«Canto custa un software de RRHH?» é a primeira pregunta que fai todo xerente ou responsable de RRHH cando comeza a avaliar a dixitalización. E a resposta honesta é: depende. Neste artigo vemos prezos reais dos principais software do mercado español en 2026, que factores moven o custo e como calcular se o gasto ten sentido para a túa peme.
Adianto o resumo: para unha peme española típica de 10-100 empregados, un software de RRHH ben escollido custa entre 2 e 5 euros por empregado e mes. Por debaixo son solucións incompletas; por riba pagas módulos de enterprise que non vas usar.
Prezos reais do mercado español (abril de 2026)
Estes son os prezos públicos dos software de RRHH máis usados en España a data de abril de 2026:
| Software | Plan básico | Plan avanzado | Permanencia |
|---|---|---|---|
| LapsoWork | 2 €/empr/mes | 3,50 €/empr/mes | Non |
| TramitApp | 1-2 €/empr/mes | Segundo módulos | — |
| Bizneo HR | 4 €/empr/mes | — | Anual |
| Sesame HR | 5,25 €/empr/mes (4,75 € con pagamento anual; comprobado o 15/09/2026) | 9 €/empr/mes | Mensual ou anual; mínimo 15 empregados |
| Factorial | 5,50 €/empr/mes | 9 €+/empr/mes | Anual |
| Personio | desde 8 € (non público) | Custom | Anual mínimo |
| Workday | Desde 15 €/empr/mes | Enterprise | 3 anos |
Con 30 empregados, isto tradúcese en:
| Software | Custo anual (30 empr.) |
|---|---|
| LapsoWork | 720 € |
| TramitApp | 720-1.440 € |
| Bizneo HR | 1.440 € |
| Sesame HR | 1.710 € (1.890 € en pagamento mensual) |
| Factorial | 1.980 € |
| Personio | ~2.900 € + |
A franxa de custo para unha mesma peme vai desde 60 €/mes ata +240 €/mes segundo o software escollido. O produto final difire, pero no esencial (fichaxe, vacacións, documentos, nóminas) todos cobren o mesmo.
Que factores moven o prezo
1. Número de empregados
Case todos os software cobran por empregado activo e mes. Non hai «flat rate» xeneralizado: se creces, pagas máis. A vantaxe é que, se reduces o cadro de persoal, tamén pagas menos (agás se estás nun contrato anual pechado).
2. Módulos activos
O plan básico típico inclúe fichaxe, vacacións e xestor documental. Os módulos de pago á parte adoitan ser:
- Xestión de nóminas (o máis caro — +50-100 % sobre o plan base).
- Canle de denuncias (pagamento á parte en Factorial, Bizneo, Sesame; integrada en LapsoWork).
- ATS / recrutamento (en Factorial e Bizneo; básico ou ausente no resto).
- OKRs / xestión do desempeño (enterprise — non o necesitas se tes menos de 100 empregados).
- Módulo de teletraballo (obrigatorio pola Lei 10/2021 — verifica que está incluído).
3. Permanencia
Os contratos anuais bloquéante 12 meses. Se o software non te convence, non hai volta atrás sen penalización. Os software sen permanencia (LapsoWork) facturan mensualmente sobre empregados activos e podes cancelar con 15 días de antelación.
4. Soporte incluído
Algúns software venden o soporte telefónico como «premium» (custo extra). Verifica na proposta que o soporte en castelán estea incluído sen custo adicional.
5. Migración e implantación
Este é o «custo oculto» máis frecuente. Algunhas empresas cobran 1.000-3.000 € pola implantación inicial (formación, migración de datos, configuración). LapsoWork, Factorial e Sesame inclúena sen custo.
Custos «ocultos» polos que debes preguntar sempre
Antes de asinar, pregunta explicitamente:
- Hai custo de alta ou implantación? (Debería ser NON).
- A migración desde Excel ou o meu software actual é gratuíta? (Debería ser SI).
- O soporte telefónico en castelán está incluído? (Debería ser SI).
- As actualizacións futuras están incluídas? (Debería ser SI — é un SaaS).
- Cobran extra por usuarios administradores adicionais? (Algúns si).
- Que pasa cos datos se cancelo? (Deberías poder exportalos en CSV/XML).
Como calcular se o gasto ten sentido (ROI)
O software de RRHH non é un gasto: é un investimento que debería devolver máis do que custa. Así se calcula o ROI nunha peme:
Lado dos aforros
- Horas administrativas que deixan de gastarse en tarefas manuais:
- Fichaxe en papel/Excel: 2-3 h/semana do responsable de RRHH.
- Xestión de vacacións por correo: 1-2 h/semana.
- Busca de contratos, baixas e certificados: 1-2 h/semana.
- Total: 4-7 h/semana = 200-350 h/ano.
- A 20 €/h (custo interno típico) = 4.000-7.000 €/ano aforrados.
- Redución de erros:
- Nóminas con variables mal calculadas: ~200-500 €/erro × 3-5 erros/ano.
- Risco legal evitado:
- Sanción por non levar rexistro de xornada: infracción grave do art. 7.5 LISOS, de 751 a 7.500 € (o borrador do real decreto de rexistro horario dixital, sen publicar a 15/09/2026, propón ata 10.000 € por traballador).
- Sanción por non ter canle de denuncias (empresas de 50 ou máis empregados): moi grave, de 600.001 a 1.000.000 € para persoas xurídicas (Lei 2/2023).
- Cóntaas como valor esperado (multa × probabilidade de inspección), non polo seu máximo: explicámolo en como calcular o ROI dun software de RRHH.
Lado do custo
LapsoWork en Plan Básico con 30 empregados: 720 €/ano.
ROI típico: cada euro investido en software de RRHH devolve entre 5 € e 10 € ao ano só en horas aforradas, sen contar sancións evitadas.
Que plan escoller segundo o teu tamaño
- 5-15 empregados: Plan Básico de LapsoWork (2 €/empr/mes). Cobre fichaxe 2026, vacacións, documentos e aplicación. Custo anual: 120-360 €. Non necesitas canle de denuncias (non estás obrigado).
- 15-50 empregados: Plan Básico de LapsoWork + contratar xestoría externa para nóminas. Custo anual: 360-1.200 €.
- 50-100 empregados: Plan Avanzado de LapsoWork (3,50 €/empr/mes) + add-on canle de denuncias obrigatorio (299,99 €/ano). Custo anual: 2.400-4.500 €.
- 100-200 empregados: Plan Avanzado ou Personalizado de LapsoWork con módulos extra (recrutamento, informes avanzados). Custo anual: 5.000-10.000 €.
- 200+ empregados: chegados a este tamaño convén comparar LapsoWork Personalizado con Bizneo e Factorial para ver que produto encaixa mellor cos teus procesos.
Preguntas frecuentes
Hai algún software de RRHH gratuíto? Si, existen opcións open source (Odoo HR, V-IT RRHH). Son gratis en licenza pero requiren un investimento importante en implantación, mantemento e personalización (unha peme sen equipo técnico gasta máis que cun SaaS de pago). Para pemes con menos de 100 empregados, un SaaS comercial é máis rendible.
Compensa cambiar de software cada ano buscando o máis barato? Non. Cada migración custa tempo e xera pequenos erros no histórico. Escolle ben unha vez e quédate 3-5 anos como mínimo.
Podo pagar menos se asino 2 anos? Algúns software dan un 10-15 % de desconto por pagamento anual adiantado. Valora se ese aforro compensa a rixidez. En pemes con crecemento variable, a flexibilidade mes a mes adoita gañar.
Que pasa se o meu cadro de persoal varía moito durante o ano (hostalaría estacional)? Os software que facturan por empregado activo (como LapsoWork) adáptanse automaticamente. Pagas máis en tempada alta e menos en baixa. Os que cobran «fee mensual fixo» prexudícante.
Conclusión
En 2026 o prezo dun software de RRHH para pemes en España vai de 2 € a 8 €/empregado/mes. Pagar máis de 5 € só ten sentido se es unha scale-up con módulos de enterprise (Factorial One, BI avanzado, ATS complexo). Para a peme media, LapsoWork a 2-3,50 €/empr/mes cobre o 95 % das necesidades reais por unha fracción do prezo.
A mellor forma de saír de dúbidas é probalo: dámosche 30 días gratis sen tarxeta de crédito para que fagas a comparación ti mesmo. Consulta tamén os nosos prezos completos co detalle de cada plan.