Canal de signalement obligatoire : quelles entreprises en ont besoin selon la loi

Si vous dirigez une PME et que vous avez entendu parler du canal de signalement obligatoire, des doutes vous assaillent sûrement : est-ce que cela me concerne ? À partir de combien de salariés ? Que se passe-t-il si je n’en dispose pas ? La Ley 2/2023 (loi espagnole 2/2023), qui transpose la directive européenne de protection des lanceurs d’alerte, est en vigueur depuis 2023 et ses délais sont déjà échus. L’Autorité indépendante de protection du lanceur d’alerte (AAI) est désormais opérationnelle et peut sanctionner. Nous allons répondre à toutes les questions dans un langage clair et sans jargon.

Est-il obligatoire de mettre en place un canal de signalement dans les entreprises ?

Oui, pour de nombreuses entreprises, c’est le cas. Depuis l’entrée en vigueur de la Ley 2/2023, du 20 février, régulant la protection des personnes qui signalent des infractions à la réglementation, une grande partie du tissu entrepreneurial espagnol est tenue de disposer d’un système interne d’information (le nom technique du canal de signalement).

L’objectif de la loi est que toute personne qui détecte une irrégularité grave au sein d’une organisation — fraude, corruption, manquements à la réglementation de l’UE, risques pour la santé publique, etc. — puisse la signaler sans crainte de représailles et avec des garanties de confidentialité. Ce n’est pas une formalité décorative : c’est une obligation légale assortie de sanctions financières sérieuses.

Quel type d’entreprises est tenu de mettre en place le canal de signalement ?

L’obligation ne dépend pas du secteur, mais surtout du nombre de salariés. Sont tenues de disposer d’un canal de signalement :

• Toutes les entreprises privées de 50 salariés ou plus, quelle que soit leur activité.
• Les entreprises de moins de 50 salariés qui opèrent dans des secteurs précis : services financiers, prévention du blanchiment de capitaux, sécurité des transports et protection de l’environnement.
• Toutes les administrations publiques, sans seuil minimum de salariés.
• Les partis politiques, syndicats, organisations patronales et fondations qui reçoivent des fonds publics.
• Les communes de plus de 10 000 habitants et les organismes du secteur public.
• Les entités qui reçoivent des fonds européens pour leur gestion.

Dans la pratique, la règle à retenir en tant que PME est simple : si vous comptez 50 personnes ou plus dans vos effectifs, vous êtes soumis à l’obligation.

Si mon entreprise compte moins de 50 salariés, ne suis-je pas tenu de mettre en place un canal de signalement ?

En règle générale, non. Si votre entreprise compte moins de 50 salariés et que vous n’opérez pas dans l’un des secteurs réglementés mentionnés plus haut (finance, blanchiment, transport, environnement), la loi ne vous oblige pas à mettre en place le canal.

Cela dit, il convient de nuancer deux points :

1. Calcul du seuil. Les 50 salariés se comptent sur la moyenne des effectifs, y compris les CDI, les CDD et les fixes discontinus (fijos discontinuos). Si vous êtes juste en dessous de la limite, vérifiez bien le calcul avant d’écarter l’obligation.
2. Mise en place volontaire. Même sans y être tenu, de nombreuses PME décident de l’adopter volontairement : cela véhicule de la transparence, aide dans les appels d’offres et les programmes de conformité, et permet de détecter les problèmes internes avant qu’ils ne se transforment en conflit grave.

Si vous êtes à la frontière des 50 salariés et que vous gérez vos effectifs avec des tableurs, il vous sera difficile de connaître votre moyenne réelle. Un logiciel de suivi du temps de travail vous fournit cette donnée actualisée et vous évite les mauvaises surprises avec l’AAI.

Quand dois-je mettre en place le canal de signalement selon la loi ?

Les délais fixés par la loi sont échus depuis longtemps :

• 13 juin 2023 : date limite pour les entreprises de 250 salariés ou plus et pour le secteur public.
• 1er décembre 2023 : date limite pour les entreprises de 50 à 249 salariés.

Cela signifie qu’à la date de 2026, toute entreprise soumise à l’obligation qui ne dispose toujours pas du canal se trouve en situation de non-conformité depuis plus de deux ans. Il n’y a plus de période de grâce ni de marge : si vous êtes soumis à l’obligation et que vous ne l’avez pas, chaque jour compte contre vous en cas d’inspection éventuelle.

Que se passe-t-il si je n’ai pas de canal de signalement ?

Voici la partie qui inquiète le plus — à juste titre. L’Autorité indépendante de protection du lanceur d’alerte (AAI) est l’organe chargé de veiller à la conformité et de sanctionner. Les amendes figurent parmi les plus élevées de l’ordre juridique en matière d’entreprise :

• Infractions légères : jusqu’à 100 000 € (ou jusqu’à 10 000 € si l’auteur est une personne physique).
• Infractions graves (par exemple, ne pas mettre en place le canal alors qu’on y est tenu, ou exercer des représailles contre un lanceur d’alerte) : de 100 001 € à 600 000 €.
• Infractions très graves (manquements répétés, obstruction à l’AAI ou représailles particulièrement graves) : de 600 001 € à 1 000 000 €.

Aux sanctions financières s’ajoutent des conséquences supplémentaires : interdiction de contracter avec le secteur public pendant un certain temps, perte de subventions ou publication de la sanction. Et n’oubliez pas que l’on sanctionne aussi le fait de mal gérer un signalement reçu, pas seulement l’absence de canal. C’est pourquoi il ne suffit pas d’« avoir quelque chose » : il doit s’agir d’un système qui respecte les exigences légales.

Comment mettre en place un canal de signalement dans mon entreprise ?

Un canal de signalement conforme à la Ley 2/2023 doit réunir, au minimum, ces exigences :

1. Accessible aux salariés, anciens salariés, sous-traitants, fournisseurs et même aux candidats à un poste.
2. Permettre les signalements anonymes si la personne le souhaite.
3. Garantir la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte et des données fournies.
4. Confirmer la réception du signalement dans un délai maximum de 7 jours.
5. Résoudre l’enquête dans un délai maximum de 3 mois (prorogeable à 6 dans les cas complexes).
6. Nommer formellement un responsable du système, sans conflit d’intérêts.
7. Protéger le lanceur d’alerte de manière expresse contre toute représaille.
8. Respecter le RGPD dans le traitement des données.

Vous avez deux voies pour le mettre en place :

Canal interne propre

Vous gérez vous-même le portail et désignez un responsable au sein de l’entreprise. Cela offre un contrôle total, mais exige de former cette personne, de garantir son indépendance et d’assumer le risque si un signalement est mal géré.

Canal externe géré

Vous faites appel à un prestataire spécialisé qui fournit le portail chiffré, la politique interne révisée par des avocats et la traçabilité du dossier. C’est l’option que choisissent la plupart des PME de 50 à 250 salariés, car elle garantit la conformité sans se compliquer la vie en interne.

Avec LapsoWork, vous pouvez avoir votre canal opérationnel en 48 heures : portail avec URL propre, politique interne révisée par des spécialistes de la conformité, gestion documentaire du dossier conforme à la loi et communication interne prête pour vos salariés. Et comme il fait partie de notre suite RH, vous le trouvez intégré aux côtés du suivi du temps de travail, des congés et de la documentation.

Conclusion

Le canal de signalement a cessé d’être facultatif pour les entreprises de 50 salariés ou plus en 2023, et les délais sont désormais échus. Le risque n’est pas théorique : une sanction pour absence de canal démarre à 100 000 €. Le mettre en place, en revanche, est rapide et abordable.

Si vous avez des doutes sur le fait d’être soumis ou non à l’obligation, ou si vous souhaitez le voir en fonctionnement, découvrez notre canal de signalement ou souscrivez au canal de signalement et levez vos doutes dès aujourd’hui.