El canal de denuncias es una realidad a la que tienen que hacer frente la mayoría de las empresas. Si tu empresa es grande seguro que ya has tenido que buscar solución para implantar tu canal de denuncias, pero si tu empresa es pequeña aún tienes algo de tiempo. Si aún no te aclaras con el procedimiento del canal de denuncias no te preocupes, vamos a darte las claves para que lo entiendas y lo utilices de forma adecuada.
Si aún no tienes un canal de denuncias porque te ha pillado el toro o porque estás valorando opciones echa un vistazo al canal de denuncias de lapso work.
El procedimiento interno que se lleva a cabo en el canal de denuncias sigue el ciclo de vida de una denuncia. Desde que se genera hasta que se soluciona. Dentro de este procedimiento se pueden distinguir dos fases principales:
Procedimiento del canal de denuncias: Fase de investigación
La fase de investigación de un canal de denuncias comprende desde que se recibe la denuncia a través del canal hasta que se realizan las investigaciones oportunas de los hechos denunciados. La investigación a su vez se puede dividir en diferentes sub-fases.
Comunicación de la denuncia
El denunciante deberá rellenar la solicitud de denuncia a través del canal de denuncias. En esta solicitud deberá especificar los hechos acontecidos y que se quieren denunciar, así como a la persona responsable de estos hechos. También conviene acompañar la descripción con archivos o documentos que ayuden a aportar más información sobre el hecho que se quiere denunciar.
Una vez recibida la denuncia se admitirá si los hechos son denunciables. En caso de que tras un análisis de la solicitud no se haya determinado ningún hecho denunciable, el resultado será “inadmitido” y se procederá a archivar o notificar al área de la empresa relacionada para que lo trate.
La denuncia deberá ser presentada en todo caso de forma individual y, si el denunciante lo prefiere, de forma anónima.
Proceso de Investigación
Una vez la denuncia ha sido admitida se procede a la investigación de los hechos. El proceso de investigación se basa en un análisis objetivo de la documentación disponible, obtención de evidencias y análisis de las mismas.
Lo primero es realizar un expediente de la denuncia donde se indiquen todos los datos relevantes sobre la misma, como los datos aportados, la fiabilidad del denunciante, las personas involucradas y la fecha, entre otras. Con este expediente se podrá trazar una hoja de ruta para realizar correctamente la investigación y además tener un documento fiable y ordenado por si las autoridades judiciales lo reclaman.
El equipo o responsables encargados de la gestión del canal de denuncias deberán proceder a la investigación de forma confidencial. Podrán recurrir a otras áreas de la organización para recopilar pruebas y analizar los hechos de la denuncia. En el caso de incompatibilidad de algún miembro porque se vea afectado por la denuncia deberá ser excluido del equipo de investigación para evitar conflictos de intereses.
En todo momento el comité encargado de la investigación deberá recopilar toda información de forma objetiva, realizando las acciones oportunas para dar con esa información. Entre las acciones que pueden llevar a cabo se encuentran solicitar nuevas pruebas, entrevistar a personas involucradas, revisar relaciones profesionales o cualquier otra acción, siempre y cuando respete la ley de protección de datos.
Procedimiento del canal de denuncias: Fase de resolución
Cuando se ha terminado el proceso de investigación y se han recopilado todas las pruebas se realiza un análisis de las mismas para cerrar la investigación. Con todas las cartas sobre la mesa se procede a tomar las decisiones relativas a dicha denuncia. La resolución puede dar lugar a:
Denuncia procedente
Los hechos denunciados se darán como ciertos y se procede a enumerar las acciones que respaldan esa decisión. Se aplicará el régimen sancionador de acuerdo a la legislación laboral y otras regulaciones. También podría derivarse responsabilidades penales en el caso de que se haya producido un delito.
Se informará tanto al denunciante como al denunciado de la decisión sobre la denuncia. En este caso el denunciado tiene la oportunidad de presentar una defensa y versión de los hechos.
Denuncia no procedente
Si después de investigar los hechos denunciados se determina que no se ha producido ninguna infracción, el Comité de Compliance informará tanto al denunciante como al denunciado sobre esta decisión y los motivos que la respaldan.
Informe de conclusiones
Una vez finalizado todo el proceso se deberá elaborar un informe de conclusiones que refleje la información relevante y los resultados obtenidos de la investigación. Algunos de lo aspectos claves que debe incluir el informe son:
- Información técnica.
- Hechos que motivaron la denuncia y los implicados.
- Objetivo y finalidad de la investigación así como las acciones realizadas.
- Conclusión y resoluciójn.
- Propuestas sancionadoras.
- Posibles limitaciones durante la investigación.
Una solución que facilite todo el proceso
El proceso del canal de denuncias puede simplificarse considerablemente mediante el uso de un software de canal de denuncias adecuado. Con esta herramienta, se pueden agilizar y automatizar las diferentes etapas del proceso, desde la recepción de las denuncias hasta la elaboración de informes de conclusiones. Además, el software facilita la gestión y seguimiento de las denuncias, garantizando la confidencialidad y protección de los datos de los denunciantes. En definitiva, el uso de un software de canal de denuncias adecuado optimiza la eficiencia y transparencia del proceso, brindando una solución más efectiva y segura para la gestión de denuncias en cualquier organización.
Desde lapso work ponemos a tu disposición un software de canal de denuncias intuitivo y fácil de usar, que te ayudará en todo el procedimiento del canal de denuncia. Ponte en contacto con nosotros para saber más.
