Canal de denuncias obligatorio: qué empresas lo necesitan según la ley

Si tienes una pyme y has oído hablar del canal de denuncias obligatorio, seguramente te asalten dudas: ¿me afecta a mí?, ¿desde cuántos empleados?, ¿qué pasa si no lo tengo? La Ley 2/2023, que transpone la Directiva europea de protección al informante, lleva vigente desde 2023 y sus plazos ya han vencido. La Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI) ya está operativa y puede sancionar. Vamos a resolver todas las dudas en lenguaje claro y sin tecnicismos.

¿Es obligatorio implantar el canal de denuncias en las empresas?

Sí, para muchas empresas lo es. Desde la entrada en vigor de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas, buena parte del tejido empresarial español está obligado a disponer de un sistema interno de información (el nombre técnico del canal de denuncias).

El objetivo de la ley es que cualquier persona que detecte una irregularidad grave dentro de una organización —fraude, corrupción, incumplimientos de normativa de la UE, riesgos para la salud pública, etc.— pueda comunicarla sin miedo a represalias y con garantías de confidencialidad. No es un trámite decorativo: es una obligación legal con sanciones económicas serias detrás.

¿Qué tipo de empresas están obligadas a implementar el canal de denuncias?

La obligación no depende del sector, sino sobre todo del número de trabajadores. Están obligadas a tener canal de denuncias:

• Todas las empresas privadas con 50 o más empleados, sea cual sea su actividad.
• Empresas de menos de 50 empleados que operen en sectores concretos: servicios financieros, prevención de blanqueo de capitales, seguridad del transporte y protección del medio ambiente.
• Todas las Administraciones Públicas, sin umbral mínimo de empleados.
• Partidos políticos, sindicatos, asociaciones empresariales y fundaciones que reciban fondos públicos.
• Municipios de más de 10.000 habitantes y organismos del sector público.
• Entidades que reciban fondos europeos para su gestión.

En la práctica, la regla que debes recordar como pyme es sencilla: si tienes 50 o más personas en plantilla, estás obligado.

¿Si mi empresa tiene menos de 50 trabajadores no estoy obligado a implantar un canal de denuncias?

Por regla general, no. Si tu empresa tiene menos de 50 empleados y no operas en uno de los sectores regulados mencionados arriba (finanzas, blanqueo, transporte, medio ambiente), la ley no te obliga a implantar el canal.

Dicho esto, conviene matizar dos cosas:

1. Cómputo del umbral. Los 50 empleados se cuentan sobre la media de la plantilla, incluyendo fijos, temporales y fijos discontinuos. Si te mueves justo por debajo del límite, revisa bien el cálculo antes de descartar la obligación.
2. Implantación voluntaria. Aunque no estés obligado, muchas pymes deciden tenerlo de forma voluntaria: transmite transparencia, ayuda en licitaciones y programas de compliance, y detecta problemas internos antes de que se conviertan en un conflicto grave.

Si estás en la frontera de los 50 empleados y gestionas la plantilla con hojas de cálculo, te será difícil saber tu media real. Un software de control horario te da ese dato actualizado y evita sustos con la AAI.

¿A quién protege la Ley 2/2023?

La protección de la norma no se limita a la plantilla en nómina, y esto condiciona a quién tienes que dar acceso al canal. Están amparadas las personas que, en un contexto laboral o profesional, tengan información sobre infracciones:

• Empleados por cuenta ajena y autónomos.
• Accionistas, socios y miembros de órganos de administración o dirección.
• Contratistas, subcontratistas y proveedores.
• Personas en prácticas, becarios y voluntarios, remunerados o no.
• Candidatos en procesos de selección o en negociación precontractual.
• Personas del entorno del informante, como familiares o compañeros que puedan sufrir represalias por su vínculo.

Esa amplitud es la razón por la que el canal no puede ser una intranet solo para empleados: tiene que poder usarlo alguien que ya no trabaja en la empresa, o que nunca llegó a hacerlo.

¿Cuándo tengo que implementar el canal de denuncias según la ley?

Los plazos que fijó la ley ya han vencido hace tiempo:

• 13 de junio de 2023: fecha límite para empresas de 250 o más empleados y para el sector público.
• 1 de diciembre de 2023: fecha límite para empresas de 50 a 249 empleados.

Esto significa que, a fecha de 2026, cualquier empresa obligada que aún no tenga el canal lleva más de dos años en situación de incumplimiento. Ya no hay periodo de gracia ni margen: si estás obligado y no lo tienes, cada día cuenta en tu contra ante una eventual inspección.

¿Qué pasa si no tengo el canal de denuncias?

Aquí está la parte que más preocupa —con razón—. La Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI) es el órgano encargado de vigilar el cumplimiento y de sancionar. Las multas son de las más altas del ordenamiento en materia empresarial:

• Infracciones leves: hasta 100.000 € (o hasta 10.000 € si el infractor es persona física).
• Infracciones graves (por ejemplo, no implantar el canal estando obligado, o represalias contra un denunciante): de 100.001 € a 600.000 €.
• Infracciones muy graves (incumplimientos reiterados, obstrucción a la AAI o represalias especialmente graves): de 600.001 € hasta 1.000.000 €.

A las sanciones económicas se suman consecuencias adicionales: prohibición de contratar con el sector público durante un tiempo, pérdida de subvenciones o publicación de la sanción. Y no olvides que también se sanciona gestionar mal una denuncia recibida, no solo carecer de canal. Por eso no basta con “tener algo”, tiene que ser un sistema que cumpla los requisitos legales.

Si has llegado hasta aquí y sigues sin tener claro si la obligación te alcanza, el test de canal de denuncias lo resuelve en un minuto a partir de tu plantilla y tu sector.

Tipos de infracciones y plazos de prescripción

El artículo 63 de la Ley 2/2023 clasifica los incumplimientos en tres niveles, cada uno con su plazo de prescripción. Puede ser sancionada cualquier persona física o jurídica: la responsabilidad no recae solo sobre la sociedad, también sobre quienes gestionan el sistema.

Muy graves (prescriben a los tres años):

• Impedir o limitar deliberadamente la presentación de denuncias, incluidas las cláusulas contractuales que restrinjan los derechos de la norma.
• Revelar la identidad de un denunciante que optó por el anonimato, o vulnerar el deber de confidencialidad.
• Adoptar represalias contra quien informa: despidos, degradaciones, exclusiones.

Más allá de la multa, la AAI puede imponer sanciones accesorias de fuerte impacto comercial: amonestación pública, prohibición de obtener subvenciones y prohibición de contratar con el sector público.

Graves (prescriben a los dos años):

• No adoptar las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad y el secreto de las comunicaciones.
• Vulnerar el anonimato del denunciante de forma menos lesiva que en el supuesto muy grave.
• La reincidencia en infracciones leves.

Leves (prescriben a los seis meses):

• Enviar deliberadamente información incompleta a la AAI estando obligado a informar.
• Incumplir el deber de colaboración con la investigación de una denuncia.
• Cualquier otro incumplimiento no tipificado como grave o muy grave.

¿Cómo implementar un canal de denuncias en mi empresa?

Un canal de denuncias que cumpla la Ley 2/2023 debe reunir, como mínimo, estos requisitos:

1. Accesible para empleados, exempleados, contratistas, proveedores e incluso aspirantes a un puesto.
2. Permitir denuncias anónimas si la persona lo desea.
3. Garantizar la confidencialidad de la identidad del denunciante y de los datos aportados.
4. Confirmar la recepción de la denuncia en un plazo máximo de 7 días.
5. Resolver la investigación en un máximo de 3 meses (prorrogable a 6 en casos complejos).
6. Nombrar formalmente un responsable del sistema, sin conflicto de intereses.
7. Proteger al denunciante de forma expresa frente a cualquier represalia.
8. Cumplir el RGPD en el tratamiento de los datos.

Tienes dos vías para montarlo:

Canal interno propio

Gestionas tú el portal y designas a un responsable dentro de la empresa. Da control total, pero exige formar a esa persona, garantizar su independencia y asumir el riesgo si una denuncia se gestiona mal.

Canal externo gestionado

Contratas a un proveedor especializado que aporta el portal cifrado, la política interna revisada por abogados y la trazabilidad del expediente. Es la opción que eligen la mayoría de pymes de 50 a 250 empleados porque garantiza el cumplimiento sin complicarse la vida internamente.

Con LapsoWork puedes tener tu canal operativo en 48 horas: portal con URL propia, política interna revisada por especialistas en compliance, gestión documental del expediente conforme a la ley y comunicación interna lista para tus empleados. Y como forma parte de nuestra suite de RRHH, lo tienes integrado junto al control horario, vacaciones y documentación.

Conclusión

El canal de denuncias dejó de ser opcional para las empresas de 50 o más empleados en 2023, y los plazos ya vencieron. El riesgo no es teórico: una sanción por no tenerlo parte de los 100.000 €. Implantarlo, en cambio, es rápido y asequible.

Si tienes dudas sobre si estás obligado o quieres verlo funcionando, contrata el canal de denuncias y sal de dudas hoy mismo.