Formas de fichar en una empresa

tarjeta de control de acceso

El control de asistencia es una obligación legal para las empresas desde que se aprobó en España la Ley de Control Horario. En consecuencia, debes conocer cuáles son las mejores formas de fichar en una empresa que se utilizan actualmente.

Ten en cuenta, antes que nada, que tus empleados deben sentirse a gusto con el sistema de registro de jornada implantado. El sistema de fichaje puede convertirse en un generador de estrés para ellos. Evidentemente, esto no te conviene. Pero tampoco debes olvidar que el registro horario es motivo de multas para las empresas que lo evitan. Si buscas una forma sencilla para fichar en el trabajo echa un vistazo a nuestro software.

¿Por qué es necesario fichar en la empresa?

En primer lugar, porque es una obligación legal recogida en la normativa vigente (Ley de control horario) : su ausencia genera sanciones importantes para las organizaciones que no cumplen.

Además, permite conocer mejor la realidad de la empresa, identificar los tiempos de trabajo aplicados y, de este modo, ofrece la posibilidad de articular recompensas a los empleados más comprometidos y, también, de incrementar la productividad: a veces, trabajar más no conlleva trabajar mejor.

En la época actual del Big Data, un sistema o máquina para fichar aporta datos valiosísimos de mejora.

Métodos para implantar el fichaje de empleados

La necesidad está clara. El modo de hacerlo depende de las circunstancias y de las características de cada caso. Existen múltiples alternativas hoy en día, algunas tan modernas como los escaneos de la retina, las aplicaciones para fichar en el trabajo o los sistemas biométricos.

En todo caso, el método implantado por tu departamento de recursos humanos ha de ser eficiente, ágil, sencillo y natural. A continuación te presentamos una selección de ellos: estúdialos a fondo antes de decantarte por una u otra opción para tu empresa.

1. Control de acceso biométrico

El control de acceso biométrico es una de las tecnologías más comunes utilizadas en entornos empresariales para registrar la asistencia de los empleados. Esta forma de fichar emplea características únicas de los empleados, como sus huellas digitales, su cara o incluso su retina.
Aunque eficiente, requiere que los empleados estén presentes físicamente para registrar su asistencia, lo que puede generar cierta incomodidad en su uso diario, aunque ya se pueden encontrar en algunas aplicaciones móvil.

2. Sistema de asistencia móvil

Los sistemas de asistencia móvil han ganado popularidad, especialmente para aquellos empleados que trabajan fuera de las oficinas centrales. Existen multitud de app para fichar y otros recursos para registrar la jornada laboral mediante teléfonos de empresa con GPS incorporado. Se utilizan, sobre todo, para controlar a cuantos trabajan fuera de las sedes físicas corporativas. Estas aplicaciones se apoyan en los sistemas satélite de posicionamiento global. Estas aplicaciones permiten un registro más flexible y preciso de la jornada laboral. Al basarse en la tecnología de posicionamiento global, facilitan el seguimiento de la ubicación y las horas trabajadas fuera del entorno tradicional de la oficina.

3. Software en ordenadores o en la nube

Los softwares instalados en ordenadores o disponibles en la nube ofrecen una alternativa intuitiva y práctica para el registro de la jornada laboral. Estos sistemas permiten a los empleados registrar sus horas desde sus equipos informáticos, además de brindar la posibilidad de analizar estadísticas y datos relevantes de manera sencilla. La ventaja adicional es la accesibilidad remota a través de la nube, lo que facilita la gestión y supervisión de la asistencia desde cualquier ubicación.

4. Control y compilación manuales

Aquellas empresas con poco personal pueden utilizar un sistema manual para llevar un control de horas de trabajo, como hojas de cálculo o firmas, pero cuando tienes varios trabajadores a tu cargo comienza a irse de las manos.
Además, según la normativa los empleados deben tener acceso al registro de horas. Este método demanda más tiempo y esfuerzo, además de proyectar una imagen menos moderna y eficiente en comparación con las soluciones tecnológicas más avanzadas.

5. Tarjeta de identificación

Las tarjetas de identificación son un método común para el control de asistencia en muchas organizaciones. A través de un sistema deslizante, los empleados presentan su tarjeta identificativa al entrar y salir de las instalaciones. Este mecanismo registra los datos contenidos en la tarjeta y los transfiere a un ordenador centralizado, donde se lleva a cabo el cálculo preciso de las horas trabajadas por cada empleado. Esta tecnología ofrece una solución efectiva y de uso sencillo para registrar la asistencia, agilizando el proceso de recopilación de datos para el análisis de la jornada laboral.

6. QR en los dispositivos móviles

La implementación de códigos QR en los dispositivos móviles se ha convertido en una alternativa innovadora para el registro de la asistencia de los empleados. En lugar de las tarjetas identificativas físicas, cada empleado dispone de un código QR único asociado a su perfil laboral. Al llegar o salir, los empleados escanean su código QR con sus teléfonos móviles, registrando así su presencia en las instalaciones. Este sistema ofrece la ventaja de ser ágil y adaptable, ya que los empleados pueden utilizar sus propios dispositivos móviles para llevar a cabo el registro de la jornada laboral. La información capturada se recopila y procesa, proporcionando datos precisos y actualizados sobre las horas trabajadas por cada empleado.

¿Cuál es la mejor forma de fichar en el trabajo y cumplir con la normativa?

La mejor forma de llevar a cabo el registro de la jornada laboral y cumplir con la normativa vigente es a través de un sistema intuitivo y fácil de usar, como un software de control horario. En este sentido, LapsoWork ha desarrollado una solución integral de recursos humanos que simplifica la gestión diaria de tu empresa con tus empleados.

Nuestro software ofrece una funcionalidad de control horario sin complicaciones, permitiendo a los empleados fichar de manera sencilla a través de la aplicación móvil, la plataforma web o cualquier dispositivo móvil disponible. Ya sea en la oficina o con parte del equipo trabajando de manera remota, la accesibilidad a esta herramienta es constante y sencilla para todos.

Los administradores cuentan con acceso en tiempo real a los datos de gestión horaria, sin necesidad de un aprendizaje previo complejo. Además, el sistema permite la generación de informes estandarizados en PDF, cumpliendo con las disposiciones del nuevo Decreto Ley de Control Horario.

Con nuestra solución de registro de horas trabajadas, los empleados pueden gestionar solicitudes de vacaciones o permisos especiales, tales como enfermedad, maternidad o ausencias por diversos motivos, simplificando así la administración de recursos humanos.

Nuestro programa está diseñado para afrontar posibles auditorías, proporcionando de manera precisa y detallada toda la información que un técnico inspector podría requerir de la empresa.

En resumen, optar por un sistema como LapsoWork garantiza no solo el cumplimiento normativo en el registro de la jornada laboral, sino también una gestión eficaz y práctica del tiempo de trabajo y las ausencias, tanto para empleados como para la administración de la empresa, siendo una de las mejores formas de fichar en el trabajo y conseguir una mayor eficiencia en la empresa.

Picture of Suso Merino

Suso Merino

Ingeniero informático experto en desarrollo de software y gestión de proyectos. CEO de Cedesa. Orgulloso fundador de Lapsowork, la herramienta de gestión de Recursos Humanos que ha llegado para transformar el sector y hacernos la vida más fácil a los que administramos empresas y gestionamos equipos.

Entradas
relacionadas