Fichar con geolocalización: qué permite la LOPDGDD y cómo hacerlo sin sanción

Cuando el fichaje se hace desde el móvil, la pregunta llega sola: ¿puede la empresa saber desde dónde ficha cada persona? La respuesta legal es que sí, con condiciones, y que la diferencia entre un fichaje con geolocalización correcto y una sanción de la Agencia Española de Protección de Datos está en los detalles: qué se captura, cuándo, para qué, quién lo sabe y qué se hace con ello. Esta guía explica lo que permite el artículo 90 de la LOPDGDD, cómo lo interpreta la AEPD, qué exige el teletrabajo y cómo configurar el fichaje con geolocalización para que sea proporcional, transparente y útil.

La base legal: artículo 90 de la LOPDGDD y artículo 20.3 del Estatuto

El artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores permite al empresario adoptar las medidas de vigilancia y control que estime oportunas para verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales, respetando la dignidad del trabajador. El artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 concreta ese poder para la geolocalización:

Los empleadores pueden tratar los datos obtenidos a través de sistemas de geolocalización para ejercer las funciones de control del artículo 20.3, dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo.
Con carácter previo, el empleador debe informar de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes, acerca de la existencia y características de los dispositivos, y también acerca del posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión.

Es decir: la ley no exige el consentimiento del trabajador, porque la base jurídica es el interés legítimo del empresario en el control laboral, pero sí exige información previa, finalidad de control laboral y límites. Esos límites los pone el RGPD con sus principios de minimización, limitación de la finalidad y proporcionalidad, y la AEPD con sus resoluciones.

Qué considera proporcional la AEPD

De las resoluciones y guías de la Agencia sobre geolocalización de trabajadores se extraen criterios claros:

Finalidad concreta: comprobar el lugar desde el que se ficha o la presencia en el centro o en el puesto asignado es una finalidad legítima; conocer los desplazamientos de la persona a lo largo del día no lo es, salvo en actividades donde el desplazamiento es el trabajo (flotas, rutas, servicios a domicilio) y con sus propias garantías.
Solo en tiempo de trabajo: la geolocalización fuera de la jornada, en descansos o en vacaciones es ilícita. Un sistema que rastrea fuera del horario vulnera la intimidad y la desconexión digital.
Captura puntual frente a seguimiento continuo: registrar la posición en el momento del fichaje es proporcional para verificar la presencia; un seguimiento continuo de la ubicación exige una justificación mucho mayor y raramente la tiene en trabajos de oficina.
Minimización: si basta con saber que la persona está en el centro, no hace falta guardar coordenadas exactas; una comprobación de que se ficha dentro del perímetro del centro cumple la finalidad con menos dato.
Dispositivos personales: si el fichaje se hace desde el móvil del trabajador, la aplicación debe limitarse estrictamente al fichaje, no puede acceder a otros datos del dispositivo y la empresa no puede exigir la geolocalización activa permanente. La política de uso de dispositivos del artículo 87 de la LOPDGDD debe recogerlo.
Información y transparencia: cláusula informativa específica, política de fichaje publicada, información a la representación y respuesta a los derechos de acceso y supresión.
Evaluación de impacto: cuando la geolocalización suponga una observación sistemática de los trabajadores, la evaluación de impacto en protección de datos del artículo 35 del RGPD es exigible; en un fichaje puntual conviene al menos un análisis de riesgos documentado.
Conservación limitada: la ubicación del fichaje se conserva el tiempo necesario para la finalidad y para el registro de jornada, con acceso restringido.

Teletrabajo: el caso más delicado

En el trabajo a distancia el domicilio del trabajador es su espacio privado, y la Ley 10/2021 prohíbe expresamente las medidas de control que vulneren la intimidad. Geolocalizar a quien teletrabaja para comprobar que está en casa es, con carácter general, desproporcionado: el registro de jornada se cumple con el fichaje en la aplicación sin ubicación, y la actividad se acredita por el trabajo, no por la posición. Si se usa geolocalización en teletrabajo, debe ser opcional, informada y limitada al fichaje, y el acuerdo de trabajo a distancia debe recogerlo, como explicamos en teletrabajo en España: obligaciones.

Cómo configurar un fichaje con geolocalización que cumpla

Definir la finalidad por escrito: verificar el centro o el lugar de trabajo en el momento del fichaje, nada más.
Elegir el nivel de dato mínimo: comprobación de perímetro por centro en lugar de coordenadas exactas cuando sea suficiente; si se guardan coordenadas, solo las del instante del fichaje.
Solo al fichar y solo en jornada: la aplicación no registra ubicación en ningún otro momento y lo documenta.
Informar antes de activarlo: cláusula informativa a cada trabajador, comunicación a la representación, actualización de la política de fichaje y de la de dispositivos, y registro de la información dada.
Excluir o hacer opcional el teletrabajo, y no exigir la geolocalización en dispositivos personales fuera del acto de fichar.
Evaluación de impacto o análisis de riesgos documentado, según el alcance.
Acceso restringido y conservación limitada: quién ve la ubicación, para qué y durante cuánto tiempo.
Alternativa: prever cómo ficha quien no puede o no quiere activar la ubicación en un dispositivo personal (tablet del centro, web, tarjeta), sin perjuicio para la persona.
Revisión periódica y registro de actividades de tratamiento actualizado.

Qué sanciona la AEPD y la Inspección

Geolocalizar sin informar de forma expresa y previa, o hacerlo fuera de la jornada, o con un seguimiento continuo desproporcionado, son infracciones del RGPD que la AEPD sanciona con multas que, en el caso de las infracciones por falta de base jurídica o de información, pueden ser muy elevadas, además de la orden de cesar el tratamiento.
No informar a la representación de los trabajadores vulnera el artículo 90 y el artículo 64 del Estatuto sobre el derecho de información y consulta en materia de control laboral.
Usar la ubicación con fines distintos del control laboral (por ejemplo, disciplinarios por lo que la persona hizo fuera del trabajo) convierte el tratamiento en ilícito y la prueba en inadmisible.
Y la otra cara: un registro de jornada sin fiabilidad tampoco sirve. Fichar desde el móvil es legal y suficiente, como explicamos en fichar con el móvil: ¿es legal?; la geolocalización es un añadido para casos concretos, no un requisito.

Cuándo tiene sentido y cuándo no

Tiene sentido en obras, servicios a domicilio, mantenimiento en campo, limpieza en varios centros, comercio con varias tiendas: allí donde la empresa necesita saber en qué centro o en qué cliente se ha prestado el servicio, y el fichaje en el lugar acredita la jornada y permite imputar horas por centro o por cliente.

No tiene sentido en oficinas con un solo centro, donde el fichaje web o en tablet ya acredita la presencia, ni en teletrabajo, donde la ubicación es el domicilio. Activar la geolocalización «por si acaso» es el error que más resoluciones de la AEPD ha producido.

Cómo lo hace LapsoWork

En el software de control horario de LapsoWork la geolocalización es una opción que la empresa activa cuando la necesita: se captura únicamente en el momento del fichaje, nunca hay seguimiento continuo, y en el módulo de teletrabajo es opcional. Cada fichaje lleva sellado de tiempo y trazabilidad, y los informes se exportan en PDF y CSV auditados. La cláusula informativa y la política de fichaje se publican en el gestor documental con firma de recepción de cada persona. Desde 2 € por empleado y mes.

Preguntas frecuentes

¿Es legal fichar con geolocalización?

Sí, con condiciones. El artículo 90 de la LOPDGDD permite tratar datos de geolocalización para el control laboral del artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, siempre que se informe de forma expresa, clara y previa a los trabajadores y a sus representantes, con una finalidad concreta, en tiempo de trabajo y de forma proporcional. No hace falta el consentimiento del trabajador, pero sí la información previa y los límites del RGPD.

¿Puede la empresa rastrear la ubicación del trabajador durante toda la jornada?

Solo cuando el desplazamiento es el trabajo (flotas, rutas, servicios) y con garantías propias. Para verificar la presencia basta con registrar la ubicación en el momento del fichaje; un seguimiento continuo en trabajos que no lo requieren es desproporcionado y la AEPD lo sanciona. Fuera de la jornada, nunca.

¿Puede la empresa exigir la geolocalización en el móvil personal del trabajador?

Puede pedir que la aplicación de fichaje capture la ubicación en el acto de fichar, con información previa y sin acceder a otros datos del dispositivo, pero no exigir la ubicación activa de forma permanente ni fuera del fichaje, y debe ofrecer una alternativa a quien no quiera usar su dispositivo personal.

¿Se puede geolocalizar a quien teletrabaja?

Con carácter general no es proporcionado: el domicilio es espacio privado, la Ley 10/2021 prohíbe controles que vulneren la intimidad y el registro de jornada se cumple con el fichaje sin ubicación. Si se usa, debe ser opcional, informada, limitada al fichaje y recogida en el acuerdo de trabajo a distancia.

¿Hay que hacer una evaluación de impacto para fichar con geolocalización?

Es exigible cuando la geolocalización suponga una observación sistemática de los trabajadores. Para un fichaje puntual conviene un análisis de riesgos documentado, la cláusula informativa, la actualización del registro de actividades de tratamiento y la limitación de acceso y conservación.

Conclusión

Fichar con geolocalización es legal cuando se informa antes, se captura solo en el momento de fichar y en tiempo de trabajo, se limita a lo necesario para verificar el lugar de trabajo, se excluye o se hace opcional en teletrabajo y se documenta el análisis de riesgos. Activarla por defecto o rastrear fuera de horario es la vía más corta a una sanción de la AEPD. Si tus equipos trabajan en varios centros o en ruta y quieres un fichaje con ubicación que cumpla, prueba LapsoWork 30 días gratis.