Cómo hacer un cuadrante de turnos

Cómo hacer un cuadrante de turnos

Si tienes una empresa sabrás lo necesario que es un cuadrante de turnos bien hecho. Es un elemento necesario que ayudará a organizar la empresa. También te ayudará a conocer la disponibilidad de tus empleados y mejorar el control horario de tu empresa. Suele presentarse en formato de tabla para que se puedan conocer todos los datos de un vistazo. Si esta herramienta es nueva para ti y quieres saber cómo hacer un cuadrante de turnos, sigue leyendo.

¿Qué es un cuadrante de turnos?

Un cuadrante de turnos de trabajo es un documento o tabla donde se establecen los turnos de los empleados para que cada uno conozca su horario en un periodo de tiempo dado

El cuadrante de trabajo puede establecerse mensualmente, trimestralmente, o anualmente. Este formato le da la posibilidad a los trabajadores de conocer los turnos con anterioridad y organizarse por si necesitan hacer algún cambio excepcional si se comunica con suficiente antelación.  

Requisitos indispensables de un cuadrante de trabajo

  • Presentar de forma sencilla, visual y práctica los turnos u horarios de los empleados de la empresa.
  • Que no haya confusiones entre los trabajadores.
  • Debe realizarse de forma adelantada. 
  • La frecuencia de actualización de este cuadrante de turnos suele ser mensual, trimestral o anual, dependiendo de si son turnos de trabajo rotativos o no.
  • Los turnos de los cuadrantes de trabajo establecidos deben cumplirse tal y como se indica en el propio cuadrante, salvo ciertas excepciones. 

Cuadrante de turnos de trabajo rotativos

Los turnos de trabajo rotativos son un poco más peculiares que los que no tienen esta característica. En este tipo de turnos cada cierto tiempo los turnos rotan para que las personas cambien de horario de trabajo, aunque todo dependerá del tipo de empresa o incluso de la jornada laboral de cada trabajador.

El cuadrante de turnos rotativos se debe cumplir tanto por la empresa como por el trabajador. Aun así, hay casos en los que se pueden hacer excepciones y cambios de turnos si se comunican con la suficiente antelación. En este sentido también hay que tener en cuenta las horas extras que pueda hacer un trabajador, por si hay que compensarlas con algún turno de trabajo.

¿Cómo hacer un cuadrante de turnos?

Cómo hemos dicho, esta herramienta se presenta en forma de tabla. En esta tabla se recogen todos los tipos de turnos de todos los trabajadores que forman la compañía. La forma de rellenar esta plantilla es introducir los horarios diarios en formato semanal, mensual, trimestral o anual. Es decir, el horario diario de lunes a domingo o de lunes a viernes, para que de un vistazo puedas tener toda la información de esa semana.

A continuación, te dejo unas pautas necesarias para hacer un cuadrante de turnos:

Establece los turnos de tu empresa

Es importante que definas cuales van a ser los turnos y el horario de trabajo de tus empleados. Ya sea un horario comercial común, o un horario dividido en tres turnos. Mañana (8:00/16:00), tarde (16:00/00:00) o noche (00:00/8:00).

Determina cuantos trabajadores necesitas en cada turno

Calcula la cantidad de trabajadores que necesitas en un turno de trabajo, teniendo en cuenta factores como los picos de trabajo. En este punto puedes crear combinaciones o grupos de trabajadores para que te sea más fácil establecer los turnos y llevar un buen control horario.

Distribuye a los trabajadores por turnos

Reparte a tus trabajadores entre los turnos que has establecido, para que ningún turno se quede vacío. Acuérdate de que estos turnos tendrán que ser rotativos, siempre y cuando los trabajadores cuenten con las mismas habilidades. A la hora de repartir los turnos también deberás tener en cuenta los requisitos legislativos. Cómo que un trabajador no puede estar más de 2 semanas seguidas en el turno de noche o que entre turno y turno el trabajador debe contar con 12 horas de descanso.

Elabora el cuadrante de turnos rotativos

Una vez tienes todo claro, tanto cuantas personas necesitas en cada turno como los diferentes turnos que vas distribuir a lo largo del día, puedes ponerte manos a la obra con el cuadrante de turnos. Tienes diferentes posibilidades para crearlo, a continuación te vamos a explicar dos forma:

Cuadrante de trabajo en excel

Es posible crear los cuadrantes de trabajo con los turnos de tus empleados en Excel. Siempre y cuando cumplas con los requisitos y te asegures de que todos los turnos cuadran, teniendo en cuenta tanto las necesidades de tu negocio como la legislación vigente. Si tu empresa es pequeña, realizar el cuadrante de trabajo en Excel no te supondrá mucho problema, y además resulta un método muy atractivo ya que tiene coste 0. Pero es una solución a corto plazo. A medida que la empresa va creciendo y las necesidades del negocio incrementan la necesidad de aumentar la plantilla, crear el cuadrante de turnos en Excel se complica, pues te haría perder mucho tiempo y podría dar lugar a errores. 

Lo mejor es contar con una herramienta automatizada que cree estos turnos por ti.

Cuadrante de trabajo en lapso work

Lapso Work es un software de recursos humanos creado para cumplir con la legislación y con las necesidades de gestión de personal de todo tiempo de empresas. Da igual si la empresa es pequeña, mediana o grande, este software de recursos humanos se adapta para hacer el día a día más fácil.

Dentro de nuestra aplicación hemos incluido un programa para crear turnos y plantillas de forma automática y basadas en las necesidades de negocio. No tendrás que preocuparte de nada, pues todo el proceso se realiza de forma digital. Este software te ayudará a automatizar la planificación de horarios y las plantillas rotativas de tus trabajadores para que no pierdas tiempo. Tanto la generación del cuadrante de trabajo, como los posibles contratiempos en los turnos podrás gestionarlo desde cualquier dispositivos. Además los empleados tendrán acceso a su cuadrante de turnos desde su propio móvil, para que se organicen con tiempo suficiente. 

Desde la propia app podrás conocer de un vistazo cuales de tus empleados están disponible en un momento determinado. También podrás seleccionar a trabajadores para distribuirlos a cada proyecto. E incluso te ayudará con las sustituciones, reclutamiento y selección

Lapsowork te ayudará a contar con un cuadrante de turnos más eficiente y donde podrás ver la información de tus trabajadores. Por no hablar de que ahorrarás tiempo en la elaboración de los horarios y disminuirás costes en papel, puesto que se realiza todo de forma digital y automática. No necesitarás saber cómo hacer un cuadrante de turnos a mano.

Si quieres conocer más sobre esta aplicación puedes acceder a una prueba gratuita o contactar con nuestro personal.

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Ale Ochoa

Software Tester. De pequeño me gustaba romper alguna que otra cosa. Ahora estoy en el departamento de Q&A.

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