Inspección de Traballo nunha peme: que documentos pide, como é a visita e como responder a un requirimento

A Inspección de Traballo chega sen avisar ou cita por escrito, pide unha lista de documentos, fala cos empregados e marcha. O que ocorre despois depende case por completo do que a empresa tiña preparado antes: un rexistro de xornada fiable, contratos e nóminas localizables, un calendario exposto e un plan de prevención ao día converten a visita nun trámite; o contrario convértea nunha acta. Esta guía explica como actúa a Inspección de Traballo e Seguridade Social nunha peme, que documentos pide, como son a visita e as entrevistas, que diferenza un requirimento dunha infracción, que prazos hai para alegar e como prepararse para que o día que veña non cambie nada.

Por que vén a Inspección

A Lei 23/2015 ordenadora do Sistema de Inspección de Traballo e Seguridade Social atribúelle a vixilancia do cumprimento da normativa laboral, de Seguridade Social, de prevención de riscos e de emprego. As actuacións teñen tres orixes:

Campañas planificadas por sector ou materia (rexistro de xornada, contratación temporal, tempo parcial, prevención, igualdade), con visitas aleatorias.
Denuncia, con frecuencia dun traballador ou extraballador, que a Inspección non revela. Tamén a través da caixa de correo da Inspección, que admite comunicacións anónimas.
Cruzamento de datos coa Tesouraría Xeral da Seguridade Social, a Axencia Tributaria ou o servizo público de emprego: contratos parciais con horas incoherentes, baixas e altas repetidas, ausencia de rexistro retributivo.

Tanto ten a orixe: os documentos que pide e o que comproba son os mesmos.

Os documentos que pide

A lista habitual nunha peme, na orde en que adoitan pedirse:

Rexistro diario de xornada de todo o cadro de persoal do período que indique (habitualmente os últimos meses), con conservación de catro anos e rastrexabilidade de correccións. É o primeiro e o que máis actas produce; explicamos as sancións en sancións por non cumprir o control horario.
Resumo mensual de horas extraordinarias por traballador e o seu reflexo na nómina (artigo 35.5 do Estatuto).
Contratos de traballo coas súas comunicacións ao servizo público de emprego e altas na Seguridade Social, incluídos os de tempo parcial coa súa distribución horaria.
Recibos de salario do período e documentos de cotización.
Calendario laboral do ano, que debe estar exposto no centro.
Convenio colectivo aplicable e, se existen, pactos ou acordos de empresa.
Plan de prevención de riscos laborais, avaliación de riscos, planificación, modalidade preventiva, formación e información dos traballadores e vixilancia da saúde.
Rexistro retributivo e, en empresas de 50 ou máis, plan de igualdade rexistrado coa súa auditoría retributiva.
Canle de denuncias da Lei 2/2023 en empresas de 50 ou máis, e protocolo fronte ao acoso sexual e por razón de sexo en todas.
Acordos de traballo a distancia e política de desconexión dixital.
Medidas LGTBI e o seu protocolo en empresas de máis de 50.
Documentación das persoas traballadoras estranxeiras cando proceda, e de contratas e subcontratas presentes no centro.

O mapa completo de obrigas por tamaño está en compliance laboral para pemes: guía 2026.

Como é a visita

Sen aviso previo, con carácter xeral: o inspector ou subinspector pode entrar libremente e sen previo aviso en calquera centro de traballo a calquera hora, e debe identificarse. Non se pode impedir a entrada nin obstruír a actuación; a obstrución é unha infracción propia.
Presenza da empresa: o inspector comunícalle a súa presenza ao empresario ou ao seu representante, salvo que considere que prexudica a actuación; a empresa pode acompañalo.
Comprobación física: quen está a traballar, en que posto, con que horario, e contraste cos contratos e co rexistro de xornada.
Entrevistas: o inspector pode interrogar en privado os traballadores presentes, sen a empresa, sobre horarios reais, horas extra, se fichan cada día, se lles pediron asinar rexistros ou corrixilos. As súas declaracións teñen peso.
Requirimento de documentación: o que non está no centro achégase despois, no prazo que fixe, normalmente por medios electrónicos, ou mediante comparecencia na oficina da Inspección.
Dilixencia: a actuación documéntase nunha dilixencia electrónica, que substitúe o antigo libro de visitas e que se lle comunica á empresa.

O inspector pode volver, ampliar a actuación a outros centros ou materias e prolongala durante meses, cun prazo máximo de duración fixado pola lei que só se interrompe por causas taxadas.

Requirimento ou acta: a diferenza que importa

A visita pode rematar de tres formas:

Sen medidas, se todo está en orde.
Requirimento de emenda: a Inspección ordena corrixir o incumprimento nun prazo, sen sanción, e comproba despois. É frecuente en materias formais (calendario non exposto, política de desconexión sen elaborar, avaliación de riscos incompleta) e cando a empresa mostra boa fe e capacidade de corrixir. Cumprilo en prazo e con proba pecha o asunto; ignoralo convérteo en acta.
Acta de infracción: proposta de sanción coa infracción tipificada, o seu grao e a contía, segundo a Lei sobre infraccións e sancións na orde social. Pode ir acompañada de acta de liquidación de cotas á Seguridade Social e de requirimento de pagamento das diferenzas salariais.

Tamén pode adoptar medidas cautelares, como a paralización de traballos por risco grave e inminente.

Prazos e como responder

Alegacións á acta de infracción: quince días hábiles desde a notificación, ante o órgano que instrúe; convén achegar proba documental (rexistros, nóminas, contratos, comunicacións) e non só argumentos.
Resolución do órgano competente, que pode confirmar, reducir ou anular a proposta; contra ela cabe recurso de alzada nun mes e, despois, recurso contencioso-administrativo.
Pagamento con redución: en determinados supostos, o recoñecemento da responsabilidade e o pagamento voluntario reducen a sanción, con renuncia a recorrer.
Prescrición: as infraccións en materia laboral prescriben aos tres anos; as de Seguridade Social aos catro; as de prevención segundo a súa gravidade.
Requirimentos: cumprir no prazo e comunicar a emenda con proba, sen agardar a que a Inspección volva.

Responder ben non é discutir: é achegar o documento que demostra o cumprimento ou acreditar que se corrixiu.

Como prepararse antes de que veña

Rexistro de xornada dixital e fiable, con rastrexabilidade, exportable ao instante, e que cadre coa nómina e co que dirán os traballadores.
Peche mensual documentado: horas extraordinarias resumidas e entregadas co recibo, pagadas ou compensadas dentro de prazo.
Expediente de cada empregado completo: contrato, comunicación, alta, anexos, acordo de teletraballo, cláusula de protección de datos, entrega da política de desconexión e do protocolo de acoso, con sinatura.
Calendario laboral exposto en cada centro e publicado na aplicación.
Prevención ao día: plan, avaliación, planificación, formación e vixilancia da saúde con datas.
Rexistro retributivo do último exercicio e, se procede, plan de igualdade rexistrado, canle de denuncias publicada e medidas LGTBI aprobadas.
Un cartafol de inspección: a lista de documentos anterior coa súa localización, para entregala en minutos e non en semanas.
Formación breve a mandos e a quen reciba o inspector: identificación, acompañamento, non obstruír, non aleccionar o cadro de persoal, tomar nota do solicitado e dos prazos.
Revisión trimestral dunha mostra de rexistros de xornada para detectar ocos antes que a Inspección.
Asesoría laboral avisada desde o primeiro día, para as alegacións e os prazos.

Como o facilita LapsoWork

A maior parte da lista sae do sistema: o control horario exporta o rexistro de xornada e o resumo de horas extraordinarias en PDF e CSV auditados con selaxe de tempo e rastrexabilidade de correccións; o xestor documental garda por empregado os contratos, anexos, políticas e protocolos con sinatura biométrica de recepción; as nóminas distribuídas quedan arquivadas e asinadas; e o módulo de vacacións e ausencias publica o calendario laboral por centro e rexistra cada permiso co seu xustificante. Desde 2 € por empregado e mes.

Preguntas frecuentes

A Inspección de Traballo avisa antes da visita?

Con carácter xeral, non. O inspector pode entrar libremente e sen previo aviso en calquera centro de traballo a calquera hora, identificándose. Só nalgúns casos cita por escrito a empresa para que compareza con documentación nas súas oficinas.

Que documentos pide a Inspección de Traballo nunha peme?

Rexistro diario de xornada e resumo de horas extraordinarias, contratos coas súas comunicacións e altas na Seguridade Social, recibos de salario e documentos de cotización, calendario laboral, convenio e acordos, plan de prevención con avaliación, formación e vixilancia da saúde, rexistro retributivo e, segundo o tamaño, plan de igualdade, canle de denuncias e medidas LGTBI, ademais dos acordos de teletraballo e a política de desconexión dixital.

Que diferenza hai entre un requirimento e unha acta de infracción?

O requirimento ordena corrixir un incumprimento nun prazo sen sanción, e péchase se se cumpre e se acredita; a acta de infracción propón unha sanción coa infracción tipificada, o seu grao e a súa contía segundo a LISOS, e pode ir acompañada de liquidación de cotas. Ignorar un requirimento convérteo en acta.

Canto prazo hai para alegar contra unha acta de infracción?

Quince días hábiles desde a notificación, achegando a proba documental que acredite o cumprimento ou a corrección. Contra a resolución cabe recurso de alzada nun mes e despois recurso contencioso-administrativo.

Pode o inspector falar cos traballadores sen a empresa?

Si. O inspector pode interrogar en privado os traballadores presentes sobre horarios, horas extraordinarias e rexistro de xornada, e as súas declaracións teñen peso na actuación. A empresa non pode impedilo nin aleccionar o cadro de persoal.

Conclusión

A Inspección de Traballo pide nunha peme unha lista coñecida de documentos, comezando polo rexistro de xornada, fala cos traballadores e contrasta o que ve co que a empresa ten escrito. Un requirimento péchase cumpríndoo en prazo; unha acta recórrese con probas en quince días hábiles. O que decide o resultado é ter esa lista preparada antes da visita, non despois. Se queres que o rexistro de xornada, os documentos asinados e as nóminas saian do sistema en cinco minutos, proba LapsoWork 30 días gratis.