Procedimiento del canal de denuncias: guía paso a paso para empresas
El canal de denuncias es ya una realidad que la mayoría de empresas españolas tienen que afrontar. Las organizaciones más grandes hace tiempo que lo implantaron, pero muchas pymes todavía están definiendo cómo debe funcionar el suyo. Y aquí está el punto clave: tener un buzón de denuncias no basta. Lo que exige la ley es un procedimiento claro, documentado y comunicado que gobierne qué pasa desde que llega una comunicación hasta que se resuelve. En esta guía te explicamos ese procedimiento paso a paso.
¿Qué es el procedimiento del canal de denuncias?
El procedimiento del canal de denuncias es la piedra angular que define el funcionamiento correcto de la gestión de las comunicaciones internas en empresas y organismos, alineándose con los estándares que fijan la Directiva Europea 2019/1937 y su transposición en España a través de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
La normativa establece unos requisitos mínimos, pero cada empresa puede adaptar el procedimiento a sus particularidades: tamaño de la plantilla, sector, estructura de compliance y tipología de riesgos. Lo importante es que ese procedimiento acompañe todo el ciclo de vida de una denuncia, desde que se genera hasta que se soluciona.
Recuerda que la obligación de disponer de canal interno y de un procedimiento asociado alcanza a las empresas del sector privado con 50 o más personas trabajadoras, además de otros sujetos obligados con independencia del tamaño (por ejemplo, entidades del ámbito de prevención de blanqueo de capitales o partidos políticos). Si aún tienes dudas sobre a quién obliga, consulta nuestro artículo sobre el canal de denuncias obligatorio para empresas.
El procedimiento se articula en dos fases principales: investigación y resolución.
Fase de investigación
Comunicación de la denuncia
Todo arranca cuando la persona informante presenta la comunicación a través del canal de denuncias, detallando los hechos que quiere reportar y, si procede, la persona o personas responsables. Se recomienda que adjunte cualquier documento o evidencia que respalde su relato.
Una vez recibida, la comunicación se admite a trámite si los hechos son susceptibles de ser investigados dentro del ámbito material de la ley. Si tras un primer análisis no se aprecian hechos denunciables, la comunicación se declara inadmisible y se archiva o se deriva al área competente de la empresa.
Un principio irrenunciable: la denuncia debe poder presentarse de forma individual y, si la persona informante lo prefiere, de manera anónima. La Ley 2/2023 obliga a garantizar canales que permitan la comunicación anónima y a proteger en todo caso la identidad del denunciante.
En cuanto a los plazos, el sistema debe enviar acuse de recibo en un máximo de 7 días naturales desde la recepción, y la respuesta a la persona informante sobre las actuaciones no debe exceder los 3 meses desde el acuse (o desde el vencimiento del plazo de 7 días si no se envió).
Proceso de investigación
Admitida la denuncia, el proceso de investigación se basa en el análisis objetivo de la documentación disponible, la obtención de evidencias y su valoración. El equipo instructor debe crear un expediente de la denuncia que recoja todos los datos relevantes; ese expediente sirve para trazar la hoja de ruta y conducir correctamente la investigación.
La instrucción debe realizarse de forma confidencial y respetando en todo momento la normativa de protección de datos (RGPD y LOPDGDD). Los miembros del equipo que se vean afectados por la denuncia deben quedar excluidos de la investigación para evitar conflictos de intereses. El órgano instructor recopila toda la información de manera objetiva, empleando las actuaciones adecuadas y proporcionadas a los hechos.
Fase de resolución
Concluida la instrucción y recopiladas todas las evidencias, se realiza un análisis de las mismas para cerrar la investigación. A partir de ahí, la denuncia puede resolverse en dos sentidos.
Denuncia procedente
Se dan por ciertos los hechos denunciados y se enumeran las actuaciones que respaldan esa decisión. En este caso:
- Se aplica el régimen sancionador que corresponda conforme a la legislación laboral y demás normativa aplicable.
- Si la conducta pudiera ser constitutiva de delito, se derivan las posibles responsabilidades penales a la autoridad competente.
- Se informa de la decisión tanto a la persona informante como a la persona afectada por la denuncia.
Denuncia no procedente
Si tras investigar los hechos se determina que no se ha producido ninguna infracción, el órgano de cumplimiento (Comité de Compliance) informa a ambas partes de la resolución y aporta los motivos que la fundamentan.
Informe de conclusiones
Al finalizar el procedimiento debe elaborarse un informe de conclusiones que refleje la información relevante y los resultados obtenidos en la investigación. Los aspectos clave que debe recoger son:
- Información técnica del expediente.
- Hechos que motivaron la denuncia y personas implicadas.
- Objetivo, finalidad y actuaciones llevadas a cabo durante la investigación.
- Conclusión y resolución adoptada.
- Propuestas sancionadoras, si las hubiera.
- Posibles limitaciones encontradas durante la investigación.
Este informe no solo cierra el caso: es la prueba documental de que la empresa ha actuado con diligencia, un elemento decisivo si la resolución se cuestiona posteriormente.
¿Por qué es importante comunicar el procedimiento?
Una correcta implantación exige una comunicación efectiva del canal de denuncias. La falta de difusión puede acarrear sanciones y, sobre todo, vacía de eficacia el sistema: si la plantilla no conoce cómo funciona, no lo usará.
Hay que elaborar un reglamento detallado que contenga toda la información necesaria: el procedimiento completo, describiendo cada etapa desde la recepción de la comunicación hasta la resolución final, los hechos denunciables y los derechos tanto de la persona informante como de la persona afectada.
Ese documento debe estar accesible para toda la plantilla, ya sea a través de la web de la empresa, la intranet u otros medios de comunicación interna. Conviene informar a las personas trabajadoras —preferiblemente por correo electrónico— sobre las medidas disciplinarias que pueden derivarse de una resolución y las consecuencias de presentar denuncias falsas o de mala fe.
¿Cómo se gestionan los conflictos de intereses?
Cuando alguna de las personas que participan en la investigación se ve afectada por la denuncia, debe quedar completamente excluida del procedimiento, tanto de la fase de instrucción como de la de resolución, para garantizar la objetividad del proceso.
Las personas excluidas están obligadas a mantener la confidencialidad de la denuncia y tienen prohibido el acceso a información sensible, incluida la identidad del denunciante o los detalles de la investigación.
La transparencia y la eficacia del canal de denuncias dependen en gran medida de la claridad en la comunicación y de una gestión proactiva de los conflictos de intereses. Una implantación adecuada promueve un entorno caracterizado por la ética y la transparencia dentro de la organización.
Una solución que facilite todo el proceso
Todo este procedimiento puede simplificarse enormemente con un software de canal de denuncias adecuado. Un buen sistema permite agilizar y automatizar las distintas etapas del proceso, desde la recepción de las comunicaciones hasta la redacción del informe de conclusiones, y facilita la gestión y el seguimiento de cada expediente garantizando la confidencialidad y la protección de los datos de la persona informante.
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