Fitxar amb geolocalització: què permet la LOPDGDD i com fer-ho sense sanció

Quan el fitxatge es fa des del mòbil, la pregunta arriba sola: pot saber l’empresa des d’on fitxa cada persona? La resposta legal és que sí, amb condicions, i que la diferència entre un fitxatge amb geolocalització correcte i una sanció de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades rau en els detalls: què es captura, quan, per a què, qui ho sap i què se’n fa. Aquesta guia explica el que permet l’article 90 de la LOPDGDD, com l’interpreta l’AEPD, què exigeix el teletreball i com configurar el fitxatge amb geolocalització perquè sigui proporcional, transparent i útil.

La base legal: article 90 de la LOPDGDD i article 20.3 de l’Estatut

L’article 20.3 de l’Estatut dels treballadors permet a l’empresari adoptar les mesures de vigilància i control que consideri oportunes per verificar el compliment de les obligacions laborals, respectant la dignitat del treballador. L’article 90 de la Llei orgànica 3/2018 concreta aquest poder per a la geolocalització:

Els ocupadors poden tractar les dades obtingudes a través de sistemes de geolocalització per exercir les funcions de control de l’article 20.3, dins del seu marc legal i amb els límits inherents a aquest.
Amb caràcter previ, l’ocupador ha d’informar de manera expressa, clara i inequívoca els treballadors i, si escau, els seus representants sobre l’existència i les característiques dels dispositius, i també sobre el possible exercici dels drets d’accés, rectificació, limitació i supressió.

És a dir: la llei no exigeix el consentiment del treballador, perquè la base jurídica és l’interès legítim de l’empresari en el control laboral, però sí que exigeix informació prèvia, finalitat de control laboral i límits. Aquests límits els posen l’RGPD, amb els seus principis de minimització, limitació de la finalitat i proporcionalitat, i l’AEPD, amb les seves resolucions.

Què considera proporcional l’AEPD

De les resolucions i les guies de l’Agència sobre la geolocalització de treballadors se n’extreuen criteris clars:

Finalitat concreta: comprovar el lloc des d’on es fitxa o la presència al centre o al lloc de treball assignat és una finalitat legítima; conèixer els desplaçaments de la persona al llarg del dia no ho és, llevat de les activitats en què el desplaçament és la feina (flotes, rutes, serveis a domicili) i amb les seves pròpies garanties.
Només en temps de treball: la geolocalització fora de la jornada, en els descansos o durant les vacances és il·lícita. Un sistema que rastreja fora de l’horari vulnera la intimitat i la desconnexió digital.
Captura puntual davant de seguiment continu: registrar la posició en el moment del fitxatge és proporcional per verificar la presència; un seguiment continu de la ubicació exigeix una justificació molt més gran i rarament la té en feines d’oficina.
Minimització: si n’hi ha prou de saber que la persona és al centre, no cal desar coordenades exactes; una comprovació que es fitxa dins del perímetre del centre compleix la finalitat amb menys dades.
Dispositius personals: si el fitxatge es fa des del mòbil del treballador, l’aplicació s’ha de limitar estrictament al fitxatge, no pot accedir a altres dades del dispositiu i l’empresa no pot exigir la geolocalització activa de manera permanent. La política d’ús de dispositius de l’article 87 de la LOPDGDD ho ha de recollir.
Informació i transparència: clàusula informativa específica, política de fitxatge publicada, informació a la representació i resposta als drets d’accés i supressió.
Avaluació d’impacte: quan la geolocalització suposi una observació sistemàtica dels treballadors, l’avaluació d’impacte en la protecció de dades de l’article 35 de l’RGPD és exigible; en un fitxatge puntual convé, com a mínim, una anàlisi de riscos documentada.
Conservació limitada: la ubicació del fitxatge es conserva el temps necessari per a la finalitat i per al registre de jornada, amb accés restringit.

Teletreball: el cas més delicat

En el treball a distància, el domicili del treballador és el seu espai privat, i la Llei 10/2021 prohibeix expressament les mesures de control que vulnerin la intimitat. Geolocalitzar qui teletreballa per comprovar que és a casa és, amb caràcter general, desproporcionat: el registre de jornada es compleix amb el fitxatge a l’aplicació sense ubicació, i l’activitat s’acredita per la feina, no per la posició. Si es fa servir la geolocalització en teletreball, ha de ser opcional, informada i limitada al fitxatge, i l’acord de treball a distància ho ha de recollir, com expliquem a teletreball a Espanya: obligacions.

Com configurar un fitxatge amb geolocalització que compleixi

Definir la finalitat per escrit: verificar el centre o el lloc de treball en el moment del fitxatge, res més.
Triar el nivell mínim de dades: comprovació de perímetre per centre en lloc de coordenades exactes quan n’hi hagi prou; si es desen coordenades, només les de l’instant del fitxatge.
Només en fitxar i només en jornada: l’aplicació no registra la ubicació en cap altre moment i ho documenta.
Informar abans d’activar-lo: clàusula informativa a cada treballador, comunicació a la representació, actualització de la política de fitxatge i de la de dispositius, i registre de la informació donada.
Excloure el teletreball o fer-lo opcional, i no exigir la geolocalització en dispositius personals fora de l’acte de fitxar.
Avaluació d’impacte o anàlisi de riscos documentada, segons l’abast.
Accés restringit i conservació limitada: qui veu la ubicació, per a què i durant quant de temps.
Alternativa: preveure com fitxa qui no pot o no vol activar la ubicació en un dispositiu personal (tauleta del centre, web, targeta), sense perjudici per a la persona.
Revisió periòdica i registre de les activitats de tractament actualitzat.

Què sancionen l’AEPD i la Inspecció

Geolocalitzar sense informar de manera expressa i prèvia, o fer-ho fora de la jornada, o amb un seguiment continu desproporcionat, són infraccions de l’RGPD que l’AEPD sanciona amb multes que, en el cas de les infraccions per manca de base jurídica o d’informació, poden ser molt elevades, a més de l’ordre de cessar el tractament.
No informar la representació dels treballadors vulnera l’article 90 i l’article 64 de l’Estatut sobre el dret d’informació i consulta en matèria de control laboral.
Fer servir la ubicació amb finalitats diferents del control laboral (per exemple, disciplinàries pel que la persona va fer fora de la feina) converteix el tractament en il·lícit i la prova en inadmissible.
I l’altra cara: un registre de jornada sense fiabilitat tampoc no serveix. Fitxar des del mòbil és legal i suficient, com expliquem a fitxar amb el mòbil: és legal?; la geolocalització és un afegit per a casos concrets, no un requisit.

Quan té sentit i quan no

Té sentit en obres, serveis a domicili, manteniment sobre el terreny, neteja en diversos centres, comerç amb diverses botigues: allà on l’empresa necessita saber en quin centre o a quin client s’ha prestat el servei, i el fitxatge al lloc acredita la jornada i permet imputar hores per centre o per client.

No té sentit en oficines amb un sol centre, on el fitxatge per web o amb tauleta ja acredita la presència, ni en teletreball, on la ubicació és el domicili. Activar la geolocalització «per si de cas» és l’error que més resolucions de l’AEPD ha provocat.

Com ho fa LapsoWork

Al programari de control horari de LapsoWork, la geolocalització és una opció que l’empresa activa quan la necessita: es captura únicament en el moment del fitxatge, mai no hi ha seguiment continu i, al mòdul de teletreball, és opcional. Cada fitxatge porta segellament de temps i traçabilitat, i els informes s’exporten en PDF i CSV auditats. La clàusula informativa i la política de fitxatge es publiquen al gestor documental amb signatura de recepció de cada persona. Des de 2 € per empleat i mes.

Preguntes freqüents

És legal fitxar amb geolocalització?

Sí, amb condicions. L’article 90 de la LOPDGDD permet tractar dades de geolocalització per al control laboral de l’article 20.3 de l’Estatut dels treballadors, sempre que l’empresa informi de manera expressa, clara i prèvia els treballadors i els seus representants, amb una finalitat concreta, en temps de treball i de manera proporcional. No cal el consentiment del treballador, però sí la informació prèvia i els límits de l’RGPD.

Pot l’empresa rastrejar la ubicació del treballador durant tota la jornada?

Només quan el desplaçament és la feina (flotes, rutes, serveis) i amb garanties pròpies. Per verificar la presència n’hi ha prou de registrar la ubicació en el moment del fitxatge; un seguiment continu en feines que no ho requereixen és desproporcionat i l’AEPD el sanciona. Fora de la jornada, mai.

Pot l’empresa exigir la geolocalització al mòbil personal del treballador?

Pot demanar que l’aplicació de fitxatge capturi la ubicació en l’acte de fitxar, amb informació prèvia i sense accedir a altres dades del dispositiu, però no exigir la ubicació activa de manera permanent ni fora del fitxatge, i ha d’oferir una alternativa a qui no vulgui fer servir el seu dispositiu personal.

Es pot geolocalitzar qui teletreballa?

Amb caràcter general no és proporcionat: el domicili és un espai privat, la Llei 10/2021 prohibeix els controls que vulnerin la intimitat i el registre de jornada es compleix amb el fitxatge sense ubicació. Si es fa servir, ha de ser opcional, informada, limitada al fitxatge i recollida en l’acord de treball a distància.

Cal fer una avaluació d’impacte per fitxar amb geolocalització?

És exigible quan la geolocalització suposi una observació sistemàtica dels treballadors. Per a un fitxatge puntual convenen una anàlisi de riscos documentada, la clàusula informativa, l’actualització del registre de les activitats de tractament i la limitació de l’accés i de la conservació.

Conclusió

Fitxar amb geolocalització és legal quan s’informa abans, es captura només en el moment de fitxar i en temps de treball, es limita al que és necessari per verificar el lloc de treball, s’exclou o es fa opcional en teletreball i es documenta l’anàlisi de riscos. Activar-la per defecte o rastrejar fora de l’horari és la via més curta cap a una sanció de l’AEPD. Si els teus equips treballen en diversos centres o en ruta i vols un fitxatge amb ubicació que compleixi, prova LapsoWork 30 dies gratis.