Reclutament per a pimes: com organitzar el procés de selecció sense un ATS car

En una pime, contractar malament surt car dues vegades: pel temps que es perd durant la selecció i pels mesos que es triga a notar que la persona no hi encaixa. La resposta habitual del mercat és un ATS, un sistema de seguiment de candidats amb preus pensats per a departaments de selecció que contracten cada setmana. Però el reclutament en pimes té un altre ritme: dues, cinc, deu incorporacions l’any. Per a això no cal pagar una eina de reclutament cara; cal un procés clar, criteris escrits i un lloc on desar el que es decideix. Aquesta guia explica com organitzar aquest procés pas a pas, amb quines eines gratuïtes o que ja tens, què exigeix la llei amb els currículums i com enllaçar-lo amb la incorporació.

Abans de publicar: defineix el lloc de treball i els criteris

La majoria de les seleccions fallides es decideixen aquí. Abans d’escriure l’oferta, deixa per escrit:

Què farà la persona els primers sis mesos, en cinc o sis responsabilitats concretes, no una llista de desitjos.
Tres o quatre criteris imprescindibles i dos o tres de desitjables. Si tot és imprescindible, no filtraràs res.
Condicions: tipus de contracte, jornada, horari, presencial o híbrid, banda salarial i conveni. Dir-les a l’oferta estalvia la meitat de les candidatures que no hi encaixen.
Qui decideix i amb quin termini. En una pime sol ser el responsable de l’àrea amb la gerència; que quedi clar abans de la primera entrevista.

Amb això tens la fitxa del lloc de treball, que et servirà per a l’oferta, per al guió de l’entrevista i per avaluar tothom amb la mateixa regla.

Publica on et veuen, sense pagar de més

Portals gratuïts o de baix cost i el servei públic d’ocupació, que a més permet publicar ofertes sense cost.
La teva pròpia xarxa: empleats, clients, proveïdors i antics candidats. Una recomanació interna amb un petit incentiu sol donar més bons resultats que un anunci.
El web de l’empresa, amb una pàgina de «treballa amb nosaltres» que expliqui com és treballar-hi, encara que no hi hagi vacants obertes.
Xarxes professionals, amb una publicació del responsable de l’àrea, no només del perfil corporatiu.

Escriu l’oferta amb el llenguatge del lloc de treball, no amb adjectius. I evita qualsevol requisit que pugui ser discriminatori: la Llei 15/2022 integral per a la igualtat de tracte prohibeix la discriminació en l’accés a l’ocupació per edat, sexe, origen, discapacitat, orientació sexual i altres causes, i les ofertes són el primer lloc on ho miren la Inspecció i els tribunals.

Filtra amb un full de criteris, no amb la intuïció

Sense ATS, l’eina és un full de càlcul amb una fila per candidat i una columna per criteri imprescindible i desitjable, puntuats de 0 a 2. És avorrit i funciona: en vint minuts s’ordenen cinquanta candidatures, i qualsevol persona de l’equip arriba a la mateixa llista curta. Afegeix-hi una columna de «data de resposta» i respon a tothom, també als descartats; en una pime la reputació com a ocupador es construeix candidatura a candidatura.

Entrevista amb guió i puntua al moment

Un guió comú amb sis o vuit preguntes lligades als criteris, les mateixes per a tots els candidats. Preguntes sobre situacions reals («explica’m l’última vegada que…») en lloc d’hipotètiques.
Dos entrevistadors quan sigui possible, que puntuïn per separat abans de comentar-ho.
Una prova pràctica curta relacionada amb el lloc de treball, pagada si supera un parell d’hores.
Referències amb permís del candidat, preguntant per fets, no per opinions.

Anota la puntuació de cada criteri en acabar l’entrevista, no al final del procés. La memòria afavoreix l’últim candidat i el més simpàtic.

Decideix, comunica i ordena la incorporació

La decisió es pren sobre el full de criteris, amb la fitxa del lloc de treball al davant. Comunica-la a l’escollit amb les condicions per escrit i als finalistes amb una trucada. I aquí és on moltes pimes perden el que havien guanyat: la persona accepta i el primer dia no té contracte signat, ni usuari, ni sap com fitxar.

La incorporació és la part del procés que sí que convé digitalitzar des del principi:

Alta i contracte abans del primer dia: alta prèvia a la Seguretat Social, contracte signat electrònicament i comunicat dins del termini. Ho detallem a la guia sobre contractes laborals digitals.
Documentació d’acollida signada en el mateix acte: protecció de dades, acord de teletreball si escau, lliurament d’equips, política de desconnexió.
Accés a l’app el primer dia per fitxar, consultar el calendari i sol·licitar vacances.
Pla dels primers trenta dies amb un responsable d’acollida i una conversa de seguiment fixada.

El que exigeix l’RGPD amb els currículums

El reclutament tracta dades personals des de la primera candidatura, i les pimes ho solen oblidar:

Informa els candidats, a l’oferta o en el primer contacte, de qui tracta les seves dades, per a què, durant quant de temps i com poden exercir els seus drets.
No demanis més del que cal: ni fotografia, ni estat civil, ni dades de salut, tret que el lloc de treball ho justifiqui.
Limita l’accés a les candidatures als qui participen en la selecció, i no les reenviïs per correu a mig equip.
Fixa un termini de conservació per als currículums dels no seleccionats i esborra’ls quan es compleixi, tret que el candidat accepti que els desis per a futures vacants.
Referències i xarxes socials: només amb coneixement del candidat i limitat al que és rellevant per al lloc de treball.

Una carpeta compartida amb currículums acumulats durant anys és un incompliment típic i fàcil d’evitar.

Quan sí que compensa un ATS

Si contractes més d’una o dues persones al mes, gestiones diversos processos alhora amb diversos entrevistadors, o necessites informes d’origen de candidats i temps de contractació, un ATS estalvia temps i val el que costa. Per sota d’aquest volum, el procés descrit aquí, amb un full de criteris i un bon sistema d’incorporació, cobreix el que necessita una pime. I quan el volum creixi, el mòdul de reclutament del pla Avançat de LapsoWork permet portar les candidatures dins de la mateixa plataforma que després gestiona l’empleat, sense migrar res.

Tenim una guia complementària sobre eines de reclutament i una altra sobre com disminuir la rotació de personal, que és l’altra cara de contractar bé.

Preguntes freqüents

Necessita una pime un ATS per seleccionar personal?

No si contracta unes poques persones l’any. Un procés escrit, una fitxa del lloc de treball amb criteris, un full de càlcul per puntuar candidatures i un guió d’entrevista cobreixen la selecció. L’ATS compensa quan hi ha diversos processos simultanis, molts entrevistadors o més d’una o dues contractacions al mes.

Quant de temps puc desar els currículums dels candidats descartats?

El que hagis informat i sigui necessari per a la finalitat. El més habitual és fixar un termini raonable després de tancar el procés i esborrar-los després, tret que el candidat hagi acceptat que els conservis per a futures vacants. Desar-los indefinidament sense informar-ne incompleix l’RGPD.

Què no puc demanar en una oferta de feina?

Requisits que discriminin per edat, sexe, origen, discapacitat, orientació o identitat sexual, religió o altres causes protegides per la Llei 15/2022 i l’Estatut dels treballadors, ni dades innecessàries com ara fotografia, estat civil o salut. Descriu el lloc de treball i els seus criteris, no el perfil de persona que imagines.

Com avaluo els candidats de manera objectiva?

Amb els mateixos criteris per a tothom, definits abans de publicar l’oferta, un guió d’entrevista comú, puntuació al moment per cada entrevistador i, quan sigui possible, una prova pràctica curta relacionada amb el lloc de treball. La decisió es pren sobre les puntuacions, no sobre la impressió general.

Què ha d’estar a punt el primer dia de la nova incorporació?

L’alta a la Seguretat Social feta amb antelació, el contracte signat i comunicat, la documentació d’acollida signada, l’accés a l’app per fitxar i consultar el calendari, i un responsable d’acollida amb un pla per als primers trenta dies.

Conclusió

Organitzar el reclutament en una pime sense un ATS car consisteix a decidir abans de publicar, filtrar i entrevistar amb els mateixos criteris per a tothom, tractar els currículums d’acord amb l’RGPD i no deixar caure el procés en la incorporació. Aquesta última part, contracte signat, documents i accés des del primer dia, és la que més es nota i la que resulta més fàcil de digitalitzar. Si vols veure com queda la incorporació amb LapsoWork, prova’l 30 dies gratis.