Xestión da canle de denuncias: quen a xestiona e que responsabilidades ten
Ter unha canle de denuncias non é só instalar unha caixa de correo e esquecerse. A Lei 2/2023 esixe que alguén a xestione de verdade: que reciba as comunicacións, as tramite con dilixencia, respecte os prazos e protexa o informante. E xestionala mal sanciónase igual ca non tela. Nesta guía explicámosche quen debe xestionar a canle de denuncias, que requisitos ten esa persoa e que responsabilidades asume no día a día.
Quen debe xestionar a canle de denuncias?
Cando falamos de xestionar as denuncias nunha empresa, o primeiro é ter claro quen será o responsable do proceso. De acordo coa Lei 2/2023, o encargado da canle debe ser designado polo órgano de administración ou de goberno da entidade e, unha vez nomeado, comunicarse á Autoridade Independente de Protección do Informante (AAI).
Esta figura coñécese tecnicamente como Responsable do Sistema de Información (ou responsable da canle de denuncias). Pode ser unha persoa física ou un órgano colexiado, e o seu nomeamento debe formalizarse por escrito. Non abonda cunha designación informal: se hai unha inspección, terás que acreditar quen é e desde cando exerce o cargo.
Requisitos do encargado de xestionar a canle de denuncias
O responsable da xestión de denuncias debe cumprir unha serie de requisitos para garantir a transparencia e a integridade de todo o proceso. Estes son os esenciais:
Independencia
O encargado debe operar de maneira independente e autónoma respecto do resto de órganos da entidade. É crucial para asegurar que as denuncias se xestionen con imparcialidade e sen influencias externas.
Capacidade e competencia
Debe ter a capacidade e a competencia necesarias para xestionar o sistema interno de información e as canles de denuncia, tanto no técnico como no organizativo.
Coñecemento legal
O responsable ten que estar familiarizado coa normativa sobre protección de informantes e xestión de denuncias. Deste xeito garántese que todas as actuacións se axusten á Lei 2/2023 e ao RXPD.
Integridade
A conduta íntegra e ética é un piar fundamental. Debe asegurar a confidencialidade e o tratamento axeitado da información recibida para manter a confianza do cadro de persoal na canle.
Independencia do cargo
Se o encargado ocupa un posto directivo, debe exercer as súas funcións con independencia do órgano de administración. Isto evita conflitos de intereses e garante a obxectividade na xestión de cada expediente.
Responsabilidades de xestión da canle de denuncias
A xestión da canle comporta unha serie de responsabilidades que aseguran a súa eficacia e a súa conformidade coa lei. Estas son as principais:
Aprobación do procedemento
O responsable debe asegurarse de que o procedemento de xestión de informacións estea aprobado polo órgano de administración ou de goberno da entidade e de que se manteña actualizado.
Tramitación dilixente
O encargado debe responder con dilixencia na tramitación das denuncias e velar por que o sistema interno de información cumpra en todo momento os requisitos legais.
Identificación de canles
É responsabilidade do encargado identificar as canles internas asociadas ás denuncias e garantir que a información sobre como denunciar sexa clara e accesible para empregados, exempregados, provedores e contratistas.
Xustificante de recepción
O encargado debe enviar un xustificante de recepción (acuse de recibo) ao informante nun prazo de sete días naturais desde a recepción da denuncia. É un dos prazos que máis se incumpren e dos máis fáciles de acreditar nunha inspección.
Prazo para dar resposta
Hai que fixar un prazo máximo de resposta ás actuacións de investigación, que por regra xeral non debe superar os tres meses (prorrogable a seis en casos especialmente complexos).
Comunicación co informante
O encargado debe manter comunicación co informante e solicitarlle información adicional cando sexa necesario. Isto facilita a investigación e asegura que se recompile toda a información relevante, preservando sempre a identidade do denunciante.
Confidencialidade e protección de datos
Toda a información debe manexarse de forma confidencial e conforme ao RXPD. O acceso aos datos do expediente ten que estar limitado ás persoas estritamente necesarias para instruír o caso.
Se aínda non tes a canle montada, comeza por saber se a lei te obriga: o test de canle de denuncias indícacho nun minuto.
Como se tramita unha denuncia, paso a paso
Recibida unha comunicación, o percorrido ten dúas fases e uns prazos que a lei fixa de forma expresa.
Fase de investigación
A persoa informante presenta a comunicación detallando os feitos e, se procede, os responsables, e anexa calquera proba que apoie o seu relato. A denuncia debe poder presentarse de forma individual e, se quen informa o prefire, de maneira anónima: a Lei 2/2023 obriga a garantir esa vía.
A comunicación admítese a trámite se os feitos son investigables dentro do ámbito material da lei. Se nunha primeira análise non se aprecian feitos denunciables, declárase inadmisible e arquívase ou derívase á área competente.
Os prazos non son orientativos: xustificante de recepción nun máximo de 7 días naturais desde a recepción, e resposta á persoa informante sobre as actuacións nun máximo de 3 meses desde ese xustificante, ou desde que venceu o prazo de 7 días se non chegou a enviarse.
Admitida a denuncia, a instrución baséase na análise obxectiva da documentación, a obtención de probas e a súa valoración. O equipo instrutor abre un expediente que recolle todos os datos relevantes. A instrución é confidencial e respecta o RXPD e a LOPDGDD, e os membros do equipo afectados pola denuncia quedan excluídos da investigación para evitar conflitos de intereses.
Fase de resolución
Pechada a instrución, analízanse as probas e a denuncia resólvese nun sentido ou noutro, cun informe de conclusións que deixa constancia das actuacións realizadas. Esa rastrexabilidade é o que permite demostrar ante a AAI que o sistema funcionou como debía.
Xestión propia ou externalizada
A lei obrígate a ter a canle, pero non a xestionala ti. Esa si que é decisión túa:
- Xestión interna. Designas un responsable dentro da empresa. Dá control total, pero esixe formar esa persoa, garantir a súa independencia e asumir o risco se unha denuncia se xestiona mal.
- Xestión externalizada. Un provedor especializado achega o portal cifrado, a política interna revisada e a rastrexabilidade do expediente. É o que elixen a maioría de pemes de 50 a 250 empregados, porque o custo de equivocarse na instrución é alto.
Convén non confundir isto coa canle externa da Autoridade Independente de Protección do Informante, que é outra cousa: unha vía pública á que calquera persoa pode acudir directamente, exista ou non canle na empresa. Ter a túa ben xestionada é precisamente o que reduce a probabilidade de que alguén acuda antes á AAI.
Xestión da canle de denuncias con LapsoWork
Aquí é onde entra en xogo LapsoWork, o software de recursos humanos que integra a canle de denuncias de forma fluída e eficiente. Co seu módulo whistleblower, os empregados poden comunicar incidencias e denuncias de maneira fácil e segura, xa sexa de forma anónima ou identificada, e o responsable dispón dunha interface intuitiva para xestionalas cumprindo o disposto na lei.
Desde a lapela de denuncias, o responsable pode xestionar cada comunicación recibida: cambiar o seu estado, consultar toda a información do expediente e manter unha conversa co denunciante a través dun chat privado que queda rexistrado na aplicación, respectando o anonimato cando así se solicita.
O xestor tamén conta cun apartado dentro de cada denuncia onde pode subir documentación privada á que o denunciante non ten acceso, e filtrar as denuncias para localizar rapidamente a que necesita. Todo o expediente queda rastrexable e dispoñible por se a AAI o require.
Ao formar parte dunha suite completa de RRHH, tes a canle de denuncias integrada xunto ao software de xestor documental, o control horario e as vacacións, sen duplicar ferramentas nin datos. E se xorde calquera dúbida, dispós de soporte técnico para que un profesional te axude cando o necesites.
Conclusión
Xestionar ben a canle de denuncias é tan importante como tela: designar formalmente un responsable independente, respectar os prazos de 7 días para o xustificante de recepción e 3 meses para resolver, e garantir a confidencialidade en cada paso. Cumprir estes puntos protéxete fronte a sancións e, sobre todo, transmítelle ao teu cadro de persoal que as denuncias se toman en serio.
Se queres ver como se xestiona un expediente de principio a fin, contrata a canle de denuncias e compróbao cos teus propios casos.