El canal de denuncias debe garantizar la protección de las personas que informen sobre las infracciones que se comenten en una empresa según la directiva ue 2019/1937. Por tanto, al implantar un canal de denuncias en tu empresa también debes prestar atención a que no entre en conflicto con la ley de protección de datos. Para ellos se deben cumplir ciertos aspectos relacionados con la privacidad. Pero antes de explicarte la relación entre el canal de denuncias y protección de datos quiero contarte que si estás buscando una forma sencilla de cumplir con la ley 2/2023 e implantar un canal de denuncias que cumpla todos los requisitos, en Lapso Work tenemos la solución. Hemos creado un canal de denuncias intuitivo y fácil de usar con el que podrás evitar sanciones por incumplimiento de la ley. Descubre más aquí:
Aspectos básicos de privacidad en un canal de denuncias
Informar adecuadamente a los miembros de la empresa
Informar adecuadamente a los miembros de la empresa sobre el canal de denuncias y el tratamiento de sus datos es de vital importancia. Esta acción garantiza la transparencia y confianza en el sistema, fomentando la participación activa de los trabajadores en la detección y prevención de conductas contrarias a la ley de 2/2023 o al convenio colectivo.
Equilibrar la privacidad del denunciado y los derechos del denunciante
Para garantizar este equilibrio, se deben implementar medidas de seguridad y confidencialidad que protejan la identidad del denunciante, evitando su revelación al denunciado. Al mismo tiempo, se deben respetar los derechos del denunciado, como el acceso a la información que se le imputa y la posibilidad de defenderse adecuadamente. Este enfoque busca preservar la integridad de ambas partes, fomentando un proceso justo y transparente que promueva la detección y sanción de conductas indebidas sin comprometer los derechos fundamentales de ninguna de las partes involucradas.
Autorizados a acceder a los datos
Las personas autorizadas a acceder a los datos personales obtenidos en el canal de denuncias son aquellas que desempeñan roles específicos en el proceso de gestión y seguimiento de las denuncias. Algunos ejemplos son:
- El responsable y gestores del canal de denuncias.
- Responsable de recursos humanos cuando proceda.
- La persona encargada del ámbito legal en la empresa.
- El Delegado de Protección de Datos o personas encargadas del tratamiento de datos en la empresa (si existen).
- Autoridades judiciales, fiscales o administrativas si el proceso de denuncia lo requiere.
Delegado de protección de datos en el canal de denuncias
Las empresas que implementen el canal de denuncias deberían designar un delegado de protección de datos (DPO) que se encargue de asegurar el cumplimiento de la normativa de protección de datos (Ley orgánica 3/2018). Su responsabilidad principal es garantizar que el tratamiento de los datos personales en el proceso de denuncias cumpla con la normativa de protección de datos personales.
Principios fundamentales en el proceso de gestión de denuncias
Limitación de la finalidad
Las denuncias deben hacer referencia únicamente a hechos o conductas que se encuentren en el ámbito de la relación laboral o contractual entre la empresa y el denunciado. La información obtenida a través del canal de denuncias no puede ser utilizada con propósitos distintos a los previstos en la implementación del sistema.
Anonimato del denunciante
La ley permite denuncias anónimas, lo que implica que la identidad del denunciante debe mantenerse en confidencialidad y no ser revelada al denunciado.
Confidencialidad de la información
Toda la información recopilada a través del canal de denuncias internas debe ser tratada con la máxima confidencialidad, limitando su acceso exclusivamente a aquellos responsables del control interno y cumplimiento designados para tal fin.
Conservación y eliminación de datos
Los datos recopilados en el proceso de gestión de denuncias deben conservarse únicamente durante el tiempo de investigación de los hechos denunciados. Si no se derivan medidas disciplinarias contra el denunciado, los datos deben eliminarse pasados tres meses desde su introducción en el canal de denuncias. Si tras esos tres meses se necesita conservar los datos durante un periodo mayor pasarán al departamento que gestione las investigaciones internas dentro de la empresa para poder borrar los datos del canal de denuncias.
El canal de denuncias y la protección de datos son dos realidades que tanto empresas del sector privado como organismos del sector público tienen que hacer frente. Si quieres que te ayudemos a implementar un canal de denuncias en tu empresa o quieres saber más sobre nuestro sistema de denuncias ponte en contacto con nosotros.
