Fichar con xeolocalización: que permite a LOPDGDD e como facelo sen sanción

Cando a fichaxe se fai desde o móbil, a pregunta chega soa: pode a empresa saber desde onde ficha cada persoa? A resposta legal é que si, con condicións, e que a diferenza entre unha fichaxe con xeolocalización correcta e unha sanción da Axencia Española de Protección de Datos está nos detalles: que se captura, cando, para que, quen o sabe e que se fai con iso. Esta guía explica o que permite o artigo 90 da LOPDGDD, como o interpreta a AEPD, que esixe o teletraballo e como configurar a fichaxe con xeolocalización para que sexa proporcional, transparente e útil.

A base legal: artigo 90 da LOPDGDD e artigo 20.3 do Estatuto

O artigo 20.3 do Estatuto dos traballadores permítelle ao empresario adoptar as medidas de vixilancia e control que considere oportunas para verificar o cumprimento das obrigas laborais, respectando a dignidade do traballador. O artigo 90 da Lei orgánica 3/2018 concreta ese poder para a xeolocalización:

Os empregadores poden tratar os datos obtidos a través de sistemas de xeolocalización para exercer as funcións de control do artigo 20.3, dentro do seu marco legal e cos límites inherentes a este.
Con carácter previo, o empregador debe informar de forma expresa, clara e inequívoca os traballadores e, de ser o caso, os seus representantes, acerca da existencia e características dos dispositivos, e tamén acerca do posible exercicio dos dereitos de acceso, rectificación, limitación e supresión.

É dicir: a lei non esixe o consentimento do traballador, porque a base xurídica é o interese lexítimo do empresario no control laboral, pero si esixe información previa, finalidade de control laboral e límites. Eses límites ponos o RXPD cos seus principios de minimización de datos, limitación da finalidade e proporcionalidade, e a AEPD coas súas resolucións.

Que considera proporcional a AEPD

Das resolucións e guías da Axencia sobre xeolocalización de traballadores despréndense criterios claros:

Finalidade concreta: comprobar o lugar desde o que se ficha ou a presenza no centro ou no posto asignado é unha finalidade lexítima; coñecer os desprazamentos da persoa ao longo do día non o é, salvo en actividades onde o desprazamento é o traballo (flotas, rutas, servizos a domicilio) e coas súas propias garantías.
Só en tempo de traballo: a xeolocalización fóra da xornada, en descansos ou en vacacións é ilícita. Un sistema que rastrexa fóra do horario vulnera a intimidade e a desconexión dixital.
Captura puntual fronte a seguimento continuo: rexistrar a posición no momento da fichaxe é proporcional para verificar a presenza; un seguimento continuo da localización esixe unha xustificación moito maior e é raro que a teña en traballos de oficina.
Minimización: se abonda con saber que a persoa está no centro, non fai falta gardar coordenadas exactas; unha comprobación de que se ficha dentro do perímetro do centro cumpre a finalidade con menos dato.
Dispositivos persoais: se a fichaxe se fai desde o móbil do traballador, a aplicación debe limitarse estritamente á fichaxe, non pode acceder a outros datos do dispositivo e a empresa non pode esixir a xeolocalización activa permanente. A política de uso de dispositivos do artigo 87 da LOPDGDD debe recollelo.
Información e transparencia: cláusula informativa específica, política de fichaxe publicada, información á representación e resposta aos dereitos de acceso e supresión.
Avaliación de impacto: cando a xeolocalización supoña unha observación sistemática dos traballadores, a avaliación de impacto na protección de datos do artigo 35 do RXPD é esixible; nunha fichaxe puntual convén polo menos unha análise de riscos documentada.
Conservación limitada: a localización da fichaxe consérvase o tempo necesario para a finalidade e para o rexistro de xornada, con acceso restrinxido.

Teletraballo: o caso máis delicado

No traballo a distancia o domicilio do traballador é o seu espazo privado, e a Lei 10/2021 prohibe expresamente as medidas de control que vulneren a intimidade. Xeolocalizar a quen teletraballa para comprobar que está na casa é, con carácter xeral, desproporcionado: o rexistro de xornada cúmprese coa fichaxe na aplicación sen localización, e a actividade acredítase polo traballo, non pola posición. Se se usa xeolocalización en teletraballo, debe ser opcional, informada e limitada á fichaxe, e o acordo de traballo a distancia debe recollelo, como explicamos en teletraballo en España: obrigas.

Como configurar unha fichaxe con xeolocalización que cumpra

Definir a finalidade por escrito: verificar o centro ou o lugar de traballo no momento da fichaxe, nada máis.
Elixir o nivel de dato mínimo: comprobación de perímetro por centro en lugar de coordenadas exactas cando sexa suficiente; se se gardan coordenadas, só as do instante da fichaxe.
Só ao fichar e só en xornada: a aplicación non rexistra localización en ningún outro momento e documéntao.
Informar antes de activalo: cláusula informativa a cada traballador, comunicación á representación, actualización da política de fichaxe e da de dispositivos, e rexistro da información dada.
Excluír ou facer opcional o teletraballo, e non esixir a xeolocalización en dispositivos persoais fóra do acto de fichar.
Avaliación de impacto ou análise de riscos documentada, segundo o alcance.
Acceso restrinxido e conservación limitada: quen ve a localización, para que e durante canto tempo.
Alternativa: prever como ficha quen non pode ou non quere activar a localización nun dispositivo persoal (tableta do centro, web, tarxeta), sen prexuízo para a persoa.
Revisión periódica e rexistro de actividades de tratamento actualizado.

Que sanciona a AEPD e a Inspección

Xeolocalizar sen informar de forma expresa e previa, ou facelo fóra da xornada, ou cun seguimento continuo desproporcionado, son infraccións do RXPD que a AEPD sanciona con multas que, no caso das infraccións por falta de base xurídica ou de información, poden ser moi elevadas, ademais da orde de cesar o tratamento.
Non informar a representación dos traballadores vulnera o artigo 90 e o artigo 64 do Estatuto sobre o dereito de información e consulta en materia de control laboral.
Usar a localización con fins distintos do control laboral (por exemplo, disciplinarios polo que a persoa fixo fóra do traballo) converte o tratamento en ilícito e a proba en inadmisible.
E a outra cara: un rexistro de xornada sen fiabilidade tampouco serve. Fichar desde o móbil é legal e suficiente, como explicamos en fichar co móbil: é legal?; a xeolocalización é un engadido para casos concretos, non un requisito.

Cando ten sentido e cando non

Ten sentido en obras, servizos a domicilio, mantemento en campo, limpeza en varios centros, comercio con varias tendas: alí onde a empresa necesita saber en que centro ou en que cliente se prestou o servizo, e a fichaxe no lugar acredita a xornada e permite imputar horas por centro ou por cliente.

Non ten sentido en oficinas cun só centro, onde a fichaxe web ou en tableta xa acredita a presenza, nin en teletraballo, onde a localización é o domicilio. Activar a xeolocalización «por se acaso» é o erro que máis resolucións da AEPD produciu.

Como o fai LapsoWork

No software de control horario de LapsoWork a xeolocalización é unha opción que a empresa activa cando a necesita: captúrase unicamente no momento da fichaxe, nunca hai seguimento continuo, e no módulo de teletraballo é opcional. Cada fichaxe leva selaxe de tempo e rastrexabilidade, e os informes expórtanse en PDF e CSV auditados. A cláusula informativa e a política de fichaxe publícanse no xestor documental con sinatura de recepción de cada persoa. Desde 2 € por empregado e mes.

Preguntas frecuentes

É legal fichar con xeolocalización?

Si, con condicións. O artigo 90 da LOPDGDD permite tratar datos de xeolocalización para o control laboral do artigo 20.3 do Estatuto dos traballadores, sempre que se informe de forma expresa, clara e previa os traballadores e os seus representantes, cunha finalidade concreta, en tempo de traballo e de forma proporcional. Non fai falta o consentimento do traballador, pero si a información previa e os límites do RXPD.

Pode a empresa rastrexar a localización do traballador durante toda a xornada?

Só cando o desprazamento é o traballo (flotas, rutas, servizos) e con garantías propias. Para verificar a presenza abonda con rexistrar a localización no momento da fichaxe; un seguimento continuo en traballos que non o requiren é desproporcionado e a AEPD sanciónao. Fóra da xornada, nunca.

Pode a empresa esixir a xeolocalización no móbil persoal do traballador?

Pode pedir que a aplicación de fichaxe capture a localización no acto de fichar, con información previa e sen acceder a outros datos do dispositivo, pero non esixir a localización activa de forma permanente nin fóra da fichaxe, e debe ofrecerlle unha alternativa a quen non queira usar o seu dispositivo persoal.

Pódese xeolocalizar a quen teletraballa?

Con carácter xeral non é proporcionado: o domicilio é espazo privado, a Lei 10/2021 prohibe controis que vulneren a intimidade e o rexistro de xornada cúmprese coa fichaxe sen localización. Se se usa, debe ser opcional, informada, limitada á fichaxe e recollida no acordo de traballo a distancia.

Hai que facer unha avaliación de impacto para fichar con xeolocalización?

É esixible cando a xeolocalización supoña unha observación sistemática dos traballadores. Para unha fichaxe puntual convén unha análise de riscos documentada, a cláusula informativa, a actualización do rexistro de actividades de tratamento e a limitación de acceso e conservación.

Conclusión

Fichar con xeolocalización é legal cando se informa antes, se captura só no momento de fichar e en tempo de traballo, se limita ao necesario para verificar o lugar de traballo, se exclúe ou se fai opcional en teletraballo e se documenta a análise de riscos. Activala por defecto ou rastrexar fóra de horario é o camiño máis curto cara a unha sanción da AEPD. Se os teus equipos traballan en varios centros ou en ruta e queres unha fichaxe con localización que cumpra, proba LapsoWork 30 días gratis.