se passe après (demande de régularisation, procès-verbal d’infraction, observations) et ce qui est considéré comme obstruction, avec les articles de la loi 23/2015 et de la loi sur les infractions et sanctions dans l’ordre social (LISOS) à l’appui.

Ce que l’Inspection contrôle le plus dans une PME

Les plans d’action de l’ITSS et les plaintes des salariés concentrent les contrôles sur quelques matières :

• Durée du travail et enregistrement du temps de travail (articles 34 et 35 du Statut) : existence, fiabilité et conservation quatre ans du registre, heures supplémentaires et leur récapitulatif, repos.
• Embauche : contrats temporaires sans cause, temps partiel avec durée réelle supérieure, faux stagiaires et faux indépendants.
• Salaires et cotisations : bulletins remis, salaire minimum et convention, cotisation des heures supplémentaires, rappels.
• Égalité : registre des rémunérations, plan d’égalité et audit à partir de 50, mesures LGTBI au-delà de 50, protocole contre le harcèlement sexuel.
• Prévention des risques professionnels : évaluation des risques, planification, formation, surveillance de la santé, coordination avec les entreprises tierces.
• Travail à distance : accord écrit, compensation des frais, déconnexion.
• Canal interne de la loi 2/2023 à partir de 50 salariés.

La liste de documents

Voici ce qu’une demande type réclame, avec le délai de conservation pour que rien ne manque :

Document	Base	Conservation
Enregistrement quotidien du temps de travail de tout l’effectif, avec récapitulatif mensuel des heures supplémentaires	art. 34.9 et 35.5 ET	4 ans
Contrats de travail et communications au service public de l’emploi, copies de base	art. 8 ET	pendant la relation et 4 ans après
Bulletins de paie signés ou avec preuve de remise	art. 29 ET	4 ans
Documents de cotisation (RLC et RNT) et justificatifs de paiement	LGSS	4 ans
Calendrier du travail et horaires, plannings de roulements	art. 34.6 ET	l’année en cours et la précédente
Convention collective applicable et accords d’entreprise	—	permanent
Registre des rémunérations	RD 902/2020	l’année en cours et la précédente
Plan d’égalité enregistré et audit des rémunérations (≥ 50)	RD 901/2020	durée du plan
Mesures LGTBI et protocole (> 50)	RD 1026/2024	permanent
Protocole contre le harcèlement sexuel	LO 3/2007	permanent
Accords de travail à distance	loi 10/2021	pendant la relation
Évaluation des risques, planification préventive, formation, aptitude médicale, désignation ou contrat du service de prévention	LPRL	5 ans minimum
Canal interne et registre des signalements (≥ 50)	loi 2/2023	10 ans pour le registre
Registre du personnel étranger et autorisations de travail	LOEX	pendant la relation
Livre de visites électronique ou historique des actions précédentes	—	permanent

Une PME qui a tout cela dans un système peut répondre à une demande en une matinée ; celle qui a les registres sur papier, les bulletins chez le cabinet et les contrats dans un tiroir, non.

Comment se déroule une visite

1. Sans préavis : l’article 13 de la loi 23/2015 autorise l’inspecteur à entrer librement et à tout moment dans les centres de travail, sans avertir. La seule exception est le domicile d’une personne physique, qui exige son consentement ou une autorisation judiciaire.
2. Identification : l’inspecteur ou le sous-inspecteur présente sa carte professionnelle ; l’entreprise a le droit de la voir.
3. Accompagnement : l’employeur ou son représentant peut accompagner la visite, et les représentants du personnel aussi, s’ils le demandent.
4. Ce qu’il peut faire : parcourir les locaux, interroger l’employeur et les salariés seul à seul, demander l’identité des personnes présentes, exiger l’exhibition immédiate de documents disponibles sur place (l’enregistrement du temps de travail doit être consultable sur le lieu de travail), prendre des copies et des photos, prélever des échantillons.
5. Diligence : la visite se clôt par une note au livre de visites électronique ou par une diligence remise à l’entreprise, indiquant ce qui a été vérifié et les documents demandés pour la suite.

Pendant la visite, l’attitude qui protège l’entreprise est simple : collaborer, montrer ce qui existe, ne pas inventer ce qui n’existe pas et noter ce qui est demandé avec sa date limite.

La demande de documents : délais

La demande fixe un jour et une heure pour comparaître au siège de l’Inspection ou pour transmettre les documents par voie électronique, avec la liste. Le délai habituel est de dix jours ouvrables, parfois moins ; il peut être prolongé sur demande motivée avant son échéance, ce que l’Inspection accorde généralement une fois. Ne pas comparaître ou ne pas transmettre les documents sans justification est une obstruction.

Ce qui se passe après

• Rien : la visite ne détecte pas d’irrégularité et l’action se clôt.
• Demande de régularisation : l’inspecteur constate un manquement subsanable et donne un délai pour le corriger, sans procès-verbal d’infraction. C’est l’issue la plus fréquente en matière de durée du travail et de prévention lorsque l’entreprise collabore et corrige.
• Procès-verbal de liquidation de cotisations, lorsqu’il manque des cotisations, avec les montants et les majorations.
• Procès-verbal d’infraction : décrit les faits, l’infraction et la sanction proposée. L’entreprise dispose de quinze jours ouvrables pour présenter des observations avec les preuves qu’elle juge utiles ; après le rapport de l’inspecteur, l’autorité du travail rend une résolution, susceptible de recours administratif puis judiciaire. Le paiement volontaire dans les délais bénéficie d’une réduction.
• Prescription : les infractions sociales prescrivent à trois ans, les infractions de Sécurité sociale à quatre et celles de prévention des risques entre un et cinq ans selon la gravité.

Les montants des amendes, par matière et par degré, sont dans sanctions pour non-respect du contrôle horaire ; le tableau complet des obligations par taille, dans conformité sociale pour les PME : guide 2026.

Ce qui est considéré comme obstruction

L’article 50 de la LISOS qualifie d’obstruction les actions ou omissions qui perturbent, retardent ou empêchent l’action de l’Inspection : refuser l’entrée ou la permanence dans le centre, ne pas comparaître à une demande, ne pas fournir les documents, fournir des données fausses, empêcher les entretiens avec les salariés. C’est une infraction grave (751 à 7 500 euros), très grave si elle s’accompagne de coaction ou de violence, et elle s’ajoute à l’infraction de fond. Il vaut toujours mieux reconnaître qu’un document manque et demander un délai que de le fabriquer.

Comment se préparer avant qu’elle n’arrive

1. Une revue trimestrielle de la liste ci-dessus, avec la personne qui sait où est chaque document.
2. L’enregistrement du temps de travail dans un système qui le rend consultable sur site et exportable par personne et par période, avec traçabilité des modifications.
3. Les bulletins remis avec preuve : signature ou accusé de réception horodaté.
4. Le dossier de chaque salarié complet : contrat, communications, formations, aptitude, accords.
5. Les obligations par seuil vérifiées à chaque clôture de juin et de décembre : registre des rémunérations, plan d’égalité, LGTBI, canal interne.
6. Un protocole de visite d’une page : qui reçoit l’inspecteur, qui l’accompagne, où sont les documents, qui note les demandes.
7. Corriger ce qui est faible avant qu’un salarié ne le signale : la plupart des visites dans les PME partent d’une plainte.

Comment LapsoWork facilite le travail

LapsoWork rassemble la partie de la liste qui concerne le personnel : l’enregistrement du temps de travail avec horodatage, traçabilité et export PDF et CSV par salarié et par période, consultable sur site ; les bulletins distribués et signés depuis l’application ; le dossier documentaire de chaque personne avec contrats, accords et politiques remis avec accusé de réception ; et les congés et absences avec leurs justificatifs. À partir de 2 € par salarié et par mois, sans engagement.

Questions fréquentes

L’Inspection du travail peut-elle se présenter sans préavis ?

Oui. L’article 13 de la loi 23/2015 autorise les inspecteurs à entrer librement et à tout moment dans les centres de travail sans avertissement préalable, en s’identifiant. La seule exception est le domicile d’une personne physique, qui exige son consentement ou une autorisation judiciaire.

Quels documents demande le plus souvent l’Inspection du travail dans une PME ?

L’enregistrement quotidien du temps de travail avec le récapitulatif des heures supplémentaires, les contrats et leurs communications, les bulletins remis, les documents de cotisation, le calendrier et les horaires, la convention, le registre des rémunérations, le plan d’égalité et les mesures LGTBI lorsque l’effectif l’exige, les documents de prévention des risques, les accords de travail à distance et le canal interne à partir de 50.

Quel délai laisse une demande de l’Inspection pour fournir les documents ?

La demande fixe une date de comparution ou de transmission, en général autour de dix jours ouvrables. Une prolongation motivée peut être demandée avant l’échéance. Ne pas comparaître ni transmettre les documents sans justification constitue une obstruction.

Que faire après un procès-verbal d’infraction ?

Présenter des observations dans les quinze jours ouvrables avec les preuves utiles ; après le rapport de l’inspecteur, l’autorité du travail rend une résolution susceptible de recours. Le paiement volontaire dans les délais bénéficie d’une réduction. Si les faits sont exacts, corriger et payer coûte souvent moins cher que contester.

Qu’est-ce que l’obstruction à l’Inspection du travail ?

Toute action ou omission qui perturbe, retarde ou empêche l’action inspectrice : refuser l’entrée, ne pas comparaître, ne pas fournir les documents, fournir des données fausses ou empêcher les entretiens avec les salariés. C’est une infraction grave de 751 à 7 500 euros selon l’article 50 de la LISOS, très grave avec coaction ou violence, qui s’ajoute à l’infraction de fond.

Conclusion

Une inspection se joue sur la preuve : un enregistrement du temps de travail consultable sur site et exportable, des bulletins avec preuve de remise, des contrats et documents complets, et les obligations par seuil vérifiées à chaque clôture. Collaborer, ne pas inventer et corriger vite transforme la plupart des visites en demande de régularisation plutôt qu’en procès-verbal. Pour que la prochaine demande se réponde en une matinée, essayez LapsoWork gratuitement pendant 30 jours.