Com calcular el ROI d’un programari de recursos humans a la teva pime (amb exemple per a 30 empleats)

Un programari de recursos humans per a una pime costa entre unes desenes i uns centenars d’euros al mes. La pregunta no és si és car, sinó si torna més del que costa, i això es pot calcular amb un full i deu minuts. En aquest article expliquem com calcular el ROI d’un programari de recursos humans sense inflar xifres: quins costos cal comptar de debò, quins estalvis es poden mesurar, quins convé deixar fora i un exemple complet per a una pime de 30 empleats que pots refer amb les teves dades. Si el que busques primer són els preus del mercat, tenim la guia sobre quant costa un programari de recursos humans per a una pime.

La fórmula, sense misteri

El retorn de la inversió es calcula així:

ROI = (benefici anual − cost anual) / cost anual

Un ROI de 3 significa que per cada euro que pagues recuperes aquest euro i en guanyes tres més. El complement útil és el termini de recuperació: quants mesos triguen els estalvis a cobrir el que has pagat. En un programari per subscripció sense permanència el termini sol ser curt, perquè no hi ha una inversió inicial per amortitzar.

El que és difícil no és la fórmula, sinó no enganyar-se en cap dels dos costats: comptar tots els costos i comptar només els estalvis que pots mesurar.

Costat del cost: tot el que pagues

1. Llicència. Preu per empleat i mes multiplicat pels empleats actius i per dotze. Amb LapsoWork, 2 € per empleat i mes en el pla Bàsic i 3,50 € en l’Avançat, sense mínim de plantilla.
2. Implantació i migració. Alguns proveïdors cobren la configuració inicial i la migració de dades; d’altres la inclouen. Pregunta-ho abans: a la guia de preus expliquem que és el cost ocult més freqüent. LapsoWork migra les dades d’Excel o del programari anterior sense cost.
3. Temps intern de posada en marxa. Les hores que el teu equip dedica a configurar calendaris, donar d’alta la plantilla i formar-se. Solen ser poques, però compta-les: multiplica les hores pel cost per hora de qui les hi dedica.
4. Permanència. No és un cost directe, però sí un risc: un contracte anual que no pots cancel·lar si el programari no funciona és un cost potencial de dotze mesos. Sense permanència, el risc és d’un mes.
5. Mòduls que activaràs després. Si saps que necessitaràs torns o canal de denúncies d’aquí a uns mesos, calcula amb el pla que els inclou, no amb el d’entrada.

Costat del benefici: només el que pots mesurar

Hores d’administració que desapareixen

És l’estalvi principal i el més fàcil de mesurar. Apunta durant dues setmanes quant de temps dedica qui porta el personal a: perseguir fitxatges i quadrar hores, gestionar sol·licituds de vacances per WhatsApp o per correu, repartir nòmines i recollir signatures, buscar contractes i certificats, i preparar la documentació quan la demana la gestoria o la Inspecció. Multiplica-ho per 26 quinzenes i pel cost per hora d’aquesta persona (salari brut més cotitzacions, dividit per les hores anuals). Aquest és l’estalvi brut; resta-li el temps que hi continuarà dedicant amb el programari, que no és zero.

Errors que deixen de costar diners

Vacances mal descomptades que cal recalcular, nòmines amb variables mal comunicades a la gestoria que es refan, documents perduts que es tornen a demanar. Compta els de l’últim any i posa un cost a cadascun en hores i, si n’hi va haver, en diners tornats o pagats de més. És un estalvi real, però sol ser més petit que el de les hores.

Risc de sanció, amb seny

No portar el registre de jornada és una infracció greu de l’article 7.5 de la LISOS, sancionada amb entre 751 i 7.500 euros. És temptador posar la xifra màxima a la columna de beneficis; no ho facis. Si la vols incloure, fes servir un valor esperat: la multa que et tocaria multiplicada per la probabilitat que atribueixis a una inspecció en un any. I recorda que el programari no elimina el risc; l’elimina fitxar de debò. En tenim el detall a la taula de sancions del control horari.

El que no convé posar-hi

Retenció del talent, clima laboral, productivitat dels empleats o absentisme són efectes reals, però gairebé impossibles d’atribuir al programari amb honestedat. Deixa’ls fora del càlcul i esmenta’ls com a beneficis no quantificats. Un ROI que s’aguanta només amb hores i errors és un ROI que pots defensar davant de gerència.

Exemple: una pime de 30 empleats

Les xifres de l’exemple són supòsits perquè vegis el mètode; substitueix-les per les teves.

Cost anual

• Llicència: 30 empleats × 2 € × 12 mesos = 720 € (pla Bàsic de LapsoWork).
• Implantació i migració: 0 € (incloses).
• Temps intern de posada en marxa: suposem 6 hores a 20 €/hora = 120 €, només el primer any.
• Total primer any: 840 €. Anys següents: 720 €.

Benefici anual

• Hores d’administració: suposem que qui porta el personal dedica avui 15 hores al mes a fitxatges, vacances, nòmines i documents, i que amb el programari passa a 5. Estalvia 10 hores al mes, 120 a l’any, a 20 €/hora = 2.400 €.
• Errors evitats: suposem 4 incidències a l’any (vacances recalculades, nòmines refetes) a 2 hores cadascuna, més 300 € pagats de més en una d’elles = 160 € + 300 € = 460 €.
• Risc de sanció: suposem una probabilitat del 10 % d’inspecció durant l’any i una multa en grau mínim de 751 €: valor esperat 75 €. L’incloem per completesa; el podries deixar a zero.
• Total: 2.935 €.

Resultat

• ROI primer any: (2.935 − 840) / 840 = 2,5. Per cada euro pagat, recuperes l’euro i en guanyes dos i mig.
• Termini de recuperació: 840 € / (2.935 € / 12) = 3,4 mesos.
• A partir del segon any, amb 720 € de cost, el ROI puja a 3,1.

Si les teves 15 hores al mes en realitat són 8, el ROI baixa; si són 25, puja. Per això el pas que importa és mesurar les hores actuals durant dues setmanes, no copiar l’exemple.

Què cal fer amb el resultat

• Si el ROI surt alt amb hores realistes, el programari es paga sol i la discussió ha de passar a quin triar. La nostra guia sobre els deu errors en implantar un programari de recursos humans ajuda a no perdre el retorn en la implantació.
• Si surt ajustat, revisa el costat del cost: un producte amb implantació de pagament i permanència anual pot convertir un ROI positiu en negatiu el primer any. Compara amb preus públics, com vam fer a la comparativa de preus de programari de recursos humans.
• Després d’implantar, torna a mesurar. Les mateixes dues setmanes d’apuntar hores, sis mesos després, et donen el ROI real i no el previst. Els indicadors de recursos humans que pots treure del programari mateix completen la foto.

Preguntes freqüents

Com es calcula el ROI d’un programari de recursos humans?

Restant del benefici anual (hores d’administració estalviades, errors evitats i, amb prudència, risc de sanció reduït) el cost anual (llicència, implantació, temps intern) i dividint el resultat per aquest cost. Un ROI de 2 significa que recuperes el que has pagat i guanyes dues vegades més. El termini de recuperació indica en quants mesos els estalvis cobreixen el cost.

Quins estalvis puc incloure sense inflar el càlcul?

Les hores d’administració que s’eliminen, mesurades durant dues setmanes abans d’implantar, i els errors de l’últim any amb el seu cost en hores i diners. La retenció del talent, el clima laboral o la productivitat són beneficis reals però difícils d’atribuir al programari; convé esmentar-los sense posar-hi xifra.

Quant costa un programari de recursos humans per a 30 empleats?

Amb LapsoWork, 720 € a l’any en el pla Bàsic (2 € per empleat i mes) o 1.260 € en l’Avançat (3,50 €), sense permanència ni cost d’implantació. Al mercat espanyol els preus d’entrada van de 2 € a més de 8 € per empleat i mes, i alguns proveïdors cobren a més la implantació.

He de comptar les multes evitades com a benefici?

Amb prudència. La sanció per no portar registre de jornada va de 751 a 7.500 euros com a infracció greu; no la posis sencera. Fes servir un valor esperat (multa per probabilitat d’inspecció) o deixa-la fora i esmenta-la com a risc reduït. El ROI que es defensa bé és el que s’aguanta amb hores i errors.

En quant de temps es recupera la inversió?

En un programari per subscripció sense cost d’implantació, normalment en pocs mesos, perquè no hi ha inversió inicial per amortitzar i l’estalvi d’hores comença el primer mes. En l’exemple de 30 empleats, amb supòsits moderats, el termini és d’uns tres mesos i mig.

Conclusió

Calcular el ROI d’un programari de recursos humans en una pime no requereix consultors: compta tot el que pagues, mesura durant dues setmanes les hores que dediques avui a administrar personal i sigues prudent amb el que no pots mesurar. Amb aquestes dades, la decisió deixa de ser una sensació. I si vols que el mesurament sigui real i no un exemple, prova LapsoWork 30 dies gratis i compara les hores abans i després; els preus són a la nostra pàgina de preus.