Gestió del canal de denúncies: qui el gestiona i quines responsabilitats té
Tenir un canal de denúncies no és només instal·lar una bústia i oblidar-se’n. La Llei 2/2023 exigeix que algú el gestioni de debò: que rebi les comunicacions, les tramiti amb diligència, respecti els terminis i protegeixi l’informant. I gestionar-lo malament se sanciona igual que no tenir-ne. En aquesta guia t’expliquem qui ha de gestionar el canal de denúncies, quins requisits ha de complir aquesta persona i quines responsabilitats assumeix en el dia a dia.
Qui ha de gestionar el canal de denúncies?
Quan parlem de gestionar les denúncies en una empresa, el primer és tenir clar qui serà el responsable del procés. D’acord amb la Llei 2/2023, l’encarregat del canal ha de ser designat per l’òrgan d’administració o de govern de l’entitat i, un cop nomenat, s’ha de comunicar a l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant (AAI).
Aquesta figura es coneix tècnicament com a responsable del sistema d’informació (o responsable del canal de denúncies). Pot ser una persona física o un òrgan col·legiat, i el nomenament s’ha de formalitzar per escrit. No n’hi ha prou amb una designació informal: si hi ha una inspecció, hauràs d’acreditar qui és i des de quan exerceix el càrrec.
Requisits de l’encarregat de gestionar el canal de denúncies
El responsable de la gestió de denúncies ha de complir una sèrie de requisits per garantir la transparència i la integritat de tot el procés. Aquests són els essencials:
Independència
L’encarregat ha d’actuar de manera independent i autònoma respecte de la resta d’òrgans de l’entitat. És crucial per assegurar que les denúncies es gestionin amb imparcialitat i sense influències externes.
Capacitat i competència
Ha de tenir la capacitat i la competència necessàries per gestionar el sistema intern d’informació i els canals de denúncia, tant en la part tècnica com en l’organitzativa.
Coneixement legal
El responsable ha d’estar familiaritzat amb la normativa sobre protecció d’informants i gestió de denúncies. Així es garanteix que totes les actuacions s’ajustin a la Llei 2/2023 i a l’RGPD.
Integritat
La conducta íntegra i ètica és un pilar fonamental. Ha d’assegurar la confidencialitat i el tractament adequat de la informació rebuda per mantenir la confiança de la plantilla en el canal.
Independència del càrrec
Si l’encarregat ocupa un lloc directiu, ha d’exercir les seves funcions amb independència de l’òrgan d’administració. Això evita conflictes d’interès i garanteix l’objectivitat en la gestió de cada expedient.
Responsabilitats de gestió del canal de denúncies
La gestió del canal comporta una sèrie de responsabilitats que n’asseguren l’eficàcia i la conformitat amb la llei. Aquestes són les principals:
Aprovació del procediment
El responsable s’ha d’assegurar que el procediment de gestió d’informacions estigui aprovat per l’òrgan d’administració o de govern de l’entitat i que es mantingui actualitzat.
Tramitació diligent
L’encarregat ha de respondre amb diligència en la tramitació de les denúncies i vetllar perquè el sistema intern d’informació compleixi en tot moment els requisits legals.
Identificació de canals
És responsabilitat de l’encarregat identificar els canals interns associats a les denúncies i garantir que la informació sobre com denunciar sigui clara i accessible per a empleats, exempleats, proveïdors i contractistes.
Justificant de recepció
L’encarregat ha d’enviar un justificant de recepció a l’informant en un termini de set dies naturals des de la recepció de la denúncia. És un dels terminis que més s’incompleixen i dels més fàcils d’acreditar en una inspecció.
Termini per donar resposta
Cal fixar un termini màxim de resposta a les actuacions d’investigació, que per regla general no ha de superar els tres mesos (prorrogable a sis en casos especialment complexos).
Comunicació amb l’informant
L’encarregat ha de mantenir comunicació amb l’informant i sol·licitar-li informació addicional quan sigui necessari. Això facilita la investigació i assegura que es recull tota la informació rellevant, sempre preservant la identitat del denunciant.
Confidencialitat i protecció de dades
Tota la informació s’ha de tractar de manera confidencial i conforme a l’RGPD. L’accés a les dades de l’expedient ha d’estar limitat a les persones estrictament necessàries per instruir el cas.
Si encara no tens el canal muntat, comença per saber si la llei t’hi obliga: el test de canal de denúncies t’ho diu en un minut.
Com es tramita una denúncia, pas a pas
Un cop rebuda una comunicació, el recorregut té dues fases i uns terminis que la llei fixa de manera expressa.
Fase d’investigació
La persona informant presenta la comunicació detallant-hi els fets i, si escau, els responsables, i hi adjunta qualsevol evidència que doni suport al seu relat. La denúncia s’ha de poder presentar de manera individual i, si qui informa ho prefereix, de manera anònima: la Llei 2/2023 obliga a garantir aquesta via.
La comunicació s’admet a tràmit si els fets són investigables dins de l’àmbit material de la llei. Si en una primera anàlisi no s’hi aprecien fets denunciables, es declara inadmissible i s’arxiva o es deriva a l’àrea competent.
Els terminis no són orientatius: justificant de recepció en un màxim de 7 dies naturals des de la recepció, i resposta a la persona informant sobre les actuacions en un màxim de 3 mesos des d’aquest justificant, o des que va vèncer el termini de 7 dies si no es va arribar a enviar.
Un cop admesa la denúncia, la instrucció es basa en l’anàlisi objectiva de la documentació, l’obtenció d’evidències i la seva valoració. L’equip instructor obre un expedient que recull totes les dades rellevants. La instrucció és confidencial i respecta l’RGPD i la LOPDGDD, i els membres de l’equip afectats per la denúncia queden exclosos de la investigació per evitar conflictes d’interès.
Fase de resolució
Un cop tancada la instrucció, s’analitzen les evidències i la denúncia es resol en un sentit o en un altre, amb un informe de conclusions que deixa constància de les actuacions dutes a terme. Aquesta traçabilitat és el que permet demostrar davant l’AAI que el sistema va funcionar com calia.
Gestió pròpia o externalitzada
La llei t’obliga a tenir el canal, però no a gestionar-lo tu. Aquesta sí que és decisió teva:
- Gestió interna. Designes un responsable dins de l’empresa. Dona control total, però exigeix formar aquesta persona, garantir-ne la independència i assumir el risc si una denúncia es gestiona malament.
- Gestió externalitzada. Un proveïdor especialitzat aporta el portal xifrat, la política interna revisada i la traçabilitat de l’expedient. És el que trien la majoria de pimes de 50 a 250 empleats, perquè el cost d’equivocar-se en la instrucció és alt.
Convé no confondre això amb el canal extern de l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant, que és una altra cosa: una via pública a la qual qualsevol persona pot acudir directament, hi hagi o no canal a l’empresa. Tenir el teu ben gestionat és precisament el que redueix la probabilitat que algú acudeixi abans a l’AAI.
Gestió del canal de denúncies amb LapsoWork
Aquí és on entra en joc LapsoWork, el programari de recursos humans que integra el canal de denúncies de manera fluida i eficient. Amb el seu mòdul whistleblower, els empleats poden comunicar incidències i denúncies de manera fàcil i segura, tant de forma anònima com identificada, i el responsable disposa d’una interfície intuïtiva per gestionar-les complint el que disposa la llei.
Des de la pestanya de denúncies, el responsable pot gestionar cada comunicació rebuda: canviar-ne l’estat, consultar tota la informació de l’expedient i mantenir una conversa amb el denunciant a través d’un xat privat que queda registrat a l’aplicació, respectant l’anonimat quan així se sol·licita.
El gestor també té un apartat dins de cada denúncia on pot penjar documentació privada a la qual el denunciant no té accés, i filtrar les denúncies per localitzar ràpidament la que necessita. Tot l’expedient queda traçat i disponible per si l’AAI el requereix.
Com que forma part d’una suite completa de recursos humans, tens el canal de denúncies integrat al costat del programari de gestor documental, el control horari i les vacances, sense duplicar eines ni dades. I si sorgeix qualsevol dubte, disposes de suport tècnic perquè un professional t’ajudi quan ho necessitis.
Conclusió
Gestionar bé el canal de denúncies és tan important com tenir-ne: designar formalment un responsable independent, respectar els terminis de 7 dies per al justificant de recepció i 3 mesos per resoldre, i garantir la confidencialitat a cada pas. Complir aquests punts et protegeix davant de sancions i, sobretot, transmet a la teva plantilla que les denúncies es prenen seriosament.
Si vols veure com es gestiona un expedient de principi a fi, contracta el canal de denúncies i comprova-ho amb els teus propis casos.