Top 10 erros ao implantar un software de RRHH nunha peme

Levamos unha década acompañando máis de 200 pemes españolas na dixitalización dos seus RRHH. No camiño vimos todos os erros posibles: algúns graciosos, a maioría caros. Este artigo recolle os 10 erros máis frecuentes que cometen as empresas ao implantar un software de RRHH por primeira vez, con exemplos reais e como evitalos. Aínda que esteas escollendo outro software distinto do noso, serache útil.

Erro 1: Escoller o software antes de saber que problema resolves

O erro máis común: o responsable de RRHH ou o xerente navegan polas webs dos provedores, namóranse dunha interface bonita e contratan. Logo descobren que o software ten un módulo de recrutamento moi avanzado… que non van usar, e carece do módulo de canle de denuncias ao que os obriga a lei.

Como evitalo: antes de mirar provedores, escribe nunha folla:

1. Que procesos facemos hoxe en papel ou Excel que nos dan problemas?
2. Que obrigas legais incumprimos hoxe?
3. Que aforro de tempo esperamos?
4. Cantos empregados temos e como crecemos?

Con esa folla, compara 3-4 opcións (inclúe LapsoWork, Factorial, Bizneo ou Sesame) con criterios claros.

Erro 2: Contratar o plan máis caro «por se acaso»

Algúns provedores xogan a isto: o plan básico non inclúe nada útil, así que acabas contratando o avanzado «polo que poida pasar». Logo descobres que hai módulos que nunca activas.

Como evitalo: comeza sempre polo plan básico. Se necesitas módulos avanzados, cambia de plan. Un software moderno como LapsoWork permite cambiar de plan mes a mes sen permanencia. Non ten sentido pagar por algo que non vas usar o primeiro ano.

Erro 3: Saltar a limpeza de datos antes de migrar

Migras o teu Excel «tal cal» ao novo software cos tres «Jose García» sen DNI que vés arrastrando desde 2018, as datas de alta en formatos distintos e os documentos sen clasificar. O novo sistema herda todo ese caos.

Como evitalo: dedica 1-2 días antes de migrar a:

• Depurar duplicados e rexistros obsoletos.
• Estandarizar o formato (nome apelido vs apelido, nome; DD/MM/YYYY en todas as datas).
• Organizar os documentos por empregado en cartafoles con nome coherente.

Un Excel limpo tarda 72 h en migrar. Un Excel caótico, 2 semanas.

Erro 4: Non comunicarlles o cambio aos empregados

Un día os empregados reciben un correo electrónico que di «a partir do luns ficharedes pola aplicación». Reacción: medo, resistencia, rumores falsos («estannos espiando»), queixas ao comité de empresa.

Como evitalo: comunica 2-3 semanas antes:

1. Correo electrónico da dirección explicando o porqué (nova lei, aforrar papel, simplificar).
2. Sesión breve de preguntas e respostas (30 min presencial ou por videochamada).
3. Manual curto en PDF con capturas (2-4 páxinas).
4. Canle de dúbidas (correo electrónico ou chat interno) activa as primeiras 2 semanas.

As empresas que comunican ben teñen >95 % de adopción na primeira semana. As que non, chegan ao 60 % e tardan meses.

Erro 5: Non formar os mandos intermedios

Os empregados aprenden a aplicación rápido porque a interface é sinxela. Os mandos intermedios pérdense se non os formas: como aprobo vacacións? onde vexo as horas do meu equipo? que fago se un empregado pide unha corrección?

Como evitalo: sesión de 1 hora específica para mandos (xefes de equipo, encargados). É o grupo máis crítico porque, se un xefe rexeita o sistema, o seu equipo rexéitao con el.

Erro 6: Configurar mal o convenio colectivo

Este é o erro máis caro a longo prazo. Se non configuras ben o convenio (festivos, complementos, xornada, descansos), o software empeza a calcular mal as horas e os saldos de vacacións. Eses datos chegan torcidos á túa xestoría e acaban provocando erros na nómina. Descobres o fallo tres meses despois, con todo o cadro de persoal reclamando.

Como evitalo: pídelle ao teu provedor unha validación do convenio na alta. Que che ensinen onde se configuran os festivos, os tipos de complementos, as horas extra e que ti o revises antes de activar o sistema. LapsoWork fai esta validación sen custo cos convenios preconfigurados.

Erro 7: Confiarlle o control a unha soa persoa

Unha empresa de 40 empregados delega todo o sistema no responsable de RRHH. Cando esa persoa está de vacacións ou enferma, ninguén máis sabe como aprobar vacacións, corrixir fichaxes ou xestionar unha baixa. Parálise operativa.

Como evitalo: desde o día 1 configura dous administradores como mínimo e dálle acceso limitado a cada mando intermedio. A aplicación de LapsoWork ten roles por defecto (Admin, Responsable de equipo, Empregado) que resolven isto.

Erro 8: Non aproveitar as integracións

Algunhas empresas manteñen a súa xestoría externa facendo á man a exportación mensual de horas. Están pagando por dúas cousas (software + xestoría) que poderían conectarse directamente por API.

Como evitalo: na alta, pregunta:

• Hai integración coa nosa xestoría (A3, Sage, ContaSOL)?
• Pódese conectar co noso ERP?
• Hai API pública para desenvolvementos propios?

LapsoWork intégrase coas principais xestorías españolas e ten API documentada se queres automatizar procesos.

Erro 9: Non revisar o sistema nos primeiros 30 días

Implantas, formas o equipo, arranca. E esquéceste. Erro. Os primeiros 30 días son críticos para detectar axustes: algún empregado que non ficha, algún tipo de ausencia que non está configurado, algún informe que non sae como esperas.

Como evitalo: programa unha revisión co provedor aos 30 días do arranque. Lista de puntos que hai que revisar:

• Fichan todos os empregados? Hai algún sen actividade?
• Creáronse incidencias ou peticións das que non sabías?
• Cadra a exportación mensual á xestoría?
• Devolven os informes o esperado?
• Hai queixas ou dúbidas recorrentes do equipo?

Erro 10: Non prepararse para unha inspección

O software cumpre, pero nunca preparaches unha inspección. Cando chega a Inspección de Traballo, o responsable de RRHH ponse nervioso, non atopa o informe, saca datos incompletos e acaba nunha acta de requirimento innecesaria.

Como evitalo: fai unha simulación de inspección cada 6 meses:

1. Exporta o rexistro de xornada de 20 empregados aleatorios.
2. Revisa que cadre coas nóminas do período.
3. Exporta o rexistro de correccións e revisa que haxa motivos válidos.
4. Comproba que tes o acordo de teletraballo de cada empregado en remoto.
5. Verifica que a canle de denuncias está publicada e con responsable nomeado (se +50 empregados).

LapsoWork xera todos estes informes en 1 clic. O simulacro debería levarche 30 minutos.

Checklist resumo de implantación

Se vas implantar un software de RRHH este mes, sigue esta orde:

1. Diagnóstico previo (1-2 días): que procesos, que leis, que aforros.
2. Comparativa de 3 provedores (1 semana): sen deixarte levar polo márketing.
3. Demostración de 30 días do candidato gañador: proba con datos reais.
4. Limpeza de datos antes de migrar (2-3 días).
5. Migración asistida polo provedor (2-3 días).
6. Configuración do convenio + validación co xestor (1 día).
7. Formación a mandos (1 sesión, 1 hora).
8. Comunicación aos empregados (correo electrónico + manual PDF).
9. Arranque con data exacta.
10. Revisión aos 30 días + axustes.
11. Simulacro de inspección no mes 6.

Con este plan, a implantación faise en 5-6 semanas e estabilízase en 2-3 meses.

Preguntas frecuentes

Canto tempo me vai levar toda a implantación? Desde a decisión ata o sistema estable: 6-10 semanas para unha peme media. Só a implantación técnica son 3-5 días.

Que ROI esperar o primeiro ano? En pemes de 30-80 empregados, o aforro típico é de 6-10 horas/semana do responsable de RRHH + redución de erros administrativos. O software (720 €/ano con LapsoWork Básico) amortízase no primeiro mes só en horas aforradas.

E se aos 3 meses non estamos contentos? Cun software sen permanencia como LapsoWork, vaste. Antes de contratar, asegúrate de que non hai contrato anual forzoso.

Compensa contratar unha consultoría externa para implantar? Para pemes con menos de 100 empregados, normalmente non fai falta: o provedor do software fai a implantación sen custo. Para empresas máis grandes ou con integracións complexas, unha consultoría pode aforrar tempo.

E se o software escollido non cumpre despois? Mellor detectalo na demostración de 30 días. Se xa contrataches e tes contrato anual, renegocia o cambio de plan ou a cancelación anticipada. Se o contrato é sen permanencia, vaste.

Conclusión

Implantar un software de RRHH parece complicado porque mestura tecnoloxía, lei e persoas. Os 10 erros que enumeramos resúmense en tres ideas: planifica antes de contratar, comunica ben co teu equipo e revisa en quente os primeiros 30 días. Con iso, a dixitalización pasa de ser un proxecto estresante a un simple cambio administrativo.

Se queres implantar ben desde o principio, podes probar LapsoWork 30 días gratis con acompañamento do noso equipo técnico. E se aínda estás decidindo, le canto custa un software de RRHH para unha peme ou a guía sobre como migrar desde Excel sen perder datos.