Com migrar d’Excel a un programari de recursos humans sense perdre dades el 2026

Q: I si tinc dades a Google Sheets en lloc d’Excel?

El procés és idèntic. Exportes el full a CSV des de Fitxer → Baixa → CSV i ens l’envies.

Gairebé 7 de cada 10 pimes espanyoles encara gestionen la plantilla amb Excel. És un mètode legal mentre el registre sigui diari i fiable, però precari: el reial decret de registre horari digital que tramita el Govern espanyol, encara sense publicar al BOE a data de 15 de setembre de 2026, el prohibirà quan entri en vigor, i la Inspecció de Treball ja qüestiona els registres sense traçabilitat. Si és el teu cas i et preocupa perdre informació en migrar, aquesta guia resol els dubtes habituals i t’explica com fer-ho en 72 hores amb zero pèrdua de dades.

Per què Excel ja no serveix el 2026

Excel complia una funció: era l’opció «gratis» per no ficar-te en un projecte de digitalització. Però el 2026 té tres problemes que s’han tornat crítics:

No aguanta una inspecció ni el reial decret que ve. L’article 34.9 de l’Estatut dels treballadors exigeix un registre diari fiable, i l’esborrany del reial decret de registre horari digital hi afegeix identificació del treballador, segellament de temps inalterable, traçabilitat de correccions i accés remot de la Inspecció. Un full de càlcul que qualsevol edita sense deixar rastre no compleix la primera cosa de manera creïble i no complirà la segona.
Genera errors invisibles. Un estudi de la Universitat de Hawaii estima que el 88 % dels fulls de càlcul té algun error no detectat. En nòmines o vacances, un error petit es tradueix en euros perduts o empleats descontents.
No escala. Quan passes de 20 a 50 empleats, Excel es torna ingovernable: diverses versions, fórmules trencades, bloquejos en obrir-lo.

Quines dades migraràs

Abans de res, fes inventari del que tens. Un sistema típic «Excel + carpetes compartides» conté:

Dades bàsiques de l’empleat: nom, DNI, adreça, telèfon, correu electrònic, lloc de treball, data d’alta, categoria professional.
Contractes laborals: PDF signat + annexos.
Nòmines: PDF mensuals per empleat.
Vacances i absències: dies gaudits, pendents, tipus (vacances/baixa/permís).
Fitxatges: si els portes amb Excel, històric d’entrades i sortides.
Certificats i formacions: prevenció de riscos, cursos bonificats, convenis.
Canal de denúncies (si escau): registre de denúncies rebudes i resolucions.

Procés de migració en 72 hores

Dia 0 — Preparació (unes hores per part teva)

Baixa les plantilles que t’envia LapsoWork després de contractar la demo o el servei.
Exporta a CSV el teu full d’empleats. A Excel: Anomena i desa → CSV UTF-8 (delimitat per comes).
Organitza els documents: crea una carpeta per empleat amb contractes, nòmines i certificats. Anomena-les amb el mateix identificador (p. ex.: E001_Maria_Gomez/).
Reuneix les polítiques: conveni aplicable, festius per centre, tipus de permisos, calendari laboral.

Dia 1 — Alta i configuració (el nostre equip)

El nostre equip importa el CSV d’empleats i el valida registre a registre amb tu.
Configurem el teu conveni, festius, tipus de permisos i rols (administrador, responsable d’equip, empleat).
Creem els accessos a la plataforma i et fem una sessió de formació d’1 hora per videotrucada.

Dia 2 — Càrrega documental

Pugem per lots els contractes i les nòmines històriques. Indexats automàticament per empleat.
Configurem alertes de caducitat (formacions, reconeixements mèdics, contractes temporals).
Activem el mòdul de control horari amb segellament de temps actiu des del primer fitxatge.

Dia 3 — Activació d’empleats

Envies el correu de benvinguda (plantilla editable) a tots els empleats per explicar-los el canvi.
Baixada massiva de l’app iOS/Android (codi QR al correu).
Cada empleat verifica les seves dades i comença a fitxar.

Al cap de 72 hores, la teva empresa està digitalitzada i en compliment legal. Les dades antigues d’Excel es conserven com a còpia de seguretat immutable durant 12 mesos per si les vols consultar.

Errors típics en migrar (i com evitar-los)

1. No netejar l’Excel abans de migrar

Els duplicats, els espais en blanc o les dates mal formatades s’arrosseguen. Solució: dedicar 1-2 hores a netejar files duplicades, estandarditzar noms (Cognom, Nom) i verificar el format de les dates (DD/MM/YYYY).

2. Migrar tot l’històric sense prioritzar

Si fa 10 anys que treballes amb Excel no cal migrar-ho tot. Solució: migra l’any en curs + l’any anterior complet. L’històric més antic queda arxivat com a CSV/ZIP en una unitat d’emmagatzematge.

3. No comunicar-ho als empleats

Un canvi així sense explicació genera resistència. Solució: un correu clar des de direcció que expliqui el perquè (registre de jornada fiable avui i reial decret de registre horari digital en tramitació), el quan (data exacta del canvi) i un recull de 10 preguntes freqüents.

4. Ignorar dades sensibles

Algunes carpetes de recursos humans contenen baixes mèdiques amb diagnòstic, dades de nòmines i avaluacions. Són dades de categoria especial segons l’RGPD. Solució: xifra aquests documents i restringeix-ne l’accés al responsable de recursos humans i a l’empleat titular.

5. No conservar l’Excel antic

Un cop migrat, la temptació és esborrar-lo. Solució: desa’l en una unitat d’emmagatzematge amb una política de retenció de 6 anys (obligació mercantil) encara que ja no el facis servir.

Es pot migrar sense deixar d’operar?

Sí. El procés de 72 hores no interromp l’operativa: els empleats continuen treballant amb normalitat. Els únics canvis visibles són:

El dia 2, deixen de fitxar en paper/Excel i comencen a fitxar per app/web.
El mes següent, reben la nòmina digital signada biomètricament en lloc del PDF per correu electrònic.
Sol·liciten vacances per l’app en lloc de fer-ho per WhatsApp o per correu electrònic.

Risc: durant les primeres 2 setmanes, alguns empleats plantegen dubtes. Tenir un responsable designat per resoldre entrebancs accelera l’adopció.

Preguntes freqüents

I si tinc dades a Google Sheets en lloc d’Excel? El procés és idèntic. Exportes el full a CSV des de Fitxer → Baixa → CSV i ens l’envies.

Què passa si trobem errors a l’històric durant la migració? Els documentem junts i els corregim al nou sistema. LapsoWork deixa traçabilitat de cada correcció amb data, autor i motiu (el que exigeix l’esborrany del reial decret de registre horari digital i el que la Inspecció demana avui per donar per fiable un registre).

Puc continuar fent servir Excel per a algunes coses després de migrar? Pots, però no té sentit. LapsoWork exporta a Excel qualsevol dada si vols portar informes paral·lels. Duplicar la feina és el que volem evitar.

Quant costa la migració? Amb LapsoWork, la migració des d’Excel o des d’un altre programari de recursos humans és gratuïta. Està inclosa en l’alta de qualsevol pla.

Quant triga si la meva empresa té més de 100 empleats? De 3 a 7 dies hàbils, segons el volum documental. El coll d’ampolla no són les dades, sinó la revisió manual per assegurar que cada contracte històric està assignat correctament.

Conclusió

Migrar d’Excel a un programari de recursos humans no és un projecte de mesos: amb l’equip adequat són 3 dies hàbils i sense pèrdua de dades. El registre diari ja és obligatori i el reial decret que prohibirà el paper i l’Excel està en tramitació; migrar ara evita haver-ho de fer amb termini, i és una oportunitat per guanyar 4-7 hores setmanals que avui perds en tasques administratives.

Si vols fer la migració aquest mes, pots sol·licitar la demo gratuïta de 30 dies o consultar els preus de LapsoWork (des de 2 €/empleat/mes sense permanència). Nosaltres hi posem l’equip tècnic i la plantilla; tu hi poses les dades.

Si encara tens dubtes sobre la nova llei de fitxatge digital 2026 o sobre quant et costaria el canvi, tenim articles específics que responen tot això.