Procédure du canal de signalement : guide étape par étape pour les entreprises

Le canal de signalement est désormais une réalité à laquelle la majorité des entreprises espagnoles doivent faire face. Les grandes organisations l’ont mis en place depuis longtemps, mais de nombreuses PME sont encore en train de définir le fonctionnement du leur. Et c’est là que réside le point essentiel : disposer d’une boîte de signalement ne suffit pas. Ce que la loi exige, c’est une procédure claire, documentée et communiquée qui régisse tout ce qui se passe depuis la réception d’une communication jusqu’à sa résolution. Dans ce guide, nous vous expliquons cette procédure étape par étape.

Qu’est-ce que la procédure du canal de signalement ?

La procédure du canal de signalement est la pierre angulaire qui définit le bon fonctionnement de la gestion des communications internes au sein des entreprises et des organismes, en s’alignant sur les standards fixés par la Directiva Europea 2019/1937 (directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte) et sa transposition en Espagne à travers la Ley 2/2023, de 20 de febrero, régissant la protection des personnes qui signalent des infractions à la réglementation et la lutte contre la corruption.

La réglementation établit des exigences minimales, mais chaque entreprise peut adapter la procédure à ses particularités : taille de l’effectif, secteur, structure de compliance et typologie des risques. L’important est que cette procédure accompagne tout le cycle de vie d’un signalement, depuis sa création jusqu’à sa résolution.

Rappelez-vous que l’obligation de disposer d’un canal interne et d’une procédure associée s’applique aux entreprises du secteur privé comptant 50 personnes salariées ou plus, ainsi qu’à d’autres sujets assujettis quelle que soit leur taille (par exemple, les entités relevant du domaine de la prévention du blanchiment de capitaux ou les partis politiques). Si vous avez encore des doutes sur les personnes concernées par cette obligation, consultez notre article sur le canal de signalement obligatoire pour les entreprises.

La procédure s’articule autour de deux phases principales : l’enquête et la résolution.

Phase d’enquête

Communication du signalement

Tout commence lorsque la personne informante présente la communication à travers le canal de signalement, en détaillant les faits qu’elle souhaite rapporter et, le cas échéant, la ou les personnes responsables. Il est recommandé qu’elle joigne tout document ou preuve venant appuyer son récit.

Une fois reçue, la communication est admise à traitement si les faits sont susceptibles de faire l’objet d’une enquête dans le champ d’application matériel de la loi. Si, après une première analyse, aucun fait dénonçable n’est constaté, la communication est déclarée irrecevable et classée sans suite ou transmise au service compétent de l’entreprise.

Un principe incontournable : le signalement doit pouvoir être présenté de manière individuelle et, si la personne informante le préfère, de façon anonyme. La Ley 2/2023 oblige à garantir des canaux permettant la communication anonyme et à protéger dans tous les cas l’identité du lanceur d’alerte.

Concernant les délais, le système doit envoyer un accusé de réception dans un maximum de 7 jours calendaires à compter de la réception, et la réponse à la personne informante sur les actions menées ne doit pas dépasser 3 mois à compter de l’accusé de réception (ou de l’expiration du délai de 7 jours s’il n’a pas été envoyé).

Processus d’enquête

Une fois le signalement admis, le processus d’enquête repose sur l’analyse objective de la documentation disponible, l’obtention de preuves et leur évaluation. L’équipe instructrice doit créer un dossier de signalement rassemblant toutes les données pertinentes ; ce dossier sert à tracer la feuille de route et à conduire correctement l’enquête.

L’instruction doit se dérouler de manière confidentielle et dans le respect à tout moment de la réglementation sur la protection des données (RGPD et LOPDGDD). Les membres de l’équipe concernés par le signalement doivent être exclus de l’enquête afin d’éviter les conflits d’intérêts. L’organe instructeur recueille l’ensemble des informations de manière objective, en employant les actions appropriées et proportionnées aux faits.

Phase de résolution

Une fois l’instruction terminée et toutes les preuves rassemblées, une analyse de celles-ci est réalisée pour clôturer l’enquête. À partir de là, le signalement peut être résolu dans deux sens.

Signalement fondé

Les faits signalés sont tenus pour avérés et l’on énumère les actions qui étayent cette décision. Dans ce cas :

• On applique le régime de sanctions correspondant conformément à la législation du travail et aux autres réglementations applicables.
• Si la conduite pouvait être constitutive d’un délit, les éventuelles responsabilités pénales sont transmises à l’autorité compétente.
• La décision est communiquée aussi bien à la personne informante qu’à la personne concernée par le signalement.

Signalement non fondé

Si, après enquête sur les faits, il est déterminé qu’aucune infraction n’a été commise, l’organe de conformité (Comité de Compliance) informe les deux parties de la résolution et fournit les motifs qui la fondent.

Rapport de conclusions

À l’issue de la procédure, un rapport de conclusions doit être élaboré, reflétant les informations pertinentes et les résultats obtenus lors de l’enquête. Les éléments clés qu’il doit contenir sont :

• Les informations techniques du dossier.
• Les faits ayant motivé le signalement et les personnes impliquées.
• L’objectif, la finalité et les actions menées durant l’enquête.
• La conclusion et la résolution adoptée.
• Les propositions de sanctions, le cas échéant.
• Les éventuelles limites rencontrées durant l’enquête.

Ce rapport ne se contente pas de clôturer le dossier : il constitue la preuve documentaire que l’entreprise a agi avec diligence, un élément décisif si la résolution est ultérieurement contestée.

Pourquoi est-il important de communiquer la procédure ?

Une mise en place correcte exige une communication efficace du canal de signalement. L’absence de diffusion peut entraîner des sanctions et, surtout, vide le système de toute efficacité : si l’effectif ne connaît pas son fonctionnement, il ne l’utilisera pas.

Il faut élaborer un règlement détaillé contenant toutes les informations nécessaires : la procédure complète, décrivant chaque étape depuis la réception de la communication jusqu’à la résolution finale, les faits dénonçables et les droits de la personne informante comme de la personne concernée.

Ce document doit être accessible à l’ensemble de l’effectif, que ce soit à travers le site web de l’entreprise, l’intranet ou d’autres moyens de communication interne. Il convient d’informer les personnes salariées —de préférence par courrier électronique— sur les mesures disciplinaires pouvant découler d’une résolution ainsi que sur les conséquences liées à la présentation de signalements faux ou de mauvaise foi.

Comment gèrent-on les conflits d’intérêts ?

Lorsqu’une des personnes participant à l’enquête se trouve concernée par le signalement, elle doit être totalement exclue de la procédure, tant de la phase d’instruction que de celle de résolution, afin de garantir l’objectivité du processus.

Les personnes exclues sont tenues de maintenir la confidentialité du signalement et il leur est interdit d’accéder aux informations sensibles, y compris l’identité du lanceur d’alerte ou les détails de l’enquête.

La transparence et l’efficacité du canal de signalement dépendent en grande partie de la clarté de la communication et d’une gestion proactive des conflits d’intérêts. Une mise en place adéquate favorise un environnement caractérisé par l’éthique et la transparence au sein de l’organisation.

Une solution qui facilite l’ensemble du processus

Toute cette procédure peut être considérablement simplifiée avec un logiciel de canal de signalement adapté. Un bon système permet d’accélérer et d’automatiser les différentes étapes du processus, depuis la réception des communications jusqu’à la rédaction du rapport de conclusions, et facilite la gestion et le suivi de chaque dossier tout en garantissant la confidentialité et la protection des données de la personne informante.

Chez LapsoWork, nous proposons un canal de signalement intuitif et facile à utiliser, avec gestion des délais, traçabilité complète du dossier et contrôle des accès, intégré au reste des outils d’administration du personnel. Vous respectez ainsi la Ley 2/2023 en toute sécurité et sans y consacrer des heures de gestion manuelle.