El 13 de marzo de 2023 entró en vigor la Ley 2/2023. Una ley que lucha por la transparencia dentro de las empresas y promover un ambiente laboral ético y seguro. Para cumplir con esta legislación se ha creado una solución: el canal de denuncias. Una herramienta indispensable para manejar y solucionar cualquier denuncia o conflicto dentro de una empresa de forma anónima, a la vez que se cumple con la ley vigente y se evitan sanciones. Si quieres saber cómo implementar un protocolo del canal de denuncias eficaz en tu empresa sigue leyendo, te lo contaremos paso a paso. Pero si prefieres no perder más tiempo y lo que quieres es contratar un canal de denuncias ya, ponte en contacto con nosotros.
¿Qué es el protocolo del canal de denuncias?
Un protocolo es un documento donde se indican los objetivos, el alcance y todos los procedimientos que se realizarán en el canal de denuncias. Es decir, este protocolo contendrá la forma de actuar al recibir una denuncia y todo el seguimiento y procesos que se llevarán a cabo en su tratamiento. Además también se podrán incluir los pasos para implementar este canal de denuncias en base a los requisitos de la legislación.
¿Cómo debe ser el protocolo del canal de denuncias?
Como ya hemos comentado, este protocolo debe explicar el funcionamiento del canal de denuncias dentro de cada organización, por tanto es aconsejable que a la hora de elaborar el documento se siga una estructura clara. Puedes estructurar el contenido del protocolo de la siguiente manera:
- Introducción: Haz una pequeña introducción sobre el por qué de este canal de denuncias, desde una perspectiva general.
- Finalidad u Objetivo: Indica la finalidad de elaboración de este protocolo.
- Ámbito de aplicación: Detalla el ámbito donde se aplicará el canal de denuncias tanto externo como interno. Es decir, las personas que pueden usar el canal denuncias para notificar sobre posibles infracciones normativas que se comentan en la empresa.
- Garantías que cumple el canal denuncias: Determinar las garantías que se ofrecen tanto a denunciantes y denunciados como a cualquier persona afectada por la denuncia.
- Órganos encargados de la gestión: Determinar el equipo u órgano que gestionará el canal de denuncias de manera imparcial, así como las funciones de las que se encargará.
- Procedimiento de tramitación y resolución de cada denuncia: Explicar de forma detallada cómo se procederá en cada una de las fases por las que pasa una denuncia, desde su recepción hasta que se cierra el expediente de cada denuncia. Además se deben contemplar acciones concretas para cuando exista conflictos de intereses.
- Tratamiento y protección de datos en el canal denuncias: Indicar cómo se van a proteger y tratar los datos de carácter confidencial y en base a las legislaciones vigentes.
Este es un ejemplo de los contenidos que se deben incluir en este protocolo del canal de denuncias.
¿Cómo implementar un canal de denuncias?
1. Establecer una forma de comunicar las denuncias
El primer paso para implantar un canal de denuncias efectivo es proporcionar a los empleados una forma segura y confidencial de comunicar sus preocupaciones. El canal de denuncias así como su funcionamiento debe ser fácilmente accesible y detalladamente comunicado a todos los empleados, y por eso tienes que pararte a pensar la mejor solución para tu empresa.
Existen diferentes opciones, por ejemplo un buzón físico o un correo electrónico específico. Aunque lo mejor es contratar un software especializado con funcionalidad de canal de denuncias, que te ayude a mantener un registro de cada una de forma anónima y te informe del estado de cada una, para que el proceso sea sencillo, rápido y efectivo.
2. Nombrar a uno o varios responsables
Es necesario designar a una o varias personas responsables de recibir y gestionar las denuncias. Estos responsables deben ser imparciales, confiables y estar capacitados para tratar de manera adecuada y confidencial cada denuncia recibida. Además, es indispensable establecer un proceso claro para aquel caso en el que los responsables directos se vean involucrados en la denuncia.
3. Elaborar normativas y reglamentos para el canal de denuncias
Es recomendable desarrollar normativas y reglamentos que describan de manera detallada cómo se deben presentar las denuncias, los plazos de respuesta, los criterios de confidencialidad y los pasos a seguir en cada caso. Estas normativas deben estar alineadas con la normativa de la ley 2/2023 y ponerlas al conocimiento de todos los empleados.
4. Protocolo de actuación para la tramitación de cada denuncia
Cada denuncia recibida debe ser tratada de manera adecuada, individual y justa. Por lo tanto, es esencial establecer un protocolo de actuación claro que defina el paso a paso a seguir desde el momento en que se recibe una denuncia hasta su resolución. Este protocolo debe incluir la forma de recopilar pruebas, la protección de la confidencialidad de los involucrados y la necesidad de realizar investigaciones exhaustivas e imparciales.
5. Llevar un registro de las denuncias y de su estado
Es fundamental llevar un registro detallado de todas las denuncias recibidas y de su estado de tramitación. Esto permite:
- Realizar un seguimiento adecuado de cada caso.
- Evaluar la efectividad del canal de denuncias.
- Garantizar que se tomen las acciones necesarias para abordar las denuncias.
Un software especializado puede ser de gran ayuda para gestionar de manera eficiente esta información y generar informes periódicos. Si quieres contratar un canal de denuncias efectivo a buen precio ponte en contacto con nosotros.
6. Dar a conocer el canal de denuncias para que cualquiera pueda usarlo
De nada sirve tener un canal de denuncias establecido en la empresa si los trabajadores y personas relacionadas con la misma no conocen su existencia. Para cumplir con la legislación y asegurar la transparencia y seguridad en la empresa es esencial promover y dar a conocer el canal de denuncias dentro de la organización. Esto implica comunicar de manera clara y regular la existencia del canal, sus objetivos y cómo acceder a él.
Puedes utilizar diferentes métodos de comunicación, como reuniones, carteles, correos electrónicos y la intranet de la empresa. Además, es fundamental fomentar una cultura de apertura y confianza, donde se valore la importancia de reportar cualquier irregularidad.
¿Qué empresas tienen que implementar un canal de denuncias?
Las empresas que cuenten con 50 trabajadores o más deberán implantar un canal de denuncias según la ley 2/2023. La fecha máxima de implantación varía en función del número de trabajadores:
- Las empresas de menos de 250 trabajadores tienen hasta el 1 de diciembre de 2023 para implantar un canal de denuncias.
- Las empresas de más de 250 trabajadores tenían hasta el 21 de mayo de este año para haberlo implantado.
Pero además hay otro tipo de empresas que deben implementar un buzón de denuncias, tanto empresas públicas como del sector privado y otros organismos. Si quieres saber más sobre sí para tu empresa es obligatorio o no el canal de denuncias pásate por nuestro blog.
Espero que estos pasos te hayan servido para saber cómo realizar un protocolo para el canal de denuncias en base a la normativa de este 2023 y a implementar el canal de forma correcta en tu empresa. Siguiendo los consejos anteriores, conseguirás implementar un canal de denuncias sólido en tu organización, promoviendo la transparencia, la confianza y el bienestar de tus empleados.
Recuerda que un software especializado en canales de denuncias puede ser una herramienta valiosa para facilitar y mejorar este proceso, asegurando el cumplimiento de la normativa vigente y la gestión adecuada de las denuncias. Ponte en contacto con nosotros para conocer el precio de nuestro canal de denuncias. Aprovecha nuestras ofertas y da el paso en tu empresa antes de que se acabe el plazo.
