Como migrar de Excel a un software de RRHH sen perder datos en 2026

Case 7 de cada 10 pemes españolas aínda xestionan o seu cadro de persoal en Excel. É un método legal mentres o rexistro sexa diario e fiable, pero precario: o real decreto de rexistro horario dixital que tramita o Goberno, aínda sen publicar no BOE a 15 de setembro de 2026, prohibirao cando entre en vigor, e a Inspección de Traballo xa cuestiona os rexistros sen rastrexabilidade. Se ese é o teu caso e te preocupa perder información ao migrar, esta guía resolve as dúbidas habituais e explícache como facelo en 72 horas con cero perda de datos.

Por que Excel xa non serve en 2026

Excel cumpría unha función: era a opción «gratis» para non te meter nun proxecto de dixitalización. Pero en 2026 ten tres problemas que se volveron críticos:

1. Non aguanta unha inspección nin o real decreto que vén. O artigo 34.9 do Estatuto dos traballadores esixe un rexistro diario fiable, e o borrador do real decreto de rexistro horario dixital engade identificación do traballador, selaxe de tempo inalterable, rastrexabilidade das correccións e acceso remoto da Inspección. Unha folla de cálculo que calquera edita sen deixar rastro non cumpre o primeiro de forma crible e non cumprirá o segundo.
2. Xera erros invisibles. Un estudo da Universidade de Hawai estima que o 88 % das follas de cálculo ten algún erro non detectado. En nóminas ou vacacións, un erro pequeno tradúcese en euros perdidos ou empregados descontentos.
3. Non escala. Cando pasas de 20 a 50 empregados, Excel vólvese ingobernable: varias versións, fórmulas rotas, bloqueos ao abrir.

Que datos vas migrar

Antes de nada, fai inventario do que tes. Un típico sistema «Excel + cartafoles compartidos» contén:

• Datos básicos do empregado: nome, DNI, enderezo, teléfono, correo electrónico, posto, data de alta, categoría profesional.
• Contratos laborais: PDF asinado + anexos.
• Nóminas: PDF mensuais por empregado.
• Vacacións e ausencias: días gozados, pendentes, tipo (vacación/baixa/permiso).
• Fichaxes: se as levas por Excel, histórico de entradas e saídas.
• Certificados e formacións: prevención de riscos, cursos bonificados, convenios.
• Canle de denuncias (se procede): rexistro de denuncias recibidas e resolucións.

Proceso de migración en 72 horas

Día 0 — Preparación (unhas horas pola túa parte)

1. Descarga os modelos que che envía LapsoWork tras contratar a demostración ou o servizo.
2. Exporta a CSV a túa folla de empregados. En Excel: Gardar como → CSV UTF-8 (delimitado por comas).
3. Organiza os documentos: crea un cartafol por empregado con contratos, nóminas e certificados. Noméaos co mesmo identificador (p. ex.: E001_Maria_Gomez/).
4. Reúne as políticas: convenio aplicable, festivos por centro, tipos de permisos, calendario laboral.

Día 1 — Alta e configuración (o noso equipo)

5. O noso equipo importa o CSV de empregados e valida rexistro a rexistro contigo.
6. Configuramos o teu convenio, festivos, tipos de permisos e roles (administrador, responsable de equipo, empregado).
7. Creamos os accesos á plataforma e dámosche unha sesión de formación de 1 hora por videochamada.

Día 2 — Carga documental

8. Subimos por lotes os contratos e as nóminas históricas. Indexados automaticamente por empregado.
9. Configuramos alertas de caducidade (formacións, recoñecementos médicos, contratos temporais).
10. Activamos o módulo de control horario con selaxe de tempo activa desde a primeira fichaxe.

Día 3 — Activación de empregados

11. Envías o correo de benvida (modelo editable) a todos os empregados explicando o cambio.
12. Descarga masiva da aplicación iOS/Android (código QR no correo).
13. Cada empregado verifica os seus datos e comeza a fichar.

Tras 72 horas, a túa empresa está dixitalizada e en cumprimento legal. Os datos antigos de Excel consérvanse como backup inmutable durante 12 meses por se queres consultalos.

Erros típicos ao migrar (e como evitalos)

1. Non limpar o Excel antes de migrar

Os duplicados, os espazos en branco ou as datas mal formatadas arrástranse. Solución: dedicar 1-2 horas a limpar filas duplicadas, estandarizar nomes (Apelido, Nome) e verificar o formato das datas (DD/MM/YYYY).

2. Migrar todo o histórico sen priorizar

Se levas 10 anos con Excel non fai falta migralo todo. Solución: migra o ano en curso + ano anterior completo. O histórico máis antigo queda arquivado como CSV/ZIP nun drive.

3. Non llelo comunicar aos empregados

Un cambio así sen explicación xera resistencia. Solución: correo claro desde a dirección que explique o porqué (rexistro de xornada fiable hoxe e real decreto de rexistro horario dixital en tramitación), o cando (data exacta do cambio) e unha FAQ de 10 preguntas.

4. Ignorar datos sensibles

Algúns cartafoles de RRHH conteñen baixas médicas con diagnóstico, datos de nóminas e avaliacións. Son datos de categoría especial segundo o RXPD. Solución: cifra eses documentos e restrinxe o acceso ao responsable de RRHH e ao empregado titular.

5. Non conservar o Excel antigo

Unha vez migrado, a tentación é borralo. Solución: gárdao nun drive con política de retención de 6 anos (obriga mercantil) aínda que xa non o uses.

Pódese migrar sen deixar de operar?

Si. O proceso de 72 horas non interrompe a operativa: os empregados seguen traballando con normalidade. Os únicos cambios visibles son:

• O día 2, deixan de fichar en papel/Excel e comezan a fichar por aplicación/web.
• O mes seguinte, reciben a nómina dixital asinada biometricamente en lugar do PDF por correo electrónico.
• Solicitan as vacacións pola aplicación en lugar de por WhatsApp ou correo electrónico.

Risco: durante as primeiras 2 semanas, algúns empregados preguntan dúbidas. Ter un responsable designado para resolver atrancos acelera a adopción.

Preguntas frecuentes

E se teño os datos en Google Sheets en lugar de Excel? O proceso é idéntico. Exportas a folla a CSV desde Ficheiro → Descargar → CSV e envíasnolo.

Que pasa se atopamos erros no histórico durante a migración? Documentámolos xuntos e corrixímolos no novo sistema. Lapsowork deixa rastrexabilidade de cada corrección con data, autor e motivo (o que esixe o borrador do real decreto de rexistro horario dixital e o que a Inspección pide hoxe para dar por fiable un rexistro).

Podo seguir usando Excel para algunhas cousas tras migrar? Podes, pero non ten sentido. Lapsowork exporta a Excel calquera dato se queres levar informes paralelos. Duplicar o traballo é o que queremos evitar.

Canto custa a migración? Con Lapsowork, a migración desde Excel ou desde outro software de RRHH é gratuíta. Está incluída na alta de calquera plan.

Canto tarda se a miña empresa ten máis de 100 empregados? De 3 a 7 días hábiles, segundo o volume documental. O colo de botella non son os datos, senón a revisión manual para asegurar que cada contrato histórico está correctamente asignado.

Conclusión

Migrar de Excel a un software de RRHH non é un proxecto de meses: co equipo axeitado son 3 días hábiles e sen perda de datos. O rexistro diario xa é obrigatorio e o real decreto que prohibirá o papel e o Excel está en tramitación; migrar agora evita ter que facelo con prazo, e é unha oportunidade para gañar 4-7 horas semanais que hoxe perdes en tarefas administrativas.

Se queres facer a migración este mes, podes solicitar a demostración gratuíta de 30 días ou consultar os prezos de LapsoWork (desde 2 €/empregado/mes sen permanencia). Nós poñemos o equipo técnico e o modelo; ti pos os datos.

Se aínda tes dúbidas sobre a nova lei de fichaxe dixital 2026 ou sobre canto che custaría o cambio, temos artigos específicos que responden a todo o anterior.