Rexistro retributivo paso a paso para unha peme: que datos, como calculalo e que pasa coa fenda

O rexistro retributivo é a obriga laboral que máis pemes cren que non lles afecta e que, con todo, se aplica a todas desde o 14 de abril de 2021: unha empresa con tres empregados ten que telo igual ca unha con trescentos. Esíxeo o Real decreto 902/2020 de igualdade retributiva, a Inspección de Traballo pídeo xunto co rexistro de xornada e a representación dos traballadores ten dereito a consultalo. A boa noticia é que non é un estudo salarial: é unha táboa que se constrúe con datos que a empresa xa ten nas nóminas. Esta guía explica que debe conter, como se calcula paso a paso, quen pode velo, que ocorre cando a fenda supera o 25 % e como sacalo do sistema en lugar de refacelo cada ano á man.

Que é e a quen obriga

O artigo 28.2 do Estatuto dos traballadores obriga toda empresa a levar un rexistro cos valores medios dos salarios, os complementos salariais e as percepcións extrasalariais do seu cadro de persoal, desagregados por sexo e distribuídos por grupos profesionais, categorías profesionais ou postos de traballo iguais ou de igual valor. O Real decreto 902/2020 desenvólveo e fixa o seu contido e o seu procedemento. Aplícase a todas as empresas, con independencia do seu tamaño, e a todo o cadro de persoal, incluído o persoal directivo e os altos cargos.

Non hai que confundilo coa auditoría retributiva, que só deben facer as empresas obrigadas a ter plan de igualdade (50 ou máis traballadores) e que vai máis alá: avaliación de postos de igual valor e plan de corrección. O rexistro é o punto de partida de ambas as cousas.

Que debe conter

Para cada agrupación de postos e para cada sexo, o rexistro recolle a media aritmética e a mediana do realmente percibido no ano natural, separado en tres bloques:

Salario base.
Complementos salariais: antigüidade, nocturnidade, quendas, perigosidade, dispoñibilidade, incentivos, comisións, pagas extraordinarias e calquera outro complemento retributivo.
Percepcións extrasalariais: axudas de custo, quilometraxe, complemento de transporte, indemnizacións, prestacións da Seguridade Social aboadas pola empresa e similares.

Cada complemento e cada percepción desagrégase por concepto, non nun total, para poder ver onde se produce a diferenza. Os importes tómanse equiparados a xornada completa: se unha persoa traballa a tempo parcial, a súa retribución elévase á que correspondería a xornada completa antes de calcular a media, para que as diferenzas reflictan o valor do posto e non a xornada.

O período de referencia é, con carácter xeral, o ano natural, e o rexistro debe actualizarse cando cambie substancialmente algún dos seus elementos.

Como se agrupan os postos

A agrupación é a decisión máis delicada, porque dela depende que as comparacións teñan sentido:

Se o convenio define grupos ou categorías profesionais, úsanse eses.
Se a empresa ten un sistema de clasificación por postos, agrúpanse os postos iguais ou de igual valor.
Un posto é de igual valor a outro cando son equivalentes a natureza das funcións, as condicións educativas e profesionais esixidas e os factores estritamente relacionados co seu desempeño, segundo o artigo 28.1 do Estatuto. O Real decreto 902/2020 remite á valoración de postos de traballo con criterios de adecuación, totalidade e obxectividade.

Nunha peme o habitual é partir dos grupos do convenio e, dentro de cada un, distinguir postos con funcións claramente distintas. Os grupos cunha soa persoa ou con persoas dun só sexo inclúense igual, aínda que neles non haxa comparación posible.

Como calculalo paso a paso

Exporta a nómina do ano por persoa e concepto: salario base, cada complemento e cada percepción extrasalarial, co sexo, o grupo profesional, o posto e a porcentaxe de xornada.
Equipara a xornada completa as retribucións de quen traballa a tempo parcial ou non estivo todo o ano, co mesmo criterio para todos e explicado no documento.
Asigna cada persoa á súa agrupación de postos iguais ou de igual valor.
Calcula, por agrupación e sexo, a media e a mediana de cada bloque e de cada concepto.
Calcula a diferenza entre mulleres e homes en cada agrupación, en porcentaxe sobre a retribución dos homes, tanto para a media como para a mediana.
Documenta o método: período, criterios de agrupación, tratamento do tempo parcial e fontes, para que quen o consulte ou o inspeccione entenda como se fixo.
Consulta a representación dos traballadores con carácter previo, como esixe o real decreto, e deixa constancia.
Gárdao e actualízao cada ano ou cando cambie a estrutura retributiva.

O Ministerio de Traballo publica unha ferramenta de rexistro retributivo en folla de cálculo que serve como formato de referencia; o que custa non é o formato, senón ter os datos limpos e agrupados, e iso é o que un sistema de RRHH co cadro de persoal, os postos e as nóminas ordenadas resolve en minutos.

Quen pode consultalo

A representación legal dos traballadores ten acceso ao contido íntegro do rexistro.
Se non hai representación, calquera traballador pode pedir acceso, pero non aos datos individualizados: a empresa facilítalle as diferenzas porcentuais entre mulleres e homes nas retribucións medias, por concepto e por agrupación.
A Inspección de Traballo pode requirilo en calquera momento, e faino cada vez con máis frecuencia xunto co rexistro de xornada.

Os datos individuais son datos persoais: o rexistro elabórase con agregados e o acceso limítase ao que a norma establece.

Que pasa se a fenda supera o 25 %

O artigo 28.3 do Estatuto dos traballadores engade unha obriga para as empresas de polo menos 50 traballadores: cando a media das retribucións dun sexo sexa superior á do outro nun 25 % ou máis, tomando o conxunto da masa salarial ou a media das percepcións satisfeitas, a empresa debe incluír no rexistro unha xustificación de que esa diferenza responde a motivos non relacionados co sexo. Por debaixo de 50 non existe a obriga de xustificar, pero unha diferenza grande nunha agrupación é un sinal que convén analizar antes de que o analice outro.

Xustificar non é explicar con adxectivos: é mostrar que a diferenza se debe a antigüidade, a complementos ligados a condicións obxectivas do posto, a xornadas ou a variables medibles. Se non se pode xustificar, o seguinte paso é corrixir, e as empresas con plan de igualdade fano a través da auditoría retributiva.

Erros frecuentes

Pensar que non se aplica por ter menos de 50 traballadores. Aplícase a todas.
Agrupar mal: comparar postos que non son de igual valor, ou meter todo o cadro de persoal nun só grupo.
Esquecer as percepcións extrasalariais ou dar un total sen desagregar por concepto.
Non equiparar o tempo parcial, o que dispara diferenzas artificiais en sectores feminizados.
Non consultar a representación antes de elaboralo.
Non actualizalo cando cambian os complementos ou a clasificación.
Facelo nunha folla solta que ninguén atopa cando o pide a Inspección.

Que sancións hai

Non levar o rexistro retributivo ou levalo de forma incompleta é unha infracción grave en materia de relacións laborais segundo a Lei sobre infraccións e sancións na orde social, con multas de 751 a 7.500 euros segundo o grao. Se a falta de rexistro encobre unha discriminación retributiva, a infracción é moi grave, con contías moi superiores, e a traballadora afectada pode reclamar as diferenzas. Explicamos o mapa completo de obrigas por tamaño en compliance laboral para pemes: guía 2026.

Como o facilita LapsoWork

LapsoWork non elabora o rexistro retributivo por ti, pero pon nun sitio os datos que necesita: a ficha do empregado con grupo profesional, posto e porcentaxe de xornada, as nóminas distribuídas e arquivadas por persoa e mes, e a exportación a Excel para construír a táboa co método descrito e actualizala cada ano en minutos. Se a túa xestoría calcula as nóminas, en externalizar as nóminas ou facelas con software propio explicamos como encaixa a repartición de tarefas.

Preguntas frecuentes

Que empresas teñen que facer o rexistro retributivo?

Todas, con independencia do seu tamaño, desde o 14 de abril de 2021 segundo o Real decreto 902/2020 e o artigo 28.2 do Estatuto dos traballadores. Inclúe todo o cadro de persoal, tamén o persoal directivo. A auditoría retributiva, en cambio, só obriga as empresas con plan de igualdade, é dicir, a partir de 50 traballadores.

Que datos inclúe o rexistro retributivo?

Os valores medios (media aritmética e mediana) do salario base, de cada complemento salarial e de cada percepción extrasalarial, desagregados por sexo e distribuídos por grupos profesionais, categorías ou postos de igual valor, referidos ao ano natural e equiparados a xornada completa.

Poden os traballadores ver o rexistro retributivo?

A representación legal dos traballadores accede ao contido íntegro. Se non hai representación, calquera traballador pode pedilo e a empresa facilítalle as diferenzas porcentuais entre mulleres e homes por concepto e agrupación, sen datos individualizados.

Que pasa se a diferenza entre homes e mulleres supera o 25 %?

En empresas de polo menos 50 traballadores, o artigo 28.3 do Estatuto obriga a incluír no rexistro unha xustificación de que a diferenza responde a motivos non relacionados co sexo. Por debaixo de 50 non hai obriga de xustificar, pero a diferenza é un sinal que convén analizar e, se procede, corrixir.

Cada canto hai que actualizar o rexistro retributivo?

O período de referencia é o ano natural, así que o habitual é elaboralo cada ano cos datos do exercicio pechado, e actualizalo cando cambie substancialmente a estrutura retributiva ou a clasificación de postos.

Conclusión

O rexistro retributivo é unha táboa obrigatoria para todas as empresas: media e mediana por sexo de salario base, complementos e percepcións extrasalariais, por grupos ou postos de igual valor, con consulta previa á representación e xustificación da fenda a partir de 50 traballadores. O que o fai fácil ou difícil é ter o cadro de persoal, os postos e as nóminas ordenados nun mesmo sistema. Se queres que o próximo rexistro saia dunha exportación, proba LapsoWork 30 días gratis.