En un mundo empresarial donde la transparencia y el cumplimiento normativo son esenciales, la gestión del canal de denuncias se convierte en un pilar fundamental. En este artículo, exploraremos quién debe estar a cargo de esta labor, así como los requisitos y responsabilidades del mismo. Además, descubriremos cómo LapsoWork integra una aplicación para la gestión de denuncias que te facilitará todo el proceso de gestión de denuncias. Pero si quieres ver directamente lo que esta integración puede hacer por ti echa un vistazo a nuestra web:
¿Quién debe gestionar el canal de denuncias?
Cuando se habla de gestionar las denuncias en una empresa, es vital tener claridad sobre quién será el responsable de este proceso. De acuerdo con la ley y las normativas vigentes, el encargado del canal de denuncias debe ser designado por el órgano de administración u órgano de gobierno de la entidad, y posteriormente debe ser notificado a la AAI. Este individuo, también es conocido como el «Responsable del Sistema de Información» o responsable del canal de denuncias.
Requisitos del encargado de gestionar el canal de denuncias
El responsable de la gestión de denuncias debe cumplir con requisitos específicos para asegurar un funcionamiento adecuado del canal, así como para garantizar la transparencia y la integridad en todo el proceso. Entre los requisitos esenciales se incluyen:
Independencia
El encargado debe operar de manera independiente y autónoma con respecto a otros órganos de la entidad u organismo. Esto es crucial para asegurar que las denuncias se gestionen con imparcialidad y sin influencias externas.
Capacidad y competencia
Es esencial que el encargado tenga la capacidad y competencia necesarias para gestionar el sistema interno de información y los canales de denuncias.
Conocimiento legal
El responsable debe estar familiarizado con las disposiciones legales relacionadas con la protección de informantes y la gestión de denuncias. Esto garantiza que todas las acciones estén en línea con las regulaciones vigentes.
Integridad
La conducta íntegra y ética es un pilar fundamental para el encargado del canal de denuncias. Debe asegurar la confidencialidad y el tratamiento adecuado de la información recibida para mantener la confianza en el proceso de denuncias.
Independencia del cargo
Si el encargado ocupa un cargo directivo en la entidad, debe ejercer sus funciones con independencia del órgano de administración u órgano de gobierno. Esto evita conflictos de interés y garantiza la objetividad en la gestión de denuncias.
Responsabilidades de gestión del canal de denuncias
La gestión del canal de denuncias conlleva una serie de responsabilidades fundamentales que aseguran su eficacia y conformidad con la ley. Algunas de estas responsabilidades clave incluyen:
Aprobación del procedimiento
El responsable del canal debe asegurarse de que el procedimiento de gestión de informaciones esté aprobado por el órgano de administración u órgano de gobierno de la entidad.
Tramitación diligente
El encargado debe responder de manera diligente en la tramitación de las denuncias y asegurarse de que el sistema interno de información cumpla con los requisitos legales.
Identificación de canales
Es responsabilidad del encargado identificar los canales internos de información asociados con las denuncias y asegurarse de que la información sea clara y accesible. Esto facilita que los informantes puedan presentar sus denuncias de manera efectiva.
Acuse de recibo
El encargado debe enviar un acuse de recibo al informante en un plazo de siete días naturales después de recibir la denuncia.
Plazo para dar respuesta
Es necesario determinar un plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación, que generalmente no debería ser superior a tres meses.
Comunicación con el informante
El encargado debe estar dispuesto a mantener comunicación con el informante y solicitar información adicional si es necesario. Esto facilita el proceso de investigación y asegura que se recopile toda la información relevante.
Confidencialidad y protección de datos
El encargado debe asegurarse de que toda la información se maneje de manera confidencial y en línea con las regulaciones vigentes.
Gestión del canal de denuncias con LapsoWork
En este punto, es donde entra en juego LapsoWork, nuestro software de recursos humanos que integra de manera fluida y eficiente el canal de denuncias. Con nuestro programa whistleblower, tus empleados pueden reportar incidencias y denuncias de manera fácil y segura, ya sea de forma anónima o no.
Además contamos con una interfaz muy intuitiva para que se gestionen las denuncias de forma sencilla y cumpliendo con lo dispuesto en la ley.
Desde la pestaña de denuncias el responsable podrá gestionar cada una de las denuncias recibidas, cambiar el estado de las mismas, ver la información de cada denuncia, así como mantener una comunicación con el denunciante a través de un chat privado que se queda registrado en la aplicación.
El gestor también contará con un apartado dentro de la interfaz de cada denuncia en el que podrá subir documentación de forma privada a la que el denunciante no podrá acceder. Además podrá filtrar las denuncias para acceder más rápido a aquella que el gestor está buscando.
También ponemos a disposición de nuestros clientes un soporte técnico por si hay cualquier tipo de problema o complicación para que uno de nuestros profesionales te ayude.
¿Quieres saber más sobre cómo gestionar el canal de denuncias con nuestro software?
