Se dirixes unha peme e aínda non tes claro se os teus traballadores están obrigados a fichar, este artigo é para ti. O rexistro de xornada deixou de ser algo opcional hai anos, pero moitas empresas seguen anotándoo nunha folla de Excel ou directamente non o fan. En 2026, coa Inspección de Traballo poñendo o foco no control horario e cunha reforma normativa en marcha, convén telo todo en regra. Explicámoscho aquí sen tecnicismos.
É obrigatorio fichar no traballo?
Si. Fichar é obrigatorio para todas as empresas desde o Real decreto lei 8/2019, que modificou o artigo 34 do Estatuto dos traballadores para incluír a obriga de levar un rexistro diario da xornada de cada persoa traballadora.
A finalidade da lei é dobre: por unha banda, combater a precariedade e as horas extra non pagadas; pola outra, dar seguridade tanto á empresa como ao traballador, deixando por escrito cando comeza e cando remata cada xornada. Ese rexistro debe conservarse durante catro anos e estar dispoñible para os traballadores, os seus representantes e a Inspección de Traballo.
Convén engadir un matiz importante para 2026: hai unha reforma en tramitación que obrigará a que o rexistro sexa dixital, accesible en remoto pola Inspección e interoperable. Aínda que o detalle final pode variar, a dirección é clara: o papel e as follas de cálculo teñen os días contados.
Quen ten a obriga de fichar segundo a lei?
A regra xeral é sinxela: todas as empresas, sexa cal sexa o seu tamaño ou sector, deben rexistrar a xornada diaria dos seus traballadores. Non importa se tes un cadro de persoal de 3 persoas ou de 300.
A obriga alcanza a:
- Calquera categoría profesional, do operario ao mando intermedio.
- Traballadores a xornada completa e a tempo parcial (nestes últimos, ademais, o rexistro é especialmente relevante).
- Persoal que traballa en remoto ou en teletraballo, que tamén debe rexistrar as súas horas.
- Traballadores desprazados ou que se moven fóra do centro (comerciais, técnicos de campo etc.).
É dicir: se tes persoas contratadas por conta allea, tes a obriga de que fichen. Sen excepcións por tamaño de empresa.
Hai excepcións á obriga de fichar?
Si, existen algúns supostos que quedan fóra da obriga de rexistro de xornada, case sempre porque teñen unha relación laboral especial ou non se rexen polo réxime xeral do Estatuto dos traballadores:
- Persoal de alta dirección, que ten unha relación laboral especial (artigo 2 do Estatuto dos traballadores) e organiza o seu tempo con autonomía.
- Traballadores autónomos, que ao non seren asalariados quedan fóra do ámbito do Estatuto.
- Determinadas relacións laborais especiais: artistas en espectáculos públicos, deportistas profesionais, persoal ao servizo do fogar familiar ou penados en institucións penitenciarias, entre outras.
- Traballadores cun réxime de plena dispoñibilidade e libre xestión do seu tempo pactado expresamente, algo moi pouco frecuente e que debe estar ben documentado.
Un aviso práctico: estas excepcións son estritas e non serven como atallo. Etiquetar un empregado como «alta dirección» só para librarte de que fiche é un erro que a Inspección detecta axiña. Ante a dúbida, o prudente é rexistrar a xornada.
Que pasa se non se ficha no traballo?
Incumprir a obriga de rexistro de xornada ten consecuencias, e non son menores. A Inspección de Traballo considera esta infracción como grave, e as sancións económicas endurecéronse coa actualización da Lei sobre infraccións e sancións na orde social (LISOS).
Coas contías vixentes en 2026, unha infracción grave por non levar o rexistro de xornada pode supoñer unha multa que vai desde uns 751 € ata máis de 7.500 €, segundo o grao e as circunstancias. E ollo: a sanción aplícase por cada centro de traballo afectado, co que en empresas con varias sedes a cifra multiplícase rapidamente.
A isto súmase un risco indirecto: sen un rexistro fiable, se un traballador reclama horas extra, a empresa parte en desvantaxe para demostrar a xornada realmente realizada.
Polo lado do traballador, negarse a fichar cando a empresa ten un sistema dispoñible tamén pode carrexar sancións disciplinarias segundo o convenio, desde unha amoestación ata a suspensión de emprego e soldo.
Como se debe fichar no traballo?
A lei obriga a rexistrar a xornada, pero non impón un método concreto. A empresa é libre de elixir o sistema, sempre que sexa fiable e reflicta o horario real de entrada e saída. As opcións máis habituais son:
- Rexistro manual en papel ou con sinatura: legal, pero pouco práctico e fácil de manipular.
- Terminais físicos con tarxeta ou impresión dixital na entrada do centro.
- Software de control horario, que permite fichar desde o ordenador ou o móbil e centraliza todos os datos.
Sexa cal sexa a opción, o sistema debe recoller a xornada real, incluídas as pausas e os descansos, e estar á disposición da Inspección. Con horarios flexibles ou teletraballo, un software de control horario é, na práctica, a única forma sinxela de telo todo cadrado.
Requisitos do sistema de control horario
Antes de elixir unha ferramenta, comproba que cumpre estes puntos:
- Fiable e obxectivo: debe rexistrar o horario real, sen permitir modificacións opacas.
- Accesible e intuitivo: se é complicado, a xente non o usa ben e o rexistro perde valor.
- Conservación durante catro anos e consulta dispoñible para traballadores, representantes e Inspección.
- Flexible: capaz de xestionar pausas, quendas, descansos e imprevistos sen se converter nunha lea.
- Integrado: idealmente conectado coa xestión de vacacións e ausencias e con nóminas, para non duplicar traballo.
En LapsoWork deseñamos a fichaxe para que cumpra todos estes requisitos de serie: os empregados fichan desde a aplicación móbil ou o navegador, o rexistro gárdase automaticamente e ti tes os informes listos para calquera inspección. Así deixas de perseguir follas de cálculo e céntraste no teu negocio.
En resumo
Fichar é obrigatorio para practicamente todas as empresas desde 2019, e en 2026 a esixencia vai a máis coa dixitalización do rexistro. As excepcións son poucas e estritas, as sancións por non cumprir son cada vez máis altas e o mellor seguro é ter un sistema de control horario fiable e sinxelo. Se aínda o levas en papel ou en Excel, este é un bo momento para dar o salto.