Absències mèdiques a la pime: baixes, permisos i com gestionar-les sense errors

Un treballador truca a les vuit del matí: està malalt i no vindrà. A partir d’aquí, l’empresa ha de decidir quin tipus d’absència és, quin document pot demanar, com la reflecteix en el registre de jornada, què comunica a la gestoria per a la nòmina i què diu a la Seguretat Social. Les absències mèdiques són la incidència més freqüent en qualsevol plantilla i, des que el 2023 el treballador va deixar de lliurar el comunicat de baixa a l’empresa, també la que genera més dubtes. Aquesta guia ordena els tipus d’absència, el que va canviar amb el Reial decret 1060/2022, el que l’empresa pot fer i el que no, i un procés per gestionar-les sense errors.

Tipus d’absència mèdica

No totes les absències per motius de salut són iguals, i tractar-les igual és el primer error.

• Baixa mèdica (incapacitat temporal). El treballador no pot treballar i un metge del servei públic de salut o de la mútua emet el comunicat de baixa. Pot ser per contingència comuna (malaltia comuna o accident no laboral) o per contingència professional (accident de treball o malaltia professional), i el règim de pagament és diferent: ho expliquem a qui paga la baixa per malaltia i a qui paga la baixa per accident laboral.
• Permisos retribuïts de l’article 37.3 de l’Estatut dels treballadors. Amb la reforma del 2023, cinc dies per accident o malaltia greus, hospitalització o intervenció quirúrgica sense hospitalització que requereixi repòs domiciliari del cònjuge, la parella de fet o parents fins al segon grau; i el temps indispensable per a exàmens prenatals i tècniques de preparació al part. Són dies d’absència justificada i pagada, no baixes.
• Absència per força major familiar. Fins a quatre dies l’any, retribuïts segons conveni, per motius familiars urgents relacionats amb una malaltia o un accident que facin indispensable la presència immediata del treballador (article 37.9).
• Consultes mèdiques del treballador mateix. L’Estatut no reconeix un permís retribuït general per anar al metge; depèn del conveni col·lectiu, que sovint fixa un nombre d’hores l’any o exigeix un justificant. Si el conveni no diu res, és temps que es recupera o es descompta, llevat que hi hagi acord amb l’empresa.
• Absència sense justificar. El treballador falta i no aporta comunicat ni justificant. És l’única que pot tenir conseqüències disciplinàries, i cal documentar-la com a tal.

Classificar bé cada absència decideix tota la resta: si es paga, qui la paga, si computa com a jornada i quin document l’acredita.

El que va canviar amb el Reial decret 1060/2022

Des de l’1 d’abril de 2023, el circuit de les baixes mèdiques és diferent:

• El treballador ja no lliura el comunicat de baixa, de confirmació ni d’alta a l’empresa. El servei de salut o la mútua el lliuren al treballador i el comuniquen per via telemàtica a l’Institut Nacional de la Seguretat Social.
• L’INSS comunica a l’empresa les dades administratives del comunicat per mitjans electrònics, com a màxim el primer dia hàbil després de rebre’l.
• L’empresa comunica a la Seguretat Social, pel Sistema RED i en un termini màxim de tres dies hàbils des que rep el comunicat de baixa, les dades econòmiques que li corresponen (base de cotització, lloc de treball, entre d’altres).
• Els comunicats s’emeten segons la durada estimada pel metge: en els processos molt curts, de menys de cinc dies, la baixa i l’alta poden anar en el mateix comunicat; en els curts, de cinc a trenta dies, la primera revisió és als set dies i les següents cada catorze; en els de durada mitjana, de trenta-un a seixanta, la primera als set i les següents cada vint-i-vuit; en els llargs, a partir de seixanta-un dies, la primera als catorze i les següents cada trenta-cinc.

A la pràctica, l’empresa s’assabenta de la baixa pel treballador, que continua obligat a avisar que no va a treballar, i la confirma per la comunicació de l’INSS. El que no pot fer és exigir-li el comunicat en paper com abans.

El que l’empresa pot fer i el que no

• Pot demanar que avisi com més aviat millor i que aporti el justificant de les absències que no són baixes (consulta mèdica, permís per hospitalització d’un familiar), en la forma que fixi el conveni.
• No pot demanar el diagnòstic. El comunicat que rep no l’inclou i el justificant d’una consulta tampoc no té per què incloure’l. Les dades de salut són de categoria especial i l’empresa només necessita saber que l’absència està justificada i quant dura.
• Pot verificar l’estat de salut mitjançant un reconeixement a càrrec de personal mèdic (article 20.4 de l’Estatut dels treballadors); si el treballador s’hi nega, pot perdre els complements econòmics a càrrec de l’empresa, no la prestació.
• No pot acomiadar per faltes d’assistència justificades. La causa objectiva d’acomiadament per absentisme de l’antic article 52.d) es va derogar el 2020; les absències justificades per malaltia no són causa d’acomiadament.
• Ha de reflectir l’absència en el registre de jornada com a tal, no com a jornada treballada ni com un buit sense explicar, i comunicar a qui calcula la nòmina cada absència amb el seu tipus i les seves dates, perquè el pagament varia segons el tipus, el dia de la baixa i el que millori el conveni.
• Ha de conservar els justificants i les comunicacions el temps que exigeixi la normativa laboral i de protecció de dades, amb accés restringit.

Un procés que evita errors

1. Avís. El treballador comunica l’absència pel canal acordat el primer dia. Queda registrat amb data i hora.
2. Classificació. Qui gestiona el personal n’assigna el tipus: baixa per contingència comuna o professional, permís de l’article 37.3, força major familiar, consulta mèdica segons conveni o absència sense justificar.
3. Justificant. Per a les absències que no són baixes, el treballador adjunta el justificant en el termini que fixi el conveni. Per a les baixes, l’empresa espera la comunicació de l’INSS i en desa el registre.
4. Comunicació a la Seguretat Social. Les dades econòmiques de la baixa s’envien pel Sistema RED dins dels tres dies hàbils.
5. Registre de jornada i calendari. L’absència apareix en el registre amb el seu tipus i en el calendari de l’equip, perquè els torns i les cobertures es reorganitzin a temps.
6. Nòmina. Al tancament del mes, la llista d’absències amb el tipus i les dates va a la gestoria o al programa de nòmines, sense haver de recopilar-la de correus i missatges.
7. Seguiment. En les baixes llargues, anotar les dates de revisió previstes i la data d’alta; en les absències repetides sense justificar, documentar-les per si cal actuar.

Com ho resol LapsoWork

El mòdul de vacances i absències de LapsoWork està pensat perquè aquest procés no depengui de la memòria de ningú:

• Absències i baixes amb una tipologia pròpia: mèdiques, sense sou, permisos retribuïts, amb els tipus que fixi el teu conveni.
• Sol·licitud des de l’app amb el justificant adjunt, i aprovació o registre per part del responsable amb avís automàtic.
• Calendari compartit per equip o centre, per veure la cobertura abans que falti algú més.
• Historial complet: cada absència queda registrada amb data, tipus, estat i qui la va gestionar, auditable quan calgui.
• Informe exportable a Excel per a la gestoria i per a la gerència, amb les absències del mes per persona i tipus.
• Enllaç amb el control horari: l’absència es reflecteix en el registre de jornada, sense buits ni hores inventades.
• Els justificants, al gestor documental, amb accés restringit i conservació ordenada.

Està inclòs en el pla Bàsic, a 2 € per empleat i mes, juntament amb el control horari i la distribució de nòmines. Els detalls són a la pàgina de programari de vacances i absències i a la nostra pàgina de preus. I per mesurar si l’absentisme millora, els indicadors de recursos humans que surten del sistema mateix són el punt de partida.

Preguntes freqüents

El treballador ha de lliurar el comunicat de baixa a l’empresa?

No, des de l’1 d’abril de 2023. Amb el Reial decret 1060/2022, el servei de salut o la mútua envien el comunicat a l’INSS, i aquest el transmet a l’empresa per mitjans electrònics el primer dia hàbil següent. El treballador continua obligat a avisar que no va a treballar, però no a aportar el comunicat en paper.

Pot l’empresa demanar un justificant per anar al metge?

Sí, en la forma que estableixi el conveni col·lectiu, que és el que regula si la consulta mèdica del treballador mateix és un permís retribuït, quantes hores l’any i amb quina justificació. El justificant no té per què incloure el diagnòstic, i l’empresa no el pot exigir.

Es pot acomiadar un treballador per faltar molt per malaltia?

No per absències justificades. La causa d’acomiadament objectiu per absentisme de l’antic article 52.d) de l’Estatut dels treballadors es va derogar el 2020. Les faltes sense justificar sí que poden tenir conseqüències disciplinàries segons el conveni, i per això convé documentar cada absència amb el seu tipus.

Quin termini té l’empresa per comunicar una baixa a la Seguretat Social?

Tres dies hàbils des que rep el comunicat de baixa, pel Sistema RED, per transmetre les dades econòmiques que li corresponen. Les dades administratives del comunicat les rep de l’INSS de manera electrònica.

Com es reflecteix una absència mèdica en el registre de jornada?

Com a absència, amb el seu tipus, no com a jornada treballada ni com un buit sense explicar. El registre ha de permetre distingir els dies de baixa, els permisos retribuïts i les absències sense justificar, perquè cadascun es tracta de manera diferent a la nòmina i davant la Inspecció de Treball.

Conclusió

Gestionar les absències mèdiques en una pime consisteix a classificar bé cada absència, complir els terminis amb la Seguretat Social, demanar només el document que correspon i deixar constància de tot en el registre de jornada i en la nòmina. Des del 2023 l’empresa ja no rep el comunicat del treballador, de manera que l’ordre ha de venir del procés mateix, no del paper. Si vols que aquest procés visqui a l’app dels teus empleats i no en un grup de missatgeria, prova LapsoWork 30 dies gratis.