Procedimiento del canal de denuncias

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El canal de denuncias es una realidad a la que tienen que hacer frente la mayoría de las empresas. Si tu empresa es grande seguro que ya has tenido que buscar solución para implantar tu canal de denuncias, pero si tu empresa es pequeña aún tienes algo de tiempo. Si aún no te aclaras con el procedimiento del canal de denuncias no te preocupes, vamos a darte las claves para que lo entiendas y lo utilices de forma adecuada.

Si aún no tienes un canal de denuncias porque te ha pillado el toro o porque estás valorando opciones echa un vistazo al canal de denuncias de lapso work.

¿Qué es el procedimiento del canal de denuncias?

El procedimiento del canal de denuncias es la piedra angular para definir el correcto funcionamiento de la gestión de las denuncias por parte de las empresas y organismos, alineándose con los estándares establecidos por la Directiva Europea. Aunque existen requisitos mínimos delineados por el reglamento europeo, este procedimiento puede adaptarse a las particularidades de cada empresa.

El procedimiento interno que se lleva a cabo en el canal de denuncias sigue el ciclo de vida de una denuncia. Desde que se genera hasta que se soluciona. Dentro de este procedimiento se pueden distinguir dos fases principales:

Procedimiento del canal de denuncias: Fase de investigación

La fase de investigación de un canal de denuncias comprende desde que se recibe la denuncia a través del canal hasta que se realizan las investigaciones oportunas de los hechos denunciados. La investigación a su vez se puede dividir en diferentes sub-fases.

Comunicación de la denuncia

El denunciante deberá rellenar la solicitud de denuncia a través del canal de denuncias. En esta solicitud deberá especificar los hechos acontecidos y que se quieren denunciar, así como a la persona responsable de estos hechos. También conviene acompañar la descripción con archivos o documentos que ayuden a aportar más información sobre el hecho que se quiere denunciar. 

Una vez recibida la denuncia se admitirá si los hechos son denunciables. En caso de que tras un análisis de la solicitud no se haya determinado ningún hecho denunciable, el resultado será “inadmitido” y se procederá a archivar o notificar al área de la empresa relacionada para que lo trate. 

La denuncia deberá ser presentada en todo caso de forma individual y, si el denunciante lo prefiere, de forma anónima

Proceso de Investigación 

Una vez la denuncia ha sido admitida se procede a la investigación de los hechos. El proceso de investigación se basa en un análisis objetivo de la documentación disponible, obtención de evidencias y análisis de las mismas

Lo primero es realizar un expediente de la denuncia donde se indiquen todos los datos relevantes sobre la misma, como los datos aportados, la fiabilidad del denunciante, las personas involucradas y la fecha, entre otras. Con este expediente se podrá trazar una hoja de ruta para realizar correctamente la investigación y además tener un documento fiable y ordenado por si las autoridades judiciales lo reclaman. 

El equipo o responsables encargados de la gestión del canal de denuncias deberán proceder a la investigación de forma confidencial. Podrán recurrir a otras áreas de la organización para recopilar pruebas y analizar los hechos de la denuncia. En el caso de incompatibilidad de algún miembro porque se vea afectado por la denuncia deberá ser excluido del equipo de investigación para evitar conflictos de intereses.

En todo momento el comité encargado de la investigación deberá recopilar toda información de forma objetiva, realizando las acciones oportunas para dar con esa información. Entre las acciones que pueden llevar a cabo se encuentran solicitar nuevas pruebas, entrevistar a personas involucradas, revisar relaciones profesionales o cualquier otra acción, siempre y cuando respete la ley de protección de datos.

Procedimiento del canal de denuncias: Fase de resolución

Cuando se ha terminado el proceso de investigación y se han recopilado todas las pruebas se realiza un análisis de las mismas para cerrar la investigación. Con todas las cartas sobre la mesa se procede a tomar las decisiones relativas a dicha denuncia. La resolución puede dar lugar a:

Denuncia procedente

Los hechos denunciados se darán como ciertos y se procede a enumerar las acciones que respaldan esa decisión. Se aplicará el régimen sancionador de acuerdo a la legislación laboral y otras regulaciones. También podría derivarse responsabilidades penales en el caso de que se haya producido un delito. 

Se informará tanto al denunciante como al denunciado de la decisión sobre la denuncia. En este caso el denunciado tiene la oportunidad de presentar una defensa y versión de los hechos. 

Denuncia no procedente

Si después de investigar los hechos denunciados se determina que no se ha producido ninguna infracción, el Comité de Compliance informará tanto al denunciante como al denunciado sobre esta decisión y los motivos que la respaldan.

Informe de conclusiones

Una vez finalizado todo el proceso se deberá elaborar un informe de conclusiones que refleje la información relevante y los resultados obtenidos de la investigación. Algunos de lo aspectos claves que debe incluir el informe son:

  • Información técnica. 
  • Hechos que motivaron la denuncia y los implicados. 
  • Objetivo y finalidad de la investigación así como las acciones realizadas.
  • Conclusión y resoluciójn.
  • Propuestas sancionadoras.
  • Posibles limitaciones durante la investigación.

¿Por qué es importante comunicar el procedimiento del canal de denuncias?

La implementación adecuada del canal de denuncias no solo es una cuestión de cumplimiento legal, sino también de comunicación efectiva del canal de denuncias. La falta de comunicación sobre el procedimiento puede acarrear sanciones. Para garantizar una comprensión clara, se debe desarrollar un reglamento detallado que contenga toda la información necesaria para aquellos que deseen utilizar el canal.

Este documento debe abordar desde el procedimiento, describiendo cada etapa desde la recepción de una denuncia hasta la resolución final, hasta aspectos esenciales como los hechos denunciables y los derechos tanto del denunciante como del denunciado en relación con las comunicaciones realizadas en el canal de denuncia.

Es importante que este documento esté accesible para todos los trabajadores, ya sea a través de la página web de la empresa u a través de otros medios de comunicación interna. Además, se deben informar a los empleados, preferiblemente por correo electrónico u otro medio efectivo, sobre las medidas disciplinarias posteriores a la resolución y las consecuencias de presentar denuncias falsas o de mala fe.

¿Cómo se gestionan los conflictos de intereses?

En situaciones en las que uno de los participantes en el proceso de investigación se vea afectado al presentar una denuncia, se le debe excluir completamente del procedimiento, tanto de la fase de investigación como el análisis y la resolución, para así asegurar la objetividad del proceso. Los miembros excluidos, no importa si son del consejo de administración o del comité de dirección, están obligados a mantener la confidencialidad de la denuncia y se les prohíbe el acceso a información sensible, como la identidad del denunciante o detalles sobre el proceso de investigación en curso.

La transparencia y la eficacia del canal de denuncias dependen en gran medida de la claridad en la comunicación y la gestión proactiva de los conflictos de intereses. 

Al incorporar una perspectiva completa en la creación y divulgación del procedimiento, las empresas no solo satisfacen las normativas legales, sino que también promueven un entorno caracterizado por la ética y la transparencia.

Una solución que facilite todo el proceso

El proceso del canal de denuncias puede simplificarse considerablemente mediante el uso de un software de canal de denuncias adecuado. Con esta herramienta, se pueden agilizar y automatizar las diferentes etapas del proceso, desde la recepción de las denuncias hasta la elaboración de informes de conclusiones. Además, el software facilita la gestión y seguimiento de las denuncias, garantizando la confidencialidad y protección de los datos de los denunciantes. En definitiva, el uso de un software de canal de denuncias adecuado optimiza la eficiencia y transparencia del proceso, brindando una solución más efectiva y segura para la gestión de denuncias en cualquier organización.

Desde lapso work ponemos a tu disposición un software de canal de denuncias intuitivo y fácil de usar, que te ayudará en todo el procedimiento del canal de denuncia. Ponte en contacto con nosotros para saber más.

Ale Ochoa

Ale Ochoa

Software Tester. De pequeño me gustaba romper alguna que otra cosa. Ahora estoy en el departamento de Q&A.

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