Actualmente las empresas tienen la obligación de registrar las horas de trabajo de cada empleado para evitar que existan irregularidades en su relación laboral. Este registro de jornada laboral en papel o digital se realiza a través de un sistema de fichaje el cual debe incluir el horario concreto de inicio y fin de los trabajadores.
¿Qué es el Registro de jornada laboral?
El registro de la jornada laboral se refiere al documento donde se registran las horas trabajadas de cada empleado según la legislación correspondiente.
En ese documento se debe detallar el número de horas totales que cada empleado trabaja en la empresa, tanto las ordinarias como las extraordinarias.
El objetivo de este documento es regular todas las horas que trabaja un empleado para evitar que las horas extraordinarias no sean remuneradas.
El Estatuto de los trabajadores indica que el registro de la jornada laboral ha de ser diario y debe realizarse al principio y la finalización de la jornada.
¿Cuánto tiempo se debe archivar el registro de jornada laboral?
Todas las empresas tienen la obligación legal de llevar un registro diario de las horas trabajadas de sus trabajadores, independientemente del horario de trabajo que tengan, y los registros deberán ser guardados durante 4 años consecutivos y estar a disposición de sindicatos, empleados, la seguridad social o la inspección de trabajo.
¿Cómo realizar el registro de la jornada laboral?
Este registro se puede hacer a través de un documento en papel o con opciones digitales.
Registro jornada laboral en papel
Hay pequeños negocios que siguen optando por llevar los fichajes horarios en papel. El documento donde se registran las horas suele contener celdas o cuadrículas donde indicar las entradas, salidas, horas ordinarias y extraordinarias de cada trabajador. Cada fila corresponderá a un día y cada día debe ser firmado por el trabajador.
Registro jornada laboral en formato digital
Otra forma de llevar el registro de las horas de un empleado es a través de las hojas de cálculo. El formato es similar al documento en papel. Pero, al haber opciones sincronizadas como las hojas de cálculo de Google o de Onedrive, el proceso se agiliza.
Ambos formatos, tanto el Excel como el documento en papel, pueden resultar tediosos y poco eficaces para empresas con un mayor número de trabajadores o con opción de teletrabajo.
Apps para el registro de la jornada laboral: LAPSO
Para empresas que necesiten un sistema seguro y eficaz de control horario pueden optar por apps que centralizan todo el proceso. Estas apps son idóneas para empresas que continúan en teletrabajo, pues así el proceso de registro se desarrolla con un mayor grado de seguridad y eficacia.
Para facilitar la vida de los departamentos de recursos humanos y empresarios, nacen aplicaciones como Lapsowork. Esta aplicación cuenta con funcionalidades que se ocupan de las tareas relativas a la gestión de empleados. Como el gestor de documentos y firma electrónica, la función de gestión y planificación de plantillas o el sistema de fichaje de los empleados.
Esta app permite al empleado fichar de forma sencilla desde cualquier lugar a través del móvil. No importa si trabaja desde casa o destinado en otro país. A través de cualquier dispositivo con conexión a internet podrá acceder e indicar el inicio y final de su jornada. También se accede a los descansos que pueda efectuar.
También se pueden emitir informes estandarizados en PDF que atienden a los requisitos que éstos deben cumplir desde que entró en vigor el Real Decreto Ley del 12 de mayo sobre el Control de Horario. O bien exportarlos a excel para gestiones adicionales.
LAPSO posee funciones complementarias, como conocer la ubicación del registro horario de cada trabajador, toma de fotografía al iniciar y cerrar el registro horario, gestionar las vacaciones, permisos y ausencias o incluso enviar notificaciones masivas e individuales.
Cuenta también con un gestor de la documentación de cada trabajador, además de integrar las nóminas, que pueden ser firmadas directamente desde la app.
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