Ausencias médicas na peme: baixas, permisos e como xestionalas sen erros

Un traballador chama ás oito da mañá: está enfermo e non vén. A partir de aí a empresa ten que decidir que tipo de ausencia é, que documento pode pedir, como a reflicte no rexistro de xornada, que lle comunica á xestoría para a nómina e que lle di á Seguridade Social. As ausencias médicas son a incidencia máis frecuente en calquera cadro de persoal e, desde que en 2023 o traballador deixou de entregarlle o parte de baixa á empresa, tamén a que máis dúbidas xera. Esta guía ordena os tipos de ausencia, o que cambiou co Real decreto 1060/2022, o que a empresa pode e non pode facer e un proceso para xestionalas sen erros.

Tipos de ausencia médica

Non todas as ausencias por motivos de saúde son iguais, e tratalas igual é o primeiro erro.

Baixa médica (incapacidade temporal). O traballador non pode traballar e un médico do servizo público de saúde ou da mutua emite o parte de baixa. Pode ser por continxencia común (enfermidade común ou accidente non laboral) ou por continxencia profesional (accidente de traballo ou enfermidade profesional), e o réxime de pagamento é distinto: explicámolo en quen paga a baixa por enfermidade e en quen paga a baixa por accidente laboral.
Permisos retribuídos do artigo 37.3 do Estatuto dos traballadores. Coa reforma de 2023, cinco días por accidente ou enfermidade graves, hospitalización ou intervención cirúrxica sen hospitalización que precise repouso domiciliario do cónxuxe, da parella de feito ou de parentes ata o segundo grao; e o tempo indispensable para exames prenatais e técnicas de preparación ao parto. Son días de ausencia xustificada e pagada, non baixas.
Ausencia por forza maior familiar. Ata catro días ao ano, retribuídos segundo o convenio, por motivos familiares urxentes relacionados con enfermidade ou accidente que fagan indispensable a presenza inmediata do traballador (artigo 37.9).
Consultas médicas do propio traballador. O Estatuto non recoñece un permiso retribuído xeral para ir ao médico; depende do convenio colectivo, que a miúdo fixa un número de horas ao ano ou esixe xustificante. Se o convenio non di nada, é tempo que se recupera ou se desconta, salvo acordo coa empresa.
Ausencia sen xustificar. O traballador falta e non achega parte nin xustificante. É a única que pode ter consecuencias disciplinarias, e hai que documentala como tal.

Clasificar ben cada ausencia decide todo o demais: se se paga, quen a paga, se computa como xornada e que documento a acredita.

O que cambiou co Real decreto 1060/2022

Desde o 1 de abril de 2023 o circuíto das baixas médicas é distinto:

O traballador xa non lle entrega á empresa o parte de baixa, de confirmación nin de alta. O servizo de saúde ou a mutua entréganllo a el e comunícano ao Instituto Nacional da Seguridade Social por vía telemática.
O INSS comunícalle á empresa os datos administrativos do parte por medios electrónicos, como máximo o primeiro día hábil seguinte a recibilo.
A empresa comunícalle á Seguridade Social, polo Sistema RED e nun prazo máximo de tres días hábiles desde que recibe o parte de baixa, os datos económicos que lle corresponden (base de cotización, posto, entre outros).
Os partes emítense segundo a duración estimada polo médico: en procesos moi curtos, de menos de cinco días, a baixa e a alta poden ir no mesmo parte; nos curtos, de cinco a trinta días, a primeira revisión é aos sete días e as seguintes cada catorce; nos de duración media, de trinta e un a sesenta, a primeira aos sete e as seguintes cada vinte e oito; nos longos, a partir de sesenta e un días, a primeira aos catorce e as seguintes cada trinta e cinco.

Na práctica, a empresa entérase da baixa polo traballador, que segue obrigado a avisar de que non acode, e confírmaa pola comunicación do INSS. O que non pode facer é esixirlle o parte en papel como antes.

O que a empresa pode e non pode facer

Pode pedir que avise canto antes e que achegue o xustificante das ausencias que non son baixas (consulta médica, permiso por hospitalización dun familiar), na forma que fixe o convenio.
Non pode pedir o diagnóstico. O parte que recibe non o inclúe e o xustificante dunha consulta tampouco ten por que. Os datos de saúde pertencen ás categorías especiais de datos e a empresa só necesita saber que a ausencia está xustificada e canto dura.
Pode verificar o estado de saúde mediante recoñecemento a cargo de persoal médico (artigo 20.4 do Estatuto dos traballadores); se o traballador se nega, pode perder os complementos económicos a cargo da empresa, non a prestación.
Non pode despedir por faltas de asistencia xustificadas. A causa obxectiva de despedimento por absentismo do antigo artigo 52.d) derrogouse en 2020; as ausencias xustificadas por enfermidade non son causa de despedimento.
Debe reflectir a ausencia no rexistro de xornada como tal, non como xornada traballada nin como oco sen explicar, e comunicarlle a quen calcula a nómina cada ausencia co seu tipo e as súas datas, porque o pagamento varía segundo o tipo, o día da baixa e o que mellore o convenio.
Debe conservar os xustificantes e as comunicacións o tempo que esixa a normativa laboral e de protección de datos, con acceso restrinxido.

Un proceso que evita erros

Aviso. O traballador comunica a ausencia pola canle acordada o primeiro día. Queda rexistrado con data e hora.
Clasificación. Quen xestiona o persoal asigna o tipo: baixa por continxencia común ou profesional, permiso do artigo 37.3, forza maior familiar, consulta médica segundo o convenio ou ausencia sen xustificar.
Xustificante. Para as ausencias que non son baixas, o traballador anexa o xustificante no prazo que fixe o convenio. Para as baixas, a empresa agarda a comunicación do INSS e garda o rexistro.
Comunicación á Seguridade Social. Os datos económicos da baixa envíanse polo Sistema RED dentro dos tres días hábiles.
Rexistro de xornada e calendario. A ausencia aparece no rexistro co seu tipo e no calendario do equipo, para que as quendas e as coberturas se reorganicen a tempo.
Nómina. Ao peche do mes, a lista de ausencias con tipo e datas vai á xestoría ou ao programa de nóminas, sen recompilala de correos e mensaxes.
Seguimento. En baixas longas, anotar as datas de revisión previstas e a data de alta; en ausencias repetidas sen xustificar, documentalas por se hai que actuar.

Como o resolve LapsoWork

O módulo de vacacións e ausencias de LapsoWork está pensado para que este proceso non dependa da memoria de ninguén:

Ausencias e baixas con tipoloxía propia: médicas, sen soldo, permisos retribuídos, cos tipos que fixe o teu convenio.
Solicitude desde a aplicación co xustificante anexo, e aprobación ou rexistro polo responsable con aviso automático.
Calendario compartido por equipo ou centro, para ver a cobertura antes de que falte alguén máis.
Histórico completo: cada ausencia queda rexistrada con data, tipo, estado e quen a xestionou, auditable cando faga falta.
Informe exportable a Excel para a xestoría e para a xerencia, coas ausencias do mes por persoa e tipo.
Ligazón co control horario: a ausencia reflíctese no rexistro de xornada, sen ocos nin horas inventadas.
Os xustificantes no xestor documental, con acceso restrinxido e conservación ordenada.

Está incluído no plan Básico, a 2 € por empregado e mes, xunto co control horario e a distribución de nóminas. Os detalles están na páxina de software de vacacións e ausencias e na nosa páxina de prezos. E para medir se o absentismo mellora, os indicadores de recursos humanos que saen do propio sistema son o punto de partida.

Preguntas frecuentes

O traballador ten que entregarlle o parte de baixa á empresa?

Non desde o 1 de abril de 2023. Co Real decreto 1060/2022, o servizo de saúde ou a mutua comunícanlle o parte ao INSS e este transmíteo á empresa por medios electrónicos o primeiro día hábil seguinte. O traballador segue obrigado a avisar de que non acode ao traballo, pero non a achegar o parte en papel.

Pode a empresa pedir un xustificante por ir ao médico?

Si, na forma que estableza o convenio colectivo, que é o que regula se a consulta médica do propio traballador é un permiso retribuído, cantas horas ao ano e con que xustificación. O xustificante non ten por que incluír o diagnóstico, e a empresa non pode esixilo.

Pódese despedir un traballador por faltar moito por enfermidade?

Non por ausencias xustificadas. A causa de despedimento obxectivo por absentismo do antigo artigo 52.d) do Estatuto dos traballadores derrogouse en 2020. As faltas sen xustificar si poden ter consecuencias disciplinarias segundo o convenio, e por iso convén documentar cada ausencia co seu tipo.

Que prazo ten a empresa para comunicar unha baixa á Seguridade Social?

Tres días hábiles desde que recibe o parte de baixa, polo Sistema RED, para transmitir os datos económicos que lle corresponden. Os datos administrativos do parte recíbeos do INSS de forma electrónica.

Como se reflicte unha ausencia médica no rexistro de xornada?

Como ausencia, co seu tipo, non como xornada traballada nin como oco sen explicar. O rexistro debe permitir distinguir os días de baixa, os permisos retribuídos e as ausencias sen xustificar, porque cada un se trata de forma distinta na nómina e ante a Inspección de Traballo.

Conclusión

Xestionar as ausencias médicas nunha peme consiste en clasificar ben cada ausencia, cumprir os prazos coa Seguridade Social, pedir só o documento que corresponde e deixar constancia de todo no rexistro de xornada e na nómina. Desde 2023 a empresa xa non recibe o parte do traballador, así que a orde ten que vir do propio proceso, non do papel. Se queres que ese proceso viva na aplicación dos teus empregados e non nun grupo de mensaxería, proba LapsoWork 30 días gratis.