Recrutamento para pemes: como organizar o proceso de selección sen un ATS caro

Nunha peme, contratar mal sae caro dúas veces: no tempo que se perde durante a selección e nos meses que tarda en notarse que a persoa non encaixa. A resposta habitual do mercado é un ATS, un sistema de seguimento de candidatos con prezos pensados para departamentos de selección que contratan cada semana. Pero o recrutamento en pemes ten outro ritmo: dúas, cinco, dez incorporacións ao ano. Para iso non fai falta pagar unha ferramenta de recrutamento cara; fai falta un proceso claro, criterios escritos e un sitio onde gardar o que se decide. Esta guía explica como organizar ese proceso paso a paso, con que ferramentas gratuítas ou que xa tes, que esixe a lei cos currículos e como enlazalo coa incorporación.

Antes de publicar: define o posto e os criterios

A maioría das seleccións fallidas decídense aquí. Antes de escribir a oferta, deixa por escrito:

Que fará a persoa os primeiros seis meses, en cinco ou seis responsabilidades concretas, non unha lista de desexos.
Tres ou catro criterios imprescindibles e dous ou tres desexables. Se todo é imprescindible, non filtrarás nada.
Condicións: tipo de contrato, xornada, horario, presencial ou híbrido, banda salarial e convenio. Dicilas na oferta aforra a metade das candidaturas que non encaixan.
Quen decide e con que prazo. Nunha peme adoita ser o responsable da área coa xerencia; que quede claro antes da primeira entrevista.

Con isto tes a ficha do posto, que che servirá para a oferta, para o guión da entrevista e para avaliar a todos coa mesma regra.

Publica onde te ven, sen pagar de máis

Portais gratuítos ou de baixo custo e o servizo público de emprego, que ademais permite publicar ofertas sen custo.
A túa propia rede: empregados, clientes, provedores e antigos candidatos. Unha recomendación interna cun pequeno incentivo adoita dar mellores resultados ca un anuncio.
A web da empresa, cunha páxina de «traballa connosco» que explique como é traballar alí, aínda que non haxa vacantes abertas.
Redes profesionais, cunha publicación do responsable da área, non só do perfil corporativo.

Escribe a oferta coa linguaxe do posto, non con adxectivos. E evita calquera requisito que poida ser discriminatorio: a Lei 15/2022 integral para a igualdade de trato prohibe a discriminación no acceso ao emprego por idade, sexo, orixe, discapacidade, orientación sexual e outras causas, e as ofertas son o primeiro sitio onde a Inspección e os tribunais o miran.

Filtra cunha folla de criterios, non coa intuición

Sen ATS, a ferramenta é unha folla de cálculo cunha fila por candidato e unha columna por criterio imprescindible e desexable, puntuados de 0 a 2. É aburrido e funciona: en vinte minutos ordénanse cincuenta candidaturas, e calquera persoa do equipo chega á mesma lista curta. Engade unha columna de «data de resposta» e responde a todos, tamén aos descartados; nunha peme a reputación como empregador constrúese candidatura a candidatura.

Entrevista con guión e puntúa no momento

Un guión común con seis ou oito preguntas ligadas aos criterios, as mesmas para todos os candidatos. Preguntas sobre situacións reais («cóntame a última vez que…») en lugar de hipotéticas.
Dous entrevistadores cando sexa posible, puntuando por separado antes de comentar.
Unha proba práctica curta relacionada co posto, pagada se supera un par de horas.
Referencias con permiso do candidato, preguntando por feitos, non por opinións.

Anota a puntuación de cada criterio ao rematar a entrevista, non ao final do proceso. A memoria favorece o último candidato e o máis simpático.

Decide, comunica e ordena a incorporación

A decisión tómase sobre a folla de criterios, coa ficha do posto diante. Comunícalla ao elixido coas condicións por escrito e aos finalistas cunha chamada. E aquí é onde moitas pemes perden o gañado: a persoa acepta e o primeiro día non ten contrato asinado, nin usuario, nin sabe como fichar.

A incorporación é a parte do proceso que si convén dixitalizar desde o principio:

Alta e contrato antes do primeiro día: alta previa na Seguridade Social, contrato asinado electronicamente e comunicado en prazo. Detallámolo na guía sobre contratos laborais dixitais.
Documentación de acollemento asinada no mesmo acto: protección de datos, acordo de teletraballo se procede, entrega de equipos, política de desconexión.
Acceso á aplicación o primeiro día para fichar, ver o calendario e solicitar vacacións.
Plan dos primeiros trinta días cun responsable de acollemento e unha conversa de seguimento fixada.

O que esixe o RXPD cos currículos

O recrutamento trata datos persoais desde a primeira candidatura, e as pemes adoitan esquecelo:

Informa os candidatos, na oferta ou no primeiro contacto, de quen trata os seus datos, para que, durante canto tempo e como exercer os seus dereitos.
Non pidas máis do necesario: nin fotografía, nin estado civil, nin datos de saúde salvo que o posto o xustifique.
Limita o acceso ás candidaturas a quen participa na selección, e non as reenvíes por correo a medio equipo.
Fixa un prazo de conservación para os currículos dos non seleccionados e bórraos ao cumprirse, salvo que o candidato acepte que os gardes para futuras vacantes.
Referencias e redes sociais: só con coñecemento do candidato e limitado ao relevante para o posto.

Un cartafol compartido con currículos acumulados durante anos é un incumprimento típico e fácil de evitar.

Cando si compensa un ATS

Se contratas máis dunha ou dúas persoas ao mes, xestionas varios procesos á vez con varios entrevistadores, ou necesitas informes de orixe de candidatos e tempos de contratación, un ATS aforra tempo e merece o seu prezo. Por debaixo dese volume, o proceso descrito aquí, cunha folla de criterios e un bo sistema de incorporación, cobre o que unha peme necesita. E cando o volume medre, o módulo de recrutamento do plan Avanzado de LapsoWork permite levar as candidaturas dentro da mesma plataforma que despois xestiona o empregado, sen migrar nada.

Temos unha guía complementaria sobre ferramentas de recrutamento e outra sobre como diminuír a rotación de persoal, que é a outra cara de contratar ben.

Preguntas frecuentes

Necesita unha peme un ATS para seleccionar persoal?

Non se contrata unhas poucas persoas ao ano. Un proceso escrito, unha ficha do posto con criterios, unha folla de cálculo para puntuar candidaturas e un guión de entrevista cobren a selección. O ATS compensa cando hai varios procesos simultáneos, moitos entrevistadores ou máis dunha ou dúas contratacións ao mes.

Canto tempo podo gardar os currículos dos candidatos descartados?

O que informases e sexa necesario para a finalidade. O habitual é fixar un prazo razoable tras pechar o proceso e borralos despois, salvo que o candidato aceptase que os conserves para futuras vacantes. Gardalos indefinidamente sen informar incumpre o RXPD.

Que non podo pedir nunha oferta de emprego?

Requisitos que discriminen por idade, sexo, orixe, discapacidade, orientación ou identidade sexual, relixión ou outras causas protexidas pola Lei 15/2022 e o Estatuto dos traballadores, nin datos innecesarios como fotografía, estado civil ou saúde. Describe o posto e os seus criterios, non o perfil de persoa que imaxinas.

Como avalío os candidatos de forma obxectiva?

Cos mesmos criterios para todos, definidos antes de publicar a oferta, un guión de entrevista común, puntuación no momento por cada entrevistador e, cando sexa posible, unha proba práctica curta relacionada co posto. A decisión tómase sobre as puntuacións, non sobre a impresión xeral.

Que debe estar listo o primeiro día da nova incorporación?

A alta na Seguridade Social feita con antelación, o contrato asinado e comunicado, a documentación de acollemento asinada, o acceso á aplicación para fichar e consultar o calendario, e un responsable de acollemento cun plan para os primeiros trinta días.

Conclusión

Organizar o recrutamento nunha peme sen un ATS caro consiste en decidir antes de publicar, filtrar e entrevistar cos mesmos criterios para todos, tratar os currículos conforme ao RXPD e non deixar caer o proceso na incorporación. Esa última parte, contrato asinado, documentos e acceso desde o primeiro día, é a que máis se nota e a que máis fácil resulta dixitalizar. Se queres ver como queda a incorporación con LapsoWork, proba 30 días gratis.