Registre retributiu pas a pas per a una pime: quines dades, com calcular-lo i què passa amb la bretxa

El registre retributiu és l’obligació laboral que més pimes creuen que no les afecta i que, tanmateix, s’aplica a totes des del 14 d’abril de 2021: una empresa amb tres empleats l’ha de tenir igual que una amb tres-cents. L’exigeix el Reial decret 902/2020 d’igualtat retributiva, la Inspecció de Treball el demana juntament amb el registre de jornada i la representació dels treballadors té dret a consultar-lo. La bona notícia és que no és un estudi salarial: és una taula que es construeix amb dades que l’empresa ja té a les nòmines. Aquesta guia explica què ha de contenir, com es calcula pas a pas, qui el pot veure, què passa quan la bretxa supera el 25 % i com treure’l del sistema en lloc de refer-lo cada any a mà.

Què és i a qui obliga

L’article 28.2 de l’Estatut dels treballadors obliga tota empresa a portar un registre amb els valors mitjans dels salaris, els complements salarials i les percepcions extrasalarials de la seva plantilla, desagregats per sexe i distribuïts per grups professionals, categories professionals o llocs de treball iguals o d’igual valor. El Reial decret 902/2020 el desplega i en fixa el contingut i el procediment. S’aplica a totes les empreses, amb independència de la mida, i a tota la plantilla, inclosos el personal directiu i els alts càrrecs.

No s’ha de confondre amb l’auditoria retributiva, que només han de fer les empreses obligades a tenir pla d’igualtat (50 treballadors o més) i que va més enllà: avaluació de llocs de treball d’igual valor i pla de correcció. El registre és el punt de partida de totes dues coses.

Què ha de contenir

Per a cada agrupació de llocs de treball i per a cada sexe, el registre recull la mitjana aritmètica i la mediana del que s’ha percebut realment durant l’any natural, separat en tres blocs:

1. Salari base.
2. Complements salarials: antiguitat, nocturnitat, treball per torns, perillositat, disponibilitat, incentius, comissions, pagues extraordinàries i qualsevol altre complement retributiu.
3. Percepcions extrasalarials: dietes, quilometratge, plus de transport, indemnitzacions, prestacions de la Seguretat Social abonades per l’empresa i similars.

Cada complement i cada percepció es desagrega per concepte, no en un total, per poder veure on es produeix la diferència. Els imports es prenen equiparats a jornada completa: si una persona treballa a temps parcial, la seva retribució s’eleva a la que correspondria a jornada completa abans de fer-ne la mitjana, perquè les diferències reflecteixin el valor del lloc de treball i no la jornada.

El període de referència és, amb caràcter general, l’any natural, i el registre s’ha d’actualitzar quan canviï substancialment algun dels seus elements.

Com s’agrupen els llocs de treball

L’agrupació és la decisió més delicada, perquè en depèn que les comparacions tinguin sentit:

• Si el conveni defineix grups o categories professionals, es fan servir aquests.
• Si l’empresa té un sistema de classificació per llocs de treball, s’agrupen els llocs iguals o d’igual valor.
• Un lloc de treball és d’igual valor que un altre quan són equivalents la naturalesa de les funcions, les condicions educatives i professionals exigides i els factors estrictament relacionats amb el seu acompliment, segons l’article 28.1 de l’Estatut. El Reial decret 902/2020 remet a la valoració de llocs de treball amb criteris d’adequació, totalitat i objectivitat.

En una pime, l’habitual és partir dels grups del conveni i, dins de cadascun, distingir els llocs de treball amb funcions clarament diferents. Els grups amb una sola persona o amb persones d’un sol sexe s’hi inclouen igualment, encara que no hi hagi comparació possible.

Com calcular-lo pas a pas

1. Exporta la nòmina de l’any per persona i concepte: salari base, cada complement i cada percepció extrasalarial, amb el sexe, el grup professional, el lloc de treball i el percentatge de jornada.
2. Equipara a jornada completa les retribucions de qui treballa a temps parcial o no ha estat a l’empresa tot l’any, amb el mateix criteri per a tothom i explicat al document.
3. Assigna cada persona a la seva agrupació de llocs de treball iguals o d’igual valor.
4. Calcula, per agrupació i sexe, la mitjana i la mediana de cada bloc i de cada concepte.
5. Calcula la diferència entre dones i homes a cada agrupació, en percentatge sobre la retribució dels homes, tant per a la mitjana com per a la mediana.
6. Documenta el mètode: període, criteris d’agrupació, tractament del temps parcial i fonts, perquè qui el consulti o l’inspeccioni entengui com s’ha fet.
7. Consulta la representació dels treballadors amb caràcter previ, com exigeix el reial decret, i deixa’n constància.
8. Desa’l i actualitza’l cada any o quan canviï l’estructura retributiva.

El Ministeri de Treball publica una eina de registre retributiu en full de càlcul que serveix com a format de referència; el que costa no és el format, sinó tenir les dades netes i agrupades, i això és el que un sistema de recursos humans amb la plantilla, els llocs de treball i les nòmines ordenats resol en minuts.

Qui el pot consultar

• La representació legal dels treballadors té accés al contingut íntegre del registre.
• Si no hi ha representació, qualsevol treballador pot demanar-hi accés, però no a les dades individualitzades: l’empresa li facilita les diferències percentuals entre dones i homes en les retribucions mitjanes, per concepte i per agrupació.
• La Inspecció de Treball el pot requerir en qualsevol moment, i ho fa cada vegada amb més freqüència juntament amb el registre de jornada.

Les dades individuals són dades personals: el registre s’elabora amb agregats i l’accés es limita al que estableix la norma.

Què passa si la bretxa supera el 25 %

L’article 28.3 de l’Estatut dels treballadors afegeix una obligació per a les empreses d’almenys 50 treballadors: quan la mitjana de les retribucions d’un sexe sigui superior a la de l’altre en un 25 % o més, prenent el conjunt de la massa salarial o la mitjana de les percepcions satisfetes, l’empresa ha d’incloure al registre una justificació que aquesta diferència respon a motius no relacionats amb el sexe. Per sota de 50 no hi ha l’obligació de justificar, però una diferència gran en una agrupació és un senyal que convé analitzar abans que l’analitzi un altre.

Justificar no és explicar amb adjectius: és mostrar que la diferència es deu a l’antiguitat, a complements lligats a condicions objectives del lloc de treball, a jornades o a variables mesurables. Si no es pot justificar, el pas següent és corregir, i les empreses amb pla d’igualtat ho fan a través de l’auditoria retributiva.

Errors freqüents

• Pensar que no s’aplica perquè es tenen menys de 50 treballadors. S’aplica a totes.
• Agrupar malament: comparar llocs de treball que no són d’igual valor, o posar tota la plantilla en un sol grup.
• Oblidar les percepcions extrasalarials o donar un total sense desagregar per concepte.
• No equiparar el temps parcial, cosa que dispara diferències artificials en sectors feminitzats.
• No consultar la representació abans d’elaborar-lo.
• No actualitzar-lo quan canvien els complements o la classificació.
• Fer-lo en un full solt que ningú no troba quan el demana la Inspecció.

Quines sancions hi ha

No portar el registre retributiu o portar-lo de manera incompleta és una infracció greu en matèria de relacions laborals segons la Llei sobre infraccions i sancions en l’ordre social, amb multes de 751 a 7.500 euros segons el grau. Si la falta de registre encobreix una discriminació retributiva, la infracció és molt greu, amb quanties molt superiors, i la treballadora afectada pot reclamar les diferències. Expliquem el mapa complet d’obligacions per mida a compliment normatiu laboral per a pimes: guia 2026.

Com ho facilita LapsoWork

LapsoWork no elabora el registre retributiu per tu, però posa en un sol lloc les dades que necessita: la fitxa de l’empleat amb grup professional, lloc de treball i percentatge de jornada, les nòmines distribuïdes i arxivades per persona i mes, i l’exportació a Excel per construir la taula amb el mètode descrit i actualitzar-la cada any en minuts. Si la teva gestoria calcula les nòmines, a externalitzar les nòmines o fer-les amb programari propi expliquem com hi encaixa el repartiment de tasques.

Preguntes freqüents

Quines empreses han de fer el registre retributiu?

Totes, amb independència de la mida, des del 14 d’abril de 2021 segons el Reial decret 902/2020 i l’article 28.2 de l’Estatut dels treballadors. Inclou tota la plantilla, també el personal directiu. L’auditoria retributiva, en canvi, només obliga les empreses amb pla d’igualtat, és a dir, a partir de 50 treballadors.

Quines dades inclou el registre retributiu?

Els valors mitjans (mitjana aritmètica i mediana) del salari base, de cada complement salarial i de cada percepció extrasalarial, desagregats per sexe i distribuïts per grups professionals, categories o llocs de treball d’igual valor, referits a l’any natural i equiparats a jornada completa.

Poden els treballadors veure el registre retributiu?

La representació legal dels treballadors accedeix al contingut íntegre. Si no hi ha representació, qualsevol treballador el pot demanar i l’empresa li facilita les diferències percentuals entre dones i homes per concepte i agrupació, sense dades individualitzades.

Què passa si la diferència entre homes i dones supera el 25 %?

En empreses d’almenys 50 treballadors, l’article 28.3 de l’Estatut obliga a incloure al registre una justificació que la diferència respon a motius no relacionats amb el sexe. Per sota de 50 no hi ha obligació de justificar, però la diferència és un senyal que convé analitzar i, si escau, corregir.

Cada quant cal actualitzar el registre retributiu?

El període de referència és l’any natural, de manera que l’habitual és elaborar-lo cada any amb les dades de l’exercici tancat, i actualitzar-lo quan canviï substancialment l’estructura retributiva o la classificació de llocs de treball.

Conclusió

El registre retributiu és una taula obligatòria per a totes les empreses: mitjana i mediana per sexe del salari base, els complements i les percepcions extrasalarials, per grups o llocs de treball d’igual valor, amb consulta prèvia a la representació i justificació de la bretxa a partir de 50 treballadors. El que el fa fàcil o difícil és tenir la plantilla, els llocs de treball i les nòmines ordenats en un mateix sistema. Si vols que el pròxim registre surti d’una exportació, prova LapsoWork 30 dies gratis.