Horas extraordinarias en la pyme: límite de 80 horas, pago o compensación, registro y sanciones

Las horas extraordinarias son el punto donde el registro de jornada se convierte en dinero. Desde que las empresas registran la jornada cada día, las horas que antes se hacían y se olvidaban aparecen en un informe, y la Inspección de Trabajo las cruza con la nómina en cada visita. En una pyme el problema rara vez es la mala fe: es no saber con precisión qué es hora extraordinaria, cuál es el límite, si hay que pagarlas o se pueden compensar, cómo se registran y qué ocurre con los contratos a tiempo parcial. Esta guía responde a todo eso con el artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores y la Ley de Infracciones y Sanciones en la mano.

Qué es una hora extraordinaria

Según el artículo 35.1 del Estatuto, es cada hora de trabajo que se realiza sobre la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo fijada por el convenio o el contrato. Como la jornada se computa en promedio anual, una semana de 42 horas no genera necesariamente horas extra si el convenio permite distribución irregular y esas horas se compensan dentro del periodo de referencia; lo que cuenta es superar la jornada ordinaria pactada en el cómputo aplicable. Por eso la primera pregunta no es «¿cuántas horas ha hecho esta semana?» sino «¿cuál es su jornada ordinaria y en qué periodo se computa?».

Hay dos clases:

• Horas extraordinarias comunes: las voluntarias o pactadas para atender picos de trabajo.
• Horas extraordinarias por fuerza mayor (art. 35.3): las necesarias para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes. Son obligatorias, no computan en el límite anual y se compensan igual que las demás.

El límite: 80 horas al año

El artículo 35.2 fija un máximo de 80 horas extraordinarias al año por trabajador. Para los contratos de duración inferior al año, el límite se reduce en proporción. Dos matices importan:

• No computan para ese límite las horas extraordinarias compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización, ni las de fuerza mayor.
• El convenio puede fijar un límite inferior, pero no superior.

Es decir, una empresa que compensa las horas extra con descanso en cuatro meses no consume el límite; la que las paga, sí. Superar las 80 horas pagadas es una infracción, con independencia de que se hayan abonado correctamente.

Voluntariedad

La realización de horas extraordinarias es voluntaria, salvo que su realización se haya pactado en convenio colectivo o en el contrato individual de trabajo, dentro del límite legal, y salvo las de fuerza mayor. Un trabajador puede negarse a hacer horas extra no pactadas sin consecuencias disciplinarias, y conviene que la política interna lo diga.

Pago o compensación con descanso

El artículo 35.1 deja la elección al convenio o, en su defecto, al contrato individual: las horas extraordinarias se abonan en la cuantía que se fije, que no puede ser inferior al valor de la hora ordinaria, o se compensan con tiempo equivalente de descanso retribuido. Si no hay pacto, se entiende que se compensan con descanso dentro de los cuatro meses siguientes.

Consecuencias prácticas:

• Hay que saber cuánto vale la hora ordinaria de cada persona (salario anual entre horas anuales de jornada) para no pagar por debajo.
• La compensación en descanso debe disfrutarse dentro de los cuatro meses; pasado ese plazo, las horas no compensadas se pagan y computan en el límite.
• Las horas extra pagadas cotizan a la Seguridad Social con una cotización adicional propia, distinta según sean de fuerza mayor o no, y tributan como salario.
• El convenio puede fijar recargos sobre la hora ordinaria; el Estatuto solo fija el suelo.

Registro obligatorio y copia al trabajador

El artículo 35.5 obliga a que la jornada de cada trabajador se registre día a día y se totalice en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente. Es una obligación distinta y anterior al registro general de jornada del artículo 34.9: el registro general acredita la jornada; el resumen mensual de horas extraordinarias acredita cuántas se han hecho y cómo se han compensado. Sin registro, la carga de la prueba en un juicio se vuelve contra la empresa y la Inspección estima las horas.

Tiempo parcial: no hay horas extraordinarias

Los trabajadores a tiempo parcial no pueden realizar horas extraordinarias, salvo las de fuerza mayor (art. 12.4.c del Estatuto). Lo que existe son las horas complementarias (art. 12.5): pactadas por escrito, hasta el 30 % de las horas ordinarias del contrato (ampliable al 60 % por convenio), con preaviso de tres días, y las voluntarias hasta el 15 % (ampliable al 30 %) en contratos indefinidos, siempre que la jornada no sea inferior a diez horas semanales en cómputo anual. Registrar horas extra en un contrato parcial es un error frecuente que la Inspección reclasifica como jornada real superior a la pactada.

Sanciones

• No registrar la jornada o el resumen de horas extraordinarias, y superar el límite de 80 horas o los límites de jornada y descanso, son infracciones graves en materia de relaciones laborales (artículo 7.5 de la LISOS), sancionadas con entre 751 y 7.500 euros según el grado, con las cuantías del Real Decreto 306/2024.
• No pagar o pagar por debajo del valor de la hora ordinaria genera además la reclamación del trabajador por las diferencias, con recargo e intereses, y la regularización de cotizaciones con la Seguridad Social.
• Si las horas extra no declaradas encubren una jornada real superior a la contratada, la Inspección puede exigir el alta o la regularización de la jornada y las cotizaciones correspondientes.

La tabla completa está en sanciones por no cumplir el control horario.

Cómo gestionarlas sin problemas

1. Definir la jornada ordinaria de cada persona y su periodo de cómputo según el convenio, y configurarla en el sistema.
2. Decidir en política interna si se compensan con descanso o se pagan, con qué recargo si el convenio lo fija y cómo se autorizan: la hora extra no autorizada también es hora extra si la empresa la conoce y la consiente.
3. Registrar día a día con el control horario, de modo que el sistema calcule las horas por encima de la ordinaria sin intervención manual.
4. Vigilar el límite: alerta cuando una persona se acerque a las 80 horas pagadas en el año, y a los cuatro meses para las pendientes de compensar.
5. Cerrar el mes: resumen de horas extraordinarias por persona al recibo de salarios y a la gestoría, con lo pagado y lo compensado.
6. Actuar sobre la causa: horas extra estructurales indican falta de personal o mala organización, y son la fuga silenciosa de talento que describimos en retención de talento en pymes.

Cómo lo hace LapsoWork

El software de control horario registra la jornada con sellado de tiempo, calcula las horas efectivas frente a la jornada ordinaria configurada para cada persona, muestra las horas extraordinarias y las desviaciones en los informes por centro, equipo o empleado, y exporta el resumen mensual en PDF y CSV auditados para el recibo y para la gestoría. En el plan Avanzado, el módulo de turnos aplica las reglas de descanso del convenio a los cuadrantes. Desde 2 € por empleado y mes, sin permanencia.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el límite legal de horas extraordinarias?

Ochenta horas al año por trabajador, según el artículo 35.2 del Estatuto de los Trabajadores, reducidas en proporción en los contratos de menos de un año. No computan para ese límite las horas compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes ni las de fuerza mayor. El convenio puede fijar un límite inferior.

¿Las horas extraordinarias se pagan o se compensan con descanso?

Lo que fije el convenio o, en su defecto, el contrato: se pagan al menos al valor de la hora ordinaria o se compensan con descanso retribuido equivalente. Si no hay pacto, se compensan con descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización.

¿Es obligatorio hacer horas extraordinarias?

No, salvo que se hayan pactado en convenio colectivo o en el contrato dentro del límite legal, y salvo las horas extraordinarias por fuerza mayor para prevenir o reparar siniestros y daños urgentes, que sí son obligatorias.

¿Puede un trabajador a tiempo parcial hacer horas extraordinarias?

No, salvo las de fuerza mayor. En el tiempo parcial existen las horas complementarias del artículo 12.5 del Estatuto, pactadas por escrito y con límites del 30 % de las horas ordinarias (ampliable al 60 % por convenio) más un 15 % de voluntarias en contratos indefinidos (ampliable al 30 %).

¿Hay que entregar al trabajador un resumen de sus horas extraordinarias?

Sí. El artículo 35.5 exige registrar la jornada día a día, totalizarla en el periodo de abono de las retribuciones y entregar copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente. Es una obligación distinta del registro general de jornada del artículo 34.9.

Conclusión

Las horas extraordinarias tienen reglas claras: por encima de la jornada ordinaria, máximo 80 pagadas al año, voluntarias salvo pacto, pagadas al menos como la hora ordinaria o compensadas en cuatro meses, registradas día a día con resumen mensual al trabajador, y nunca en el tiempo parcial. Cumplirlas exige un registro que las calcule solo y una política que diga qué se hace con ellas. Si quieres ver las tuyas con datos, prueba LapsoWork 30 días gratis.