Ya está aquí la navidad y con ella las ansiadas vacaciones. Todos los trabajadores de una empresa tienen derecho a disfrutar de unas vacaciones. El número de días de vacaciones anuales dependerá de cada caso y contrato. Lo que sí suele ser común es que el trabajador decide cuando prefiere cogerse las vacaciones. Para empresas con pocos trabajadores es más sencillo organizar las vacaciones de verano o de invierno. Pero para empresas grandes, puede resultar un caos gestionar las vacaciones de todos sus empleados. Hoy te daremos algunos consejos sobre Cómo planificar el Calendario de Vacaciones de una Empresa. ¡No te lo pierdas!
Trucos imprescindibles para organizar el calendario de vacaciones
Para organizar de forma exitosa las vacaciones en las empresa se deben tener algunas consideraciones en mente para evitar conflictos.
- Determina las necesidades de tu plantilla. Ten en cuenta las necesidades de tus trabajadores, su carga de trabajo y valora las mejores opciones para que todos estén contentos con sus vacaciones pero que los que se queden en la empresa no estén excesivamente cargados de trabajo. Es esencial comprender las responsabilidades individuales de cada empleado y cómo se interrelacionan con las necesidades generales del equipo. Esto permite una distribución equitativa de las vacaciones, manteniendo un equilibrio saludable entre el tiempo libre y la carga laboral restante.
- Establecer periodos con límites para las vacaciones anuales. Por ejemplo, establecer un límite superior en junio y un límite inferior en septiembre para las vacaciones de verano. Así evitas que las vacaciones se desplacen mucho en el tiempo y es más fácil de organizar.
- Determinar el número de trabajadores que pueden estar de vacaciones al mismo tiempo. Las empresas deben organizarse para mantener un buen volumen de trabajo a pesar del periodo de vacaciones. Se puede concretar un número máximo de trabajadores en vacaciones para asegurarte de que no afecta al volumen de trabajo.
- Orden de prioridad. En el caso de que tu empresa tenga un buen número de trabajadores, evita cualquier conflicto fijando un orden de prioridad previo. Determina las características que se tendrán en cuenta para establecer ese orden de prioridad, ya sea por antigüedad, jerarquía, etc.
- Planifica con antelación. La clave para una gestión de vacaciones efectiva es la anticipación. Planificar con bastante antelación te permite considerar las necesidades futuras de la empresa y del equipo. Además, brinda a los empleados la oportunidad de organizar sus períodos de descanso con anticipación, lo que reduce la posibilidad de conflictos y permite una mejor coordinación de tareas durante las ausencias.
¿Cuándo se fija el calendario de vacaciones?
El calendario de vacaciones se establece según lo dispuesto en cada convenio colectivo, el cual define el número de días correspondientes a cada trabajador. Se recomienda que la empresa defina períodos específicos durante los cuales los empleados puedan solicitar sus vacaciones. Esto permite que cada trabajador conozca su periodo de descanso al menos con dos meses de antelación.
¿Quién elige las fechas de vacaciones?
De acuerdo con el estatuto de los trabajadores, la determinación de las fechas exactas de vacaciones debe de hacerse mediante un acuerdo entre el empleado y la empresa. Usualmente, el trabajador solicita las fechas deseadas, y la empresa las aprueba o rechaza. En caso de desacuerdo, la jurisdicción social competente puede intervenir para establecer las fechas. Esta dinámica asegura un consenso entre ambas partes y, en caso necesario, recurre a instancias legales para resolver discrepancias.
¿Cómo gestionar las vacaciones de mis empleados?
Existen muchas formas de organizar y gestionar las vacaciones de los empleados. Se puede hacer por una opción más clásica como las hojas de cálculo, o incluso los calendarios digitales de google. Pero el problema de estas herramientas es que se pierde mucho tiempo. Además, el tener que hacerlo a mano se puede perder información más fácilmente. Una alternativa bastante aceptada en la actualidad son las aplicaciones específicas para gestionar las vacaciones de los empleados.
Por ejemplo, la suite de Lapso Work incluye entre sus funciones el “gestor de vacaciones y ausencias”. Con esta aplicación se pretende facilitar la vida del empresario y del departamento de recursos humanos al organizar a sus trabajadores. La facilidad de uso de LapsoWork permite a los trabajadores solicitar vacaciones desde la app para ser aceptadas por los responsables. Además, se pueden programar aquellas ausencias de empleados que requieran de aprobación previa.
¿Cómo funciona la gestión de vacaciones y ausencias de LapsoWork?
El funcionamiento de esta funcionalidad es simple, se requieren de tres pasos principales:
- El trabajador realiza la solicitud de ausencia. En este momento, desde la aplicación, deberá indicar el tipo, la duración y una pequeña descripción.
- El responsable recibe la solicitud y deberá aprobarla o rechazarla, en el caso de que sea una solicitud que necesite aceptación.
- Se le notificará al trabajador de los términos y de la decisión tomada a través de la app y su correo electrónico.
Como ves el funcionamiento es muy sencillo. Además, el responsable puede ver en todo momento un calendario donde se indique la situación de los trabajadores. De esta manera se puede hacer una idea de las ausencias y excesos de personal de cada departamento.
Espero que estos consejos y trucos te hayan servido para saber cómo planificar el calendario de vacaciones de una empresa. Si quieres conocer más sobre Lapso Work hazte con la versión de prueba gratuita o contacta con nuestros expertos.
