Inspecció de Treball en una pime: quins documents demana, com és la visita i com respondre a un requeriment

La Inspecció de Treball arriba sense avisar o cita per escrit, demana una llista de documents, parla amb els empleats i se’n va. El que passa després depèn gairebé del tot del que l’empresa tenia preparat abans: un registre de jornada fiable, contractes i nòmines localitzables, un calendari exposat i un pla de prevenció al dia converteixen la visita en un tràmit; el contrari la converteix en una acta. Aquesta guia explica com actua la Inspecció de Treball i Seguretat Social en una pime, quins documents demana, com són la visita i les entrevistes, què diferencia un requeriment d’una infracció, quins terminis hi ha per al·legar i com preparar-s’hi perquè el dia que vingui no canviï res.

Per què ve la Inspecció

La Llei 23/2015 ordenadora del Sistema d’Inspecció de Treball i Seguretat Social li atribueix la vigilància del compliment de la normativa laboral, de Seguretat Social, de prevenció de riscos i d’ocupació. Les actuacions tenen tres orígens:

Campanyes planificades per sector o matèria (registre de jornada, contractació temporal, temps parcial, prevenció, igualtat), amb visites aleatòries.
Denúncia, sovint d’un treballador o extreballador, que la Inspecció no revela. També a través de la bústia de la Inspecció, que admet comunicacions anònimes.
Encreuament de dades amb la Tresoreria General de la Seguretat Social, l’Agència Tributària o el servei públic d’ocupació: contractes parcials amb hores incoherents, baixes i altes repetides, absència de registre retributiu.

Tant és l’origen: els documents que demana i el que comprova són els mateixos.

Els documents que demana

La llista habitual en una pime, en l’ordre en què se solen demanar:

Registre diari de jornada de tota la plantilla del període que indiqui (habitualment els últims mesos), amb conservació de quatre anys i traçabilitat de correccions. És el primer i el que més actes produeix; expliquem les sancions a sancions per no complir el control horari.
Resum mensual d’hores extraordinàries per treballador i el seu reflex en la nòmina (article 35.5 de l’Estatut).
Contractes de treball amb les seves comunicacions al servei públic d’ocupació i altes a la Seguretat Social, inclosos els de temps parcial amb la seva distribució horària.
Rebuts de salaris del període i documents de cotització.
Calendari laboral de l’any, que ha d’estar exposat al centre.
Conveni col·lectiu aplicable i, si n’hi ha, pactes o acords d’empresa.
Pla de prevenció de riscos laborals, avaluació de riscos, planificació, modalitat preventiva, formació i informació dels treballadors i vigilància de la salut.
Registre retributiu i, en empreses de 50 o més, pla d’igualtat registrat amb la seva auditoria retributiva.
Canal de denúncies de la Llei 2/2023 en empreses de 50 o més, i protocol enfront de l’assetjament sexual i per raó de sexe en totes.
Acords de treball a distància i política de desconnexió digital.
Mesures LGTBI i el seu protocol en empreses de més de 50.
Documentació de les persones treballadores estrangeres quan correspongui, i de contractes i subcontractes presents al centre.

El mapa complet d’obligacions per mida és a compliment normatiu laboral per a pimes: guia 2026.

Com és la visita

Sense avís previ, amb caràcter general: l’inspector o subinspector pot entrar lliurement i sense avís previ a qualsevol centre de treball a qualsevol hora, i s’ha d’identificar. No es pot impedir l’entrada ni obstruir l’actuació; l’obstrucció és una infracció pròpia.
Presència de l’empresa: l’inspector comunica la seva presència a l’empresari o al seu representant, llevat que consideri que perjudica l’actuació; l’empresa el pot acompanyar.
Comprovació física: qui està treballant, en quin lloc de treball, amb quin horari, i contrast amb els contractes i amb el registre de jornada.
Entrevistes: l’inspector pot interrogar en privat els treballadors presents, sense l’empresa, sobre horaris reals, hores extres, si fitxen cada dia, si els han demanat que signin registres o que els corregeixin. Les seves declaracions tenen pes.
Requeriment de documentació: el que no és al centre s’aporta després, en el termini que fixi, normalment per mitjans electrònics, o mitjançant compareixença a l’oficina de la Inspecció.
Diligència: l’actuació es documenta en una diligència electrònica, que substitueix l’antic llibre de visites i que es comunica a l’empresa.

L’inspector pot tornar, ampliar l’actuació a altres centres o matèries i allargar-la durant mesos, amb un termini màxim de durada fixat per la llei que només s’interromp per causes taxades.

Requeriment o acta: la diferència que importa

La visita pot acabar de tres maneres:

Sense mesures, si tot està en ordre.
Requeriment d’esmena: la Inspecció ordena corregir l’incompliment en un termini, sense sanció, i ho comprova després. És freqüent en matèries formals (calendari no exposat, política de desconnexió sense elaborar, avaluació de riscos incompleta) i quan l’empresa mostra bona fe i capacitat de corregir. Complir-lo dins del termini i amb prova tanca l’assumpte; ignorar-lo el converteix en acta.
Acta d’infracció: proposta de sanció amb la infracció tipificada, el seu grau i la quantia, segons la Llei sobre infraccions i sancions en l’ordre social. Es pot acompanyar d’una acta de liquidació de quotes a la Seguretat Social i d’un requeriment de pagament de les diferències salarials.

També pot adoptar mesures cautelars, com la paralització de treballs per risc greu i imminent.

Terminis i com respondre

Al·legacions a l’acta d’infracció: quinze dies hàbils des de la notificació, davant l’òrgan que instrueix; convé aportar prova documental (registres, nòmines, contractes, comunicacions) i no només arguments.
Resolució de l’òrgan competent, que pot confirmar, reduir o anul·lar la proposta; contra la resolució es pot interposar recurs d’alçada en un mes i, després, recurs contenciós administratiu.
Pagament amb reducció: en determinats supòsits, el reconeixement de la responsabilitat i el pagament voluntari redueixen la sanció, amb renúncia a recórrer.
Prescripció: les infraccions en matèria laboral prescriuen al cap de tres anys; les de Seguretat Social, al cap de quatre; les de prevenció, segons la gravetat.
Requeriments: complir dins del termini i comunicar l’esmena amb prova, sense esperar que la Inspecció torni.

Respondre bé no és discutir: és aportar el document que demostra el compliment o acreditar que s’ha corregit.

Com preparar-s’hi abans que vingui

Registre de jornada digital i fiable, amb traçabilitat, exportable a l’instant, i que quadri amb la nòmina i amb el que diran els treballadors.
Tancament mensual documentat: hores extraordinàries resumides i lliurades amb el rebut, pagades o compensades dins del termini.
Expedient de cada empleat complet: contracte, comunicació, alta, annexos, acord de teletreball, clàusula de protecció de dades, lliurament de la política de desconnexió i del protocol d’assetjament, amb signatura.
Calendari laboral exposat a cada centre i publicat a l’app.
Prevenció al dia: pla, avaluació, planificació, formació i vigilància de la salut amb dates.
Registre retributiu de l’últim exercici i, si correspon, pla d’igualtat registrat, canal de denúncies publicat i mesures LGTBI aprovades.
Una carpeta d’inspecció: la llista de documents anterior amb la seva ubicació, per lliurar-la en minuts i no en setmanes.
Formació breu als comandaments i a qui rebi l’inspector: identificació, acompanyament, no obstruir, no alliçonar la plantilla, prendre nota del que s’ha sol·licitat i dels terminis.
Revisió trimestral d’una mostra de registres de jornada per detectar buits abans que la Inspecció.
Assessoria laboral avisada des del primer dia, per a les al·legacions i els terminis.

Com ho facilita LapsoWork

La major part de la llista surt del sistema: el control horari exporta el registre de jornada i el resum d’hores extraordinàries en PDF i CSV auditats amb segellament de temps i traçabilitat de correccions; el gestor documental desa per empleat els contractes, annexos, polítiques i protocols amb signatura biomètrica de recepció; les nòmines distribuïdes queden arxivades i signades; i el mòdul de vacances i absències publica el calendari laboral per centre i registra cada permís amb el seu justificant. Des de 2 € per empleat i mes.

Preguntes freqüents

La Inspecció de Treball avisa abans de la visita?

Amb caràcter general, no. L’inspector pot entrar lliurement i sense avís previ a qualsevol centre de treball a qualsevol hora, tot identificant-se. Només en alguns casos cita per escrit l’empresa perquè comparegui amb documentació a les seves oficines.

Quins documents demana la Inspecció de Treball en una pime?

Registre diari de jornada i resum d’hores extraordinàries, contractes amb les seves comunicacions i altes a la Seguretat Social, rebuts de salaris i documents de cotització, calendari laboral, conveni i acords, pla de prevenció amb avaluació, formació i vigilància de la salut, registre retributiu i, segons la mida, pla d’igualtat, canal de denúncies i mesures LGTBI, a més dels acords de teletreball i la política de desconnexió digital.

Quina diferència hi ha entre un requeriment i una acta d’infracció?

El requeriment ordena corregir un incompliment en un termini sense sanció, i es tanca si es compleix i s’acredita; l’acta d’infracció proposa una sanció amb la infracció tipificada, el seu grau i la seva quantia segons la LISOS, i es pot acompanyar de liquidació de quotes. Ignorar un requeriment el converteix en acta.

Quin termini hi ha per al·legar contra una acta d’infracció?

Quinze dies hàbils des de la notificació, aportant la prova documental que acrediti el compliment o la correcció. Contra la resolució es pot interposar recurs d’alçada en un mes i després recurs contenciós administratiu.

Pot l’inspector parlar amb els treballadors sense l’empresa?

Sí. L’inspector pot interrogar en privat els treballadors presents sobre horaris, hores extraordinàries i registre de jornada, i les seves declaracions tenen pes en l’actuació. L’empresa no ho pot impedir ni alliçonar la plantilla.

Conclusió

La Inspecció de Treball demana en una pime una llista coneguda de documents, començant pel registre de jornada, parla amb els treballadors i contrasta el que veu amb el que l’empresa té escrit. Un requeriment es tanca complint-lo dins del termini; una acta es recorre amb proves en quinze dies hàbils. El que decideix el resultat és tenir aquesta llista a punt abans de la visita, no després. Si vols que el registre de jornada, els documents signats i les nòmines surtin del sistema en cinc minuts, prova LapsoWork 30 dies gratis.